Создание и заполнение базы данных в среде Microsoft Access

Цель работы: Познакомиться c технологией работы в среде системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access, создавать структуру однотабличной базы данных.

Задачи работы:

1. Уметь создавать новую базу данных, таблицу базы данных в среде Microsoft Access;

2. Научиться определять поля таблицы в соответствии с табл. 5.1 и сохранять созданную таблицу.

Обеспечивающие средства: учебная база данных; персональный компьютер; текстовый редактор Microsoft Word; СУБД Microsoft Access.

Задание:

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 5.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 5.2.

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице товара Антитополь.

8. Произведите сортировку данных в поле «Дата поступления товара» по убыванию.

9. Произведите фильтрацию данных по полям «Предназначение» и «Стоимость».

10. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Требования к отчету: Итоги лабораторной работы представить в виде файла с созданной в нем таблицей (имя файла «Автокосметика.mdb»), полученной в результате компьютерной обработки информации.

Технология работы:

1. Для создания новой базы данных:

§ загрузите Microsoft Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

§ в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы (пункт Имя файл) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла – Базы даны Access. Имя задайте Автокосметика, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

§ щелкните по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

§ в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

§ в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 5.1), в котором следует определить поля таблицы.

Рис. 5.1. Окно таблицы в режиме конструктора – в этом режиме вводятся

имена и типы полей таблицы

3. Для определения полей таблицы:

§ введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код товара;

§ в строке столбца Тип данных щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Автокосметика в соответствии с табл. 5.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Примечание. Заполнение строки столбца Описание необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рас­смотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Не бойтесь ошибиться — в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) – тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа – тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходи­мые данные. В результате ваша таблица будет иметь более ком­пактный вид, а объем базы данных уменьшится.

Таблица 5.1

Таблица данных Автокосметика

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код товара	Счетчик
Товар	Текстовый
Наименование на русском	Текстовый
Предназначение	Текстовый
Дата поступления	Дата/Время	Краткий
Объем	Текстовый
Штук в упак.	Числовой	Целое
Стоимость за ед. товара	Денежный

4. Для сохранения таблицы:

§ выберите пункт меню Файл, Сохранить;

§ в диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Автокосметика;

§ щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам за­дать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 5.2.

Таблица 5.2

Код	Товар	Наим на русском	Предназна­че­ние	Дата поступле­ния	Объем	Штук в упак.	Стои-ть за ед.
1.	Motor Innen­konserviere	Средство для консервации внутренних деталей двигателя	Для двигателя	25.03.06	300 мл		500 р.
2.	Felgen-Reiniger	Очиститель колесных дисков	Для колесных дисков и шин	28.07.06	1 л		300 р.
3.	Motorraum-Reininger	Очиститель моторного отсека	Для двигателя	05.02.06	400 мл		400 р.
4.	Schleif-Paste	Шлифоваль­ная паста	Для окрашенных поверхностей	28.07.06	300 г		450 р.
5.	Reifen-Glanz-Schaum	Вид новых шин	Для колесных дисков и шин	14.06.06	400 мл		350 р.
6.	Lack-Glanz-Crème	Долговремен­ная защита	Для окрашенных поверхностей	25.03.06	300 г		450 р.
7.	Baumharzent­ferner	Антитополь	Для окрашенных поверхностей	05.02.06	400 мл		330 р.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

§ щелкните в любой строке поля Код;

§ выполните команду Формат, Ширина столбца;

§ в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

§ проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице товара Антитополь:

§ переведите курсор в первую строку поля Наим. на русском;

§ выполните команду Правка, Найти;

§ в появившейся строке параметра Образец введите Антитополь (см. рис. 5.2);

Рис. 5.2. Окно «Поиск и замена»

§ в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

§ в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

§ в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять «галочка»);

§ щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на запись и выделит слово Антитополь;

§ щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8. Для сортировки данных в поле Дата поступления товара по убыванию:

§ щелкните по любой записи поля Дата поступления товара;

§ щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию. Все данные в таблице будут отсортиро­ваны в соответствии с убыванием значений в поле Дата поступления товара,

9. Для фильтрации данных по полям Предназначение и Стоимость за ед.:

§ щелкните по записи «Для двигателей» поля Предназначение;

§ щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи с предназначением товара – для двигателей;

§ для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

§ щелкните по записи 450 р. поля Стоимость за ед.;

§ щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи товаров, стоимость которых равна 450 р.

10. Для просмотра созданной таблицы:

§ щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

§ закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных? Какие базы данных Вы знаете?

2. Опишите методику создания таблицы в базе данных.

3. Произведите сортировку данных в поле Стоимость за ед. по возрастанию.

4. Произведите фильтрацию данных по полю Предназначение со значением Для окрашенных поверхностей.

При выполнении лабораторных работ использовать [4], [5] и [7].

3.6. Лабораторная работа №6

Часа