Создание макета отчета с помощью Мастера отчетов

Для создания макета отчета необходимо выбрать пункт «Мастер отчетов» в панели «Отчеты» вкладки «Создать». Затем указать имя исходной таблицы, которая содержит необходимую для конструируемого отчета информацию. В качестве основы для отчета может быть не только таблица базы данных, но и запрос. После чего выбрать требуемый тип отчета (в один столбец, с группировкой данных, итоговый отчет, почтовые наклейки и т.д.).

Отчет в один столбец

В отчете этого вида каждое отображаемое поле записи расположено в отдельной строке. Слева в каждой строке находится подпись к полю. Записи данных расположены на странице строго друг под другом. Количество записей данных, помещающихся на одну страницу, определяется размером страницы.

Задайте поля, которые должны быть включены в отчет.

Примечание: поля будут расположены в той последовательности, в котором они перенесены в правый список.

Сортировка записей в отчете может быть вложенной, т.е. возможная сортировка по нескольким полям.

Затем определяется стиль оформления отчета: ориентация страниц, межстрочный интервал.

Примечание: Расстояние между строк может быть кратно 0,2. А выбирая ориентацию страницы, необходимо учитывать возможности принтера печатать листы альбомной ориентации.

Затем укажите заголовок отчета и параметры для печати:

печать каждую запись с новой страницы (да или нет);

печатать заголовок на каждой странице (да или нет).

Отчет с группировкой данных и вычислением итогов

В этом отчете поля записи данных располагаются в строчку, в табличной форме. Access производит группировку записей и вычисляет промежуточные итоги по группам и общий итог для всех групп. Для формирования отчета выберите таблицу базы или запрос. Затем необходимо отобрать поля, которые должны быть включены в отчет, при этом следует помнить, что отобранные поля включаются в отчет в порядке их перечисления. После этого требуется указать поля, по которым происходить группировка данных. По группируемым полям автоматически будет выполнена сортировка. Порядок выбора полей для группировки определяет иерархию группировки: первоначально группировка по первому, затем – по второму, и так далее. Максимальное число полей для группировки – четыре.