Настройка правил документооборота и организационной структуры предприятия в системе Дело-Старт 8.0.1

Лабораторная работа №9

Цель работы: Изучение правил перенастройки справочников системы в связи с изменениями правил документооборота и организационными изменениями в структуре предприятия.

Задание 1. Запустить программу Справочники (DELO) из меню Все программы/Дело-Старт 8.0.1. В открывшемся окне выберите команду

Справочники/Справочники Делопроизводства/Группы документов.

В результате откроется окно текущего режима Группы документов. При этом изменится меню главного окна Ведение справочников и появится панель инструментов с кнопками наиболее часто употребляемых команд (Рис.1):

Рис.1. Окно ведения справочников

Кнопки панели инструментов соответствуют командам редактирования вершин и листьев. Понятия вершин и листьев являются общими для всех системных справочников и связаны с их иерархической структурой. При этом под вершинами понимаются элементы справочника, которые подлежат детализации. Листья являются конечными недетализируемыми элементами справочника. Доступ к информации по вершинам и листьям осуществляется с помощью графического образа логической структуры справочника.

Вершина отображается в виде значка . Лист отображается в виде значка .

Таким образом, окно Группы документов содержит две вершины, соответствующие двум группам документов – Поступившие и Документы организации.

Задание 2. Добавить в справочник Поступившие новый лист (подгруппу поступающих документов).

Вершина справочника Поступившие детализируется двумя листьями: Входящие письма и Письма граждан.

1. Чтобы перейти к листьям вершины Поступившие, необходимо дважды щелкнуть мышью на вершине Поступившие, после чего откроется окно текущего режима Группы документов - Поступившие с двумя вышеуказанными листьями (рис.2).

Рис.2. Группа документов Поступившие

2. Для того, чтобы добавить в справочник новую подгруппу документов, щелкните мышью на кнопке панели инструментов Добавить лист (новая подгруппа будет создана в уже открытой группе Поступившие).

Откроется окно Добавить лист [Группы документов - Поступившие] (Рис.3).

Рис.3. Окно формирования новой подгруппы документов

Введите:

¾ в поле Индекс букву З (или ЗО). Тем самым будет задан индекс для формирования регистрационного номера новой подгруппы документов.

¾ в поле Наименование введите Заявки на обслуживание ИТТ-(Фамилия). Теперь это имя станет именем новой подгруппы документов.

¾ в поле Примечание введите информацию для справки: Эта подгруппа документов служит для регистрации заявок на сервисное обслуживание компьютерных систем.

¾ Переключатель Номерообразование следует оставить в неустановленном состоянии, т.к. по условиям примера все подгруппы, входящие в группу Поступившие, имеют общую сквозную нумерацию.

ЗАМЕЧАНИЕ. Если переключатель Номерообразование будет установлен (в поле переключателя появится маркер a), при регистрации система будет автоматически присваивать документам данной подгруппы номера в порядке возрастания внутри этой подгруппы в течение календарного года.

¾ Три остальных переключателя задают вид регистрационной карточки для регистрации документов создаваемой подгруппы. Всего системой поддерживаются три вида карточек, отличающихся друг от друга набором реквизитов. Черная точка внутри переключателя означает, что данная подгруппа документов будет регистрироваться с помощью той или иной карточки.

¾ Будем считать, что регистрационная карточка создаваемой подгруппы документов должна иметь вид Входящие. В этом случае ничего менять не надо - переключатель Входящие находится в активном состоянии.

3. Чтобы задать системе правило (шаблон) для формирования регистрационного номера, следует заполнить поле Шаблон. Однако это поле закрыто для ввода с клавиатуры. Переход к режиму задания шаблона происходит при помощи кнопки Шаблон .

4. Щелкните мышью на кнопке Шаблон. Откроется окно Шаблон индекса документа.

Правило, по которому новому документу, принадлежащему новой подгруппе, должен присваиваться регистрационный номер, аналогично правилам, сформулированным для других подгрупп документов.

Для задания системе этого правила:

¾ Выделите строку Исходного списка {1} Индекс группы документа и щелкните мышью на кнопке формирования списка ;

¾ Выделите строку Исходного списка - Разделитель и щелкните мышью на кнопке формирования списка;

¾ Выделите строку Исходного списка {2} Порядковый номер и щелкните мышью на кнопке формирования списка.

¾ В поле Шаблон сформируется шаблон, по которому система будет присваивать регистрационный номер каждому новому документу данной подгруппы (рис.4).

Рис.4. Окно формирования шаблона регистрационного номера документа

5. Щелкните мышью на кнопке Закрыть. Произойдет возврат к окну Добавить лист [Группы документов - Поступившие], в поле Шаблон которого будет записан только что сформированный шаблон.

ЗАМЕЧАНИЕ. В Исходном списке окна Шаблон индекса документа (см. рис.4) содержатся все элементы, комбинация из которых может задать правило формирования регистрационного номера документа. Значения индексов берутся из различных системных справочников (например, Индекс дела по номенклатуре копируется из справочника Номенклатура дел).

6. Щелкните мышью на кнопке Записать. Произойдет возврат к окну Группы документов - Поступившие. Признаком того, что редактирование прошло успешно, служит появление в списке окна нового листа - Заявки на обслуживание ИТ-(Фамилия);

7. Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Закрыть . Произойдет возврат к главному окну Ведение справочников.

ЗАМЕЧАНИЕ. Если на каком либо этапе работы нужно отказаться от выполненных в текущем окне действий, щелкните мышью на кнопке Отменить.

Задание 3. Внести изменения организационной структуры предприятия в системном справочнике Подразделения.

1. В меню сформированного при запуске системы окна Ведение справочников выберите команду Справочники/Справочники Делопроизводства/Подразделения. Откроется окно Подразделения, содержащее пять вершин (рис.5). Каждая вершина соответствует одному из подразделений предприятия.

Рис.5. Окно ведения справочника Подразделения

2. Новый Отдел компьютерных технологий по аналогии с остальными подразделениями должен быть заведен как новая вершина справочника Подразделения. Поэтому щелкните мышью на кнопке панели инструментов Добавить вершину .

Сформируется окно Добавить вершину [Подразделения], содержащее два поля для ввода с клавиатуры и три универсальные кнопки (рис. 6).

рис.6. Окно формирования нового подразделения

3. Щелкните мышью на поле Индекс и введите цифру 6. Тем самым будет задан индекс нового подразделения (его порядковый номер), который может стать составной частью регистрационного номера документа или индекса номенклатуры дел этого подразделения.

4. Щелкните мышью на поле Подразделение и введите Отдел компьютерных технологий №группы. Под этим именем будет заведена новая вершина справочника Подразделения.

Заготовка для новой вершины справочника Подразделения готова.

5. Щелкните мышью на кнопке Записать.

После добавления нового подразделения система вернется к окну Подразделения. Признаком того, что редактирование прошло успешно, является наличие в списке окна новой маркированной вершины - Отдела компьютерных технологий № группы.

Новая вершина будет помещена в список сразу после того подразделения, которое было выделено до начала выполнения операции добавления.

Если новое подразделение находится в списке вершин не на последнем месте, то переместим ее в конец списка подразделения предприятия. Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Строку вниз столько раз, сколько необходимо, чтобы новая вершина оказалась последней в списке.

Задание 4. Необходимо ввести в систему имена новых должностных лиц - сотрудников Отдела компьютерных технологий.

Поскольку вновь заведенный отдел в терминах системного справочника является вершиной, то обязательно и наличие листьев, детализирующих вершину. Структура справочника Подразделения такова, что каждому листу соответствует должностное лицо - сотрудник соответствующего подразделения.

1. Дважды щелкните мышью на вершине Отдел компьютерных технологий №группы. Система сформирует окно Подразделения - Отдел компьютерных технологий №группы, еще не имеющее ни одного листа.

2. Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Добавить лист . Система сформирует окно Добавить лист [Подразделения - Отдел компьютерных технологий №группы], содержащее три поля для ввода с клавиатуры, переключатели Начальник и Автор резолюции, три универсальные кнопки (рис. 7).

Рис.7. Окно для задания должностных лиц

3. Для ввода в справочник информации по новому должностному лицу - начальнику отдела - необходимо:

¾ в поле Должность ввести Начальник отдела компьютерных технологий.

¾ в поле Фамилия ввести Ваша фамилия.

¾ щелкнуть мышью на переключателе Начальник (в любом подразделении следует отметить одно должностное лицо, как начальника).

¾ щелкнуть мышью на переключателе Автор резолюции, т.к. по условиям примера начальники отделов обладают правом вынесения резолюции.

Заготовка для заведения нового листа справочника готова.

ЗАМЕЧАНИЕ. Можно ввести информацию и в поле Индекс. Тогда значение поля можно будет использовать как составную часть регистрационного номера исходящего документа в качестве Индекса лица, подписавшего документ.

4. Щелкните мышью на кнопке . Новый лист с информацией по Новая фамилия будет записан в справочник Подразделения, а поля для ввода текущего окна очистятся для ввода информации по новому должностному лицу.

5. Для ввода в справочник информации по зам. начальника отдела необходимо:

¾ в поле Должность ввести Зам. начальника отдела компьютерных технологий.

¾ в поле Фамилия ввести Моисеева А.Ю.

6. Щелкнуть мышью на кнопке . В справочник будет добавлен новый лист. Причем, в отличии от кнопки Добавить, кнопка Записать прервет режим добавления в справочник новых листьев и система вернется к окну Подразделения - Отдел компьютерных технологий №группы.

Задание 5. Выполнить редактирование информации по сотрудникам Отдела ведения договоров.

Необходимо произвести следующие действия:

1. Дважды щелкните мышью на значке открытой вершины Отдел компьютерных технологий №группы. Произойдет возврат к окну Подразделения;

2. Дважды щелкните мышью на вершине Отдел ведения договоров. В случае, если данный отдел организован и в нем присутствует информация, тогда система сформирует окно Подразделения - Отдел ведения договоров, содержащее листья:

¾ Зайцев Д.А. - Начальник отдела

¾ Серова В.Е. - Руководитель проекта.

Если раннее отдел не был создан, тогда добавить в него необходимую информацию.

3. Выделите лист Зайцев Д.А. - Начальник отдела и щелкните мышью на кнопке панели инструментов Изменить лист .

Система сформирует окно Изменить лист [Подразделения - Отдел ведения договоров] с реквизитами уволенного Зайцева Д.А.

4. Щелкните мышью на поле Фамилия, нажмите Delete для стирания содержимого поля и введите новую любую фамилию. Поскольку остальные реквизиты листа соответствуют принятому на работу сотруднику-начальнику отдела, то формирование заготовки для редактирования листа можно считать законченным.

5. Щелкните мышью на кнопке . Произойдет возврат к окну Подразделения - Отдел ведения договоров. Признаком того, что редактирование прошло успешно, является замена листа Зайцев Д.А. - Начальник отдела на лист Новая фамилия - Начальник отдела.

6. Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Закрыть . Произойдет возврат к главному окну Ведение справочников. На этом внесение изменений в справочник Подразделения закончено.

Задание 6. Добавить новую организацию в справочник Клиенты.

1. Выполнить команду Справочники/Справочники Организаций/Список организаций

2. Дважды щелкнуть по вершине Клиенты

3. Нажать кнопку Добавить лист на панели инструментов

4. Заполнить реквизиты клиента БУПК согласно рисунку 8.

Рис.8. Добавление нового клиента в систему Дело-Старт

Контрольные вопросы

1. Назначение и виды Справочников в системе Дело-Старт.

2. На какие группы делятся документы, подлежащие регистрации в системе Дело-Старт?

3. Что понимают по вершинами и листьями в программе Дело-Старт?

4. Как добавить в справочник новую подгруппу документов в программе Дело-Старт?

5. Как задать правило, по которому новому документу должен присваиваться регистрационный номер, аналогично правилам, сформулированным для других подгрупп документов.

6. Как добавить новое подразделение в справочник Подразделения в системе Дело-Старт?

7. Как ввести в систему Дело-Старт имена сотрудников предприятия?

8. Как выполнить редактирование информации по сотрудникам организации?