2014-02-24
1254
ГЛАВА 6. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров
ГЛАВА 5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:
- текстовые редакторы;
- текстовые процессоры;
· настольные издательские системы.
Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, то есть изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII — American Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обмена информацией).
Текстовые редакторы позволяют:
- набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;
- вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;
- сохранять набранный текст, печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.
К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предоставляют удобные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).
Текстовый процессор это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами разметки.
С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу па экране.
Среди функций текстовых процессоров можно выделить:
- форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе;
- возможность предварительного описания структуры будущего документа, при этом в описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;
- возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов (тезаурус);
- возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
- возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
- возможность автоматического составления оглавления и указателя.
Настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.
НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие и большинстве текстовых процессором, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.
Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении системы не целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.
Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты данной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher.
При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме. В связи с этим диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от сложного финансово-экономического анализа до бухгалтерского учета.
Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы.
Рассмотрим основные функции табличных процессоров.
1. Создание совокупности электронных таблиц, расположенных на независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей КНИГОЙ (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть независимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группировки электронных таблиц удобен для пользователя.
2. Оформление таблиц. Обрамление ячеек электронной таблицы линиями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставляются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравниванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, финансовый, денежный, процентный и т. д.).
3. Оформление печатаемой таблицы.
4.Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые процессоры, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков ведомостей, накладных, писем, факсов, расчетных таблиц и много другого. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования,
5. Связывание таблиц. Возможность связывания таблиц позволяет производить автоматический пересчет формул в связанной таблице при изменении исходных данных. Консолидация данных в связанных таблицах обеспечивает возможность подсчета суммы, среднего, максимума, минимума и других функций для данных, расположенных на разных листах.
6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы, последние автоматически пересчитываются. В формулах может использоваться широкий перечень встроенных функций - математических, статистических, финансовых, функций даты и времени, логических и др.
7. Создание деловой графики — построение на основе числовых данных, представленных в таблице, диаграмм различного типа: двумерных, трехмерных, смешанных.
8. Функции системы управления базами данных (СУБД). Обеспечивается заполнение таблиц аналогично заполнению таблиц базы данных, т. е. через экранную форму, предусмотрена защита данных, сортировка табличных данных по ключу, обработка запросов к базе данных, создание (сводных таблиц).
9. Моделирование процессов. Подбор параметров и моделирование - одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями,
10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по-своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе.
Глава 7. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)
Технология работы с базами данных является одной из перспективных информационных технологий. Базы данных создаются и используются для автоматизации хранения и поиска необходимой информации.
Под системой управления базами данных (СУБД) понимается совокупность программных и языковых средств, предназначенных для создания и обработки баз данных.
Базы данных (БД) это взаимосвязанные и организованные определенным образом данные, отображающие состояние объектов и отношений между ними в определенной предметной области.
Следует четко различать БД, которые представляют собой структурированные и упорядоченные особым образом данные, и СУБД - программы, управляющие обработкой и хранением данных.
В настоящее время существует около сотни различных СУБД. Все они могут быть разделены на две большие группы: настольные и серверные.
Настольные СУБД ориентированы на обслуживание одного пользователя, работающего на определенном компьютере с базами данных в каждый реальный момент времени. К настольным СУБД относятся: Microsoft Access, Paradox, dBase.
Серверные СУБД используют принцип централизованного хранения и обработки данных, который основан на архитектуре «клиент-сервер». СУБД, хранящая данные, и прикладная программа, интерпретирующая эти данные, являются разными приложениями, то есть существует: приложение-сервер и приложение-клиент. К серверным СУБД относят Microsoft SQL Server, Informix, Sybase, DB2.
Существуют три типа моделей организации данных: иерархическая, сетевая и реляционная.
Каждая СУБД ориентирована на обработку определенной модели организации данных. Так например, реляционные СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных, иерархические СУБД – с иерархическими и т.д.
СУБД Access предназначена для работы с реляционной моделью организации данных (от английского слова relation - отношение). В реляционной модели данные организованы в виде совокупности таблиц, между которыми устанавливаются связи. Связи позволяют определить соответствие записей в разных таблицах по ключевым полям.
Реляционная модель баз данных была предложена в конце 60-х годов прошлого века Э. Коддом. Согласно его основной концепции, реляционная база данных, представляет собой хранилище данных, содержащее набор двухмерных взаимосвязанных таблиц.
Первая версия СУБД Access была создана в начале 90-ых годов прошедшего века. Популярность этой системы значительно повысилась после включения ее в состав пакета Microsoft Office.
Каждая таблица состоит из записей и полей, например таблица «Товар» базы данных «Магазин», как показано на рисунке 6.1.
Рисунок 7.1 – Таблица «Товар» базы данных
Запись представляет собой строку таблицы базы данных, а поле - это столбец такой таблицы.
Для описания поля используются следующие характеристики: имя, тип, размер, формат данных поля. Например, рассмотрим таблицу «Товар» базы данных, содержащую сведения об обуви (Рисунок 7.1).
В данной таблице представлены семь полей и пять записей. Каждое поле имеет свое имя, в нем хранятся данные определенного типа.
Поле «Количество» содержит числовые данные.
Поля «Группа товара» и «Наименование товара» являются текстовыми данными.
Поле «Цена» является денежным типом данных и содержит цену товара в рублях.
Поле «Дата» поступления содержит информацию о дате поступления товара в магазин.
Поле «Остаток» является логическим типом данных и принимает значение Да (Истина), если товар присутствует на складе магазина, Нет (Ложь) - при отсутствии товара.
Поле «Веб-сайт» описания содержит ссылки на сайты с описанием товара.
Информация, хранимая в базах данных, должна быть структурирована, актуальна, обновляема и доступна пользователю.
Функционально системы управления базами данных позволяют человеку решать следующие типовые задачи:
- создавать базы данных;
- изменять структуру и содержание баз данных;
- сохранять базы данных в файле на диск и загружать этот файл с диска;
- упорядочивать записи в базе данных;
- осуществлять поиск информации в базе данных;
- выводить информацию из базы данных в форме отчета.
Ниже будут рассмотрены технологии автоматизации некоторых функций пользователя в среде СУБД Access за счет создания в экранных формах кнопок и создания макросов.
