этап. Порядок вынесения резолюции

1. Запустить систему Пуск/Все программы/Дело-Старт 8.0.1/ Документы (DELO).

2. Щелкнуть мышью на кнопке Поиск окна Дело. Система сформирует главное окно Поиск и рабочее окно Запрос по РК.

3. Так как бумажный оригинал Заявки с оформленной резолюцией и проставленным в штамп регистрационным номером должен находиться на руках у делопроизводителя – пользователя системы, то поиск РК документа легче осуществить в режиме поиска по номеру документа.

4. Однако, у нас нет на руках бумажного оригинала, поэтому легче осуществить поиск в режиме Запрос по РК.

5. Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Очистить запрос (если ранее вами был установлен какой-либо параметр поиска, он будет обнулен).

6. Ввести с клавиатуры в поле Дата рег. с: и по: значение даты регистрации документа.

7. В поле Корреспонд. указать БУПК из справочника Организации – Клиенты.

8. Нажать кнопку на панели инструментов или в меню Управление/Начать поиск. В результате поиска документ должен быть найден (откроется окно папки Найденные документы (1), в которой будет находиться одна запись, соответствующая запросу).

9. Выделить строку с номером Заявки и нажмите кнопку на панели инструментов или в меню Управление/Просмотреть РК. Откроется окно просмотра РК ранее зарегистрированной Заявки.

10. Выбрать в меню Резолюции команду Ввести резолюцию или в группе Резолюция (0 из 0) нажать кнопку . Откроется окно задания реквизитов резолюции (рис. 4).

Рис. 4. Окно формирования резолюции

11. В поле Автор по умолчанию уже записана фамилия одного из возможных авторов резолюции - кандидата на вынесение резолюции по данному документу. Если автором резолюции должно быть другое должностное лицо, то, нажав на кнопку выбора из списка для поля Автор, можно перейти к полному списку авторов резолюций и выбрать фамилию оттуда (щелкнуть мышью на требуемой фамилии). Выбрать фамилию начальника отдела компьютерных технологий, то есть вашу фамилию.

12. Поле от: по умолчанию содержит текущую дату. Оставить это поле без изменений.

13. Для заполнения в группе Дата исполнения поля Плановая воспользуемся календарем. Дважды щелкните мышью на поле Плановая. Откроется окно календаря на текущий месяц. Дважды щелкните мышью на требуемом числе: на 14 дней позже текущей даты.

Внимание: Если поле Плановая заполнено, то это означает, что данная резолюция - контрольная и документ поставлен на контроль. Таким образом поступившая Заявка ставится на контроль исполнения.

14. Щелкните мышью на поле Резолюция, следующее сразу после поля Автор и введите с клавиатуры текст резолюции: Разобраться и подготовить решение.

15. Сформируем список исполнителей документа. Этот список создается с помощью кнопок панели инструментов группы Исполнители.

16. В настоящий момент доступны две кнопки панели (пиктограммы остальных окрашены в серый цвет). Укажите курсором на левую доступную кнопку, - под стрелкой курсора появится надпись с именем кнопки – Добавить исполнителя - F2. Щелкните мышью на кнопке Добавить исполнителя. Система сформирует окно Выбор из справочника Подразделения (Должностные лица).

17. Дважды щелкните мышью на вершине Отдел компьютерных технологий №группы исходного списка. Список вершин преобразуется в список листьев, детализирующих данную вершину (фамилии должностных лиц - сотрудников отдела).

18. Нажмите клавишу CTRL и, не отпуская ее, последовательно щелкните мышью на строке исходного списка фамилия - Начальник отдела и на строке исходного списка фамилия - Зам. начальника отдела. Обе строки станут выделенными. Не отпуская кнопку CTRL перетащите с помощью мыши выделенные строки из верхнего раздела в нижний (нажмите левую кнопку мыши и переместите курсор в нижний раздел окна).

19. Нажмите на кнопку возврата в список вершин . Исходный список преобразуется в список вершин.

20. Дважды щелкните мышью на вершине Производственный отдел, а затем, выделив строку исходного списка фамилия - Начальник отдела, также выберите в список.

21. Нажмите кнопку Выбрать. Произойдет возврат к окну Резолюция. При этом в группе Исполнители будет сформирован требуемый список исполнителей документа. Перечень исполнителей резолюции будет выстроен в порядке их выбора из справочника. Первый исполнитель будет отмечен как ответственный. Если такой порядок исполнителей не устраивает, можно воспользоваться кнопками и или сменить ответственного исполнителя резолюции (кнопка ).

22. Щелкнуть мышью на кнопке Записать окна Резолюция. Резолюция запишется в карточку и произойдет возврат к окну РК, в нижнем разделе которой отобразятся реквизиты введенной резолюции.

ВНИМАНИЕ. Предположим, в должностные обязанности пользователя системы входит размножение бумажного документа и передача его оригинала ответственному исполнителю, а копий – исполнителям документа согласно резолюции, вынесенной ее начальником. Движение бумажного документа может быть зарегистрировано в журнале передачи документа, который рекомендуется оформлять в момент ввода резолюции.

На этом заготовка для внесения изменений в регистрационную карточку, связанных с вводом резолюции, сформирована.

23. Для перехода к режиму печати регистрационной карты выберите команду Файл/Печать РК. В результате будет сформирован отдельный лист документа, готовый к печати.

24. Щелкнуть мышью на пункт меню Выход главного окна Поиск. Произойдет возврат к окну отобранных в поиске документов.

Контрольные вопросы:

1.Как изменить элемент справочника в системе «ДЕЛО-СТАРТ»?

2.Как выбрать группу документов при регистрации в системе «ДЕЛО-СТАРТ»?

3.Как происходит регистрация связанного документа в системе «ДЕЛО-СТАРТ»?

4.Как формируется регистрационный номер документа в системе «ДЕЛО-СТАРТ»?

5.Дать определение «резолюция» и «реквизит».

6.По каким документам производится поиск в системе «ДЕЛО-СТАРТ»?