Основные способы экспорта отчетов

Необходимость экспорта отчета может быть вызвана несколькими причинами. Рассмотрим основные ситуации и соответствующие им способы экспорта.

Экспорт отчета во внешнюю базу данных Microsoft Access. Довольно часто возникает ситуация, когда в уже готовую и заполняемую оператором базу данных необходимо добавить новый отчет или модифицировать один из уже имеющихся. Чтобы не отвлекать оператора, программист проделывает всю работу на своем компьютере со своей копией базы данных. Когда отчет готов, его можно экспортировать либо напрямую в целевую базу данных (если она доступна через сеть), либо в промежуточную базу данных с последующим импортом из нее отчета в целевую базу.

Для экспорта отчета во внешний файл базы данных Microsoft Access откройте его в режиме предварительного просмотра или просто выделите его на вкладке Отчеты окна базы данных. В меню Файл выберите пункт Экспорт... На экране будет отображено диалоговое окно Экспорт отчета, похожее на обычное диалоговое окно сохранения файла. В поле со списком Тип файла этого окна выберите значение Microsoft Access, а затем - нужный файл, расположенный на одном из локальных или сетевых дисков, и нажмите кнопку Сохранить. На экран будет выдано еще одно диалоговое окно Экспорт, в котором будет предоставлена возможность указать новое имя для экспортируемого отчета. Нажмите кнопку ОК, и выбранный отчет будет помещен в указанный файл базы данных.

Аналогичного результата можно добиться, открыв в Microsoft Access промежуточную базу данных и импортировав в нее нужный отчет. Для этого служит пункт Внешние данные меню Файл. С его помощью можно импортировать не только отчеты, но и остальные объекты базы данных.

Экспорт отчета в файл Microsoft Excel. Одна из основных причин экспорта отчета в файл формата Microsoft Excel - невозможность модификации информации в режиме предварительного просмотра отчета. Экспортировав его в формат электронной таблицы, можно легко убрать ненужные столбцы или строки или, наоборот, добавить нужную информацию, отформатировать таблицу не так, как это было сделано в отчете и т.д. Кроме того, экспортированный таким образом отчет можно включить в некий глобальный отчет, подготовленный средствами Microsoft Excel.

Для экспорта отчета в формат файла Microsoft Excel можно воспользоваться уже упоминавшимся пунктом Экспорт... меню Файл, после чего выбрать в диалоговом окне Экспорт отчета тип файла Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97 - 2002 и указать его имя. Для той же цели можно воспользоваться пунктом Анализ в Microsoft Excel кнопки с выпадающим меню Связи с Office панели инструментов. В этом случае тип и имя файла указывать не нужно. Файл с именем, совпадающим с именем отчета и с расширением xls, будет создан автоматически в рабочем каталоге Microsoft Access.

Экспорт отчета в формат Microsoft Word (формат rtf). Экспорт отчета для последующего его использования в документах Microsoft Word возможен только в формат rtf. Как и в случае экспорта в формат электронной таблицы Microsoft Excel, для этого доступны два способа. Первый способ - выбрать пункт Экспорт... меню Файл и в открывшемся диалоговом окне указать тип файла — Файлы RTF и его имя. Второй путь - из выпадающего меню кнопки Связи с Office панели инструментов выбрать пункт Публикация в Microsoft Word. После этого в рабочем каталоге Microsoft Access будет создан файл с расширением rtf и именем, совпадающим с именем отчета.

Экспорт отчетов в файлы формата HTML и XML. Экспорт отчетов в форматы HTML и XML может понадобиться для размещения информации в Интернете. Хотя для этих целей предназначен специальный объект Microsoft Access - Страницы доступа к данным, все же экспорт в форматы HTML и XML достаточно простая и быстрая операция и в некоторых ситуациях выглядит предпочтительнее создания страниц.

Для экспорта отчета в форматы HTML и XML в диалоговом окне Экспорт отчетов выберите тип файла Документы HTML или Документы XML и укажите его имя. После нажатия кнопки Экспорт на экране будет отображено дополнительное диалоговое окно. Для формата HTML это окно Параметры вывода в формате HTML. В этом окне можно указать шаблон HTML, который будет использован при экспорте отчета. В качестве шаблона может быть использован любой файл в формате HTML. Вместо выбора шаблона можно указать кодировку, в которой будет сохранен файл: Кодировка по умолчанию (Default encoding), Unicode и Unicode (UTF-8).

Для формата XML дополнительное диалоговое окно называется Экспорт XML. В этом окне можно дополнительно указать информацию о кодировке, о расположении статической информации, об экспорте схемы, необходимости экспорта рисунков и т.д.

Экспорт отчета в текстовый формат. Текстовый формат достаточно часто используется как промежуточный при передаче информации между базами данных в различных форматах. Для экспорта отчета в текстовый формат выберите в диалоговом окне Экспорт отчета тип файла Текстовые файлы и укажите для него имя. После нажатия кнопки Сохранить на экране будет отображено дополнительное диалоговое окно Кодировка для файла..., в котором можно выбрать один из вариантов кодировки: Windows (no умолчанию), MS-DOS, Unicode и Unicode (UTF-8). В результате этих действий будет создан текстовый файл, содержащий информацию отчета. В этот файл будет помещена не только информация из раздела Область данных отчета, но и данные из заголовков/примечаний отчета и группы, а также колонтитулов.

Экспорт отчета в формат снимка (формат snp). Формат снимков (файлов с расширением snp) был специально разработан фирмой Microsoft для предоставления пользователям возможности легкого и быстрого распространения изображений отчетов (снимков). В формате снимка сохраняется разбивка на страницы оригинального отчета, а также расположение всех элементов управления, включая рисунки, объекты OLE и т.д. Для просмотра и печати такого снимка не нужно инсталлировать на своем компьютере Microsoft Access. Достаточно иметь небольшую и простую в обращении утилиту Просмотр снимков, поставляемую в комплекте Microsoft Office.

Для экспорта отчета в формат снимка необходимо выбрать в диалоговом окне Экспорт отчета тип файла Снимок и ввести для него имя. После нажатия на кнопку Сохранить в выбранном вами каталоге будет создан файл с расширением snp.