Основы работы с отчетами

Отчеты предназначены для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить следующие действия:

1. Открыть окно базы данных

2. Выбрать вкладку Таблицы.

3. Выделить таблицу, для которой нужно создать отчет.

4. Выполнить команду Вставка→Автоотчет или нажать кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберите Автоотчет.

На экране появится отчет, в который включены все поля таблицы, расположенные вертикально.

Для создания отчетов в MS Access предлагает также другие средства. Для их использования необходимо в окне БД перейти на вкладку Отчеты и нажать на кнопку Создать (). В открывшемся окне выбрать один из вариантов создания отчетов:

1. Конструктор

2. Мастер отчетов

3. Автоотчет: в столбец

4. Автоотчет: ленточный

5. Мастер диаграмм

6. Почтовые наклейки.

Наиболее просты в создании автоотчеты. В ленточном автоотчете названия полей расположены сверху, как и в таблице. На каждой странице размещается несколько записей рис.1.

Рис. 1. Фрагмент ленточного автоотчета Сотрудники.

Для создания ленточного автоотчета необходимо нажать на кнопке Создать в открывшемся окне выбрать Автоотчет: ленточный и в этом же окне выбрать из списка таблицу или запрос по которому будет создаваться отчет.

Автоотчет в столбец создается аналогично ленточному автоотчету. В нем поля таблица расположены вертикально.

Создание отчета с помощью мастера совдится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

Создание отчета в режиме конструктора аналогично созданию форм в этом режиме. Окно отчета в режиме конструктора идентично окну формы в этом режиме. Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область. В окне также присутствует Панель элементов, а также окно со списком полей (см. рис. 4.21).

Мастер построения Диаграмм помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

Почтовая наклейка. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Можно выбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.

Просмотреть готовый отчет можно с помощью команды Файл→Предварительный просмотр, а вывести на печать с помощью команды Файл→Печать.