При помощи Project. В числе функций управления проектом очень важными являются

Project поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети ПЭВМ с использованием технологий электронных коммуникаций. При этом обеспечивается эффективное разделение функций участников проекта, которые при использовании Project могут быть классифицированы как менеджер проекта и ресурсы.

Применение такой технологии позволяет в разумной степени применять безбумажные технологии управления при минимуме технических затрат времени на передачу данных, анализ хода проекта и подготовку необходимых управляющих решений. После соответствующей настройки компьютеров членов рабочей группы они могут использовать предусмотренные для этого процедуры, которые позволяют:

- анализировать, принимать и отклонять назначения ресурсов задачам;

- запрашивать и предоставлять отчеты о состоянии проекта;

- получать и отправлять другим членам рабочей группы данные об обновлении задач.

Поддержка рабочей группы управления проектом при помощи Project с использованием электронных коммуникаций может осуществляться несколькими принципиально разными способами.

В соответствии с первым из них весь файл графика проекта может высылаться по электронной почте при помощи группы команд Файи/Отправить. Такой способ предполагает, что каждый получатель файла имеет лицензионную копию Project на своем компьютере. Конечно, файл графика может быть послан по электронной почте и без помощи Project, но эта система управления проектами обеспечивает пользователям дополнительные удобства, характерные для всех программных продуктов семейства Microsoft Office. Предполагается, что каждый из адресатов может самостоятельно загрузить полученный файл в Project и проанализировать его.

При втором способе менеджер при помощи Project направляет каждому из участников проекта часть проектной информации, относящуюся только к нему. При этом по электронной почте направляется файл специального формата, для работы с которым каждый член рабочей группы управления проектом должен установить на своем компьютере специальное программное средство, расположенное в папке WGSetup на дистрибутивном диске системы управления проектами Project. Для использования второго режима работы достаточно одной лицензионной копии Project (на компьютере менеджера проекта), т. к. количество инсталляций программы WGSetup не лимитировано. Эта технология обмена данными предполагает использование любого 32-разрядного средства электронной почты, совместимого с интерфейсом MAPI.

Третья возможность, поддерживаемая версией Project 2002, заключается в возможности публикации данных о проекте на специально поддерживаемом сервере Microsoft Project Server. Это наиболее мощное средство обмена информацией между участниками проекта, ориентированное на применение технологий интернет-интранет.

Естественно, что в обоих случаях компьютер каждого из членов рабочей группы должен быть подключен к электронным коммуникациям с настроенными соответствующим образом программными средствами (в этой книге не рассматриваются).

Принципиальным для понимания возможностей электронных коммуникаций является перечень основных функций, поддерживаемых с их помощью:

- распространение плана проекта;

- накопление и хранение поступающих извне и формируемых пользователем сообщений;

-просмотр сообщений участников проекта;

- создание новых сообщений для участников проекта;

- передача сообщений адресатам-участникам проекта.

Программно и технически эти функции выполняются в разных средах по-разному, но для пользователя логически они идентичны.

В управлении проектом наиболее простым для пользователя действием, с точки зрения работы с электронной почтой, является рассылка файла графика участникам проекта. Project, как указывалось выше, позволяет менеджеру проекта направить файл графика проекта любому члену рабочей группы или вообще любому пользователю, имеющему доступ к компьютеру, на котором установлена система электронной почты и система Project соответствующей версии.

Особенностью технологии электронной почты является возможность маршрутизации пересылки файла графика на основании списка адресатов. Это позволяет разослать файл всем включенным в список адресатам одновременно или последовательно в порядке расположения адресов в списке. Каждый из адресатов может при помощи установленного на его компьютере программного обеспечения электронной почты сформировать свои комментарии к графику и направить их менеджеру проекта и/или следующему в перечне членов рабочей группы адресату.

Пересылка файла графика может осуществляться только в пределах сформированного ранее списка рассылки: следующему в установленном порядке адресату или произвольному адресату из списка.

Рассылка файла графика очень удобна в случаях, когда все члены рабочей группы имеют навыки работы с электронной почтой, и у каждого из них на компьютере установлена система Project. Как правило, рассылку выполняет менеджер проекта или, по крайней мере, она должна выполняться по его указанию. Остальные члены рабочей группы участвуют в этом процессе пассивно, комментируя для менеджера проекта предлагаемые им организационно-плановые решения. Корректировать график по их замечаниям менеджер проекта должен "вручную" (подразумевается, что в случае большой занятости он может дать соответствующие поручения).

Поддержка более развитых функций рабочей группы независимо от того, используется для управления проектом Project или нет, взаимодействие между членами рабочей группы и менеджером проекта во многом (но не полностью, конечно) сводятся к следующим типовым функциям:

- выдача менеджером проекта плановых заданий;

-корректировка менеджером проекта выданных ранее плановых заданий;

- анализ участниками работ полученных планов и, возможно, апелляция к вышестоящему менеджеру (руководителю проекта) с целью изменения этих планов;

- опрос менеджером членов рабочей группы о ходе и результатах работ;

- сообщение вышестоящему менеджеру (руководителю проекта) о результатах выполненных работ.

Поддержка основных функций рабочей группы проекта при помощи специальных средств Project (в версии Project 2002 для этих целей предназначена команда Совместная работа) обеспечивает обмен сообщениями, направленными на выполнение задач, наиболее характерных для управления проектами.

Основных команд, которые нужны для обмена в пределах рабочей группы наиболее важными сообщениями, в Project используется всего три:

- разослать участникам проекта назначения;

- запросить у участников проекта данные о выполнении назначенных им задач;

- обновить сведения о ходе выполнения проекта.

Команды первого типа предназначены для передачи членам рабочей группы (или возглавляемым ими подразделениям) сообщений о назначении им определенных задач. Получив такое сообщение, член рабочей группы должен проанализировать предлагаемый перечень задач, может ввести для отдельных задач свои комментарии, а в случае включения менеджером проекта соответствующего режима даже принять такое назначение или отклонить его. Комментарии члена рабочей группы, а также информация об отклонении им задач возвращаются менеджеру проекта, который может, в свою очередь, проработать их. К этой же группе можно отнести передачу сообщений об изменении сделанных ранее назначений.

Команды второго типа обеспечивают возможность менеджеру проекта запросить у членов рабочей группы информацию о ходе и результатах работ, а членам рабочей группы - сформировать и передать менеджеру проекта отчетную информацию о ходе и результатах работ.

В рассылаемых сообщениях, которые генерируются командами этого типа, поле комментария предназначено для обмена краткими произвольными сообщениями между менеджером проекта и членами рабочей группы.

Команды третьего типа предназначены для сбора и автоматического внесения в проект данных членов рабочей группы проекта о ходе и результатах выполнения работ. Чаще всего используется одна из следующих форм предоставления отчетных данных:

- ежедневно;

- еженедельно;

- по мере выполнения задач без определенных заранее дат обязательного отчета.

После того как сформированное менеджером проекта при помощи команд первого или второго типа сообщение попадает по электронным коммуникациям на компьютеры членов рабочей группы, каждый из них увидит в направленном ему списке писем сообщение менеджера проекта. Открыв такое сообщение, член рабочей группы увидит стандартную форму сообщения, в которой он сможет прочесть направленный всем членам рабочей группы текст и увидеть значок присоединенного файла, включающего сформированную системой Project информацию. Для того чтобы открыть такое сообщение, достаточно сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на этом значке.

Минимальный перечень отчетных данных участников проекта о ходе и результатах работ может включать фактическую дату начала, объем трудозатрат и оценку остатка трудозатрат. Но при помощи стандартных средств настройки Project состав этих показателей может быть расширен.

Если в рабочей группе проекта для поддержки функций управления используется сервер Microsoft Project Server, то это обеспечивает возможность публиковать на нем данные из Microsoft Project. При этом члены группы могут работать с этими данными при помощи стандартных средств веб-интерфейса Microsoft Project Web Access, используемого для работы с данными на этом сервере.

Члены рабочей группы таким образом получают доступ к данным о назначениях и состоянии задач, а также получают возможность делать запросы по этим данным. При обновлении любым членом рабочей группы проекта данных на сервере Microsoft Project Server руководитель проекта получает возможность:

- просмотреть данные;

- разослать отдельным членам рабочей группы свои ответы;

- обновить план проекта с учетом полученных данных.

Для этого он может использовать собственно Project или веб-интерфейс Microsoft Project Web Access.

В принципе процесс коллективной работы с сервером Microsoft Project Server поддерживает выполнение перечисленных выше функций, включая:

- публикацию новых и измененных назначений, сделанных в плане проекта и описанных средствами Project. Предварительно эти сведения должны быть при помощи стандартных средств интерфейса Project отправлены на сервер Microsoft Project Server;

- получение назначений членами рабочей группы. Для этого следует зарегистрироваться на сервере Microsoft Project Server. Затем, используя веб-интерфейс Microsoft Project Web Access, можно просматривать назначения, отвечать на них и даже, в случае соответствующей настройки, отклонять их. Кроме того, член рабочей группы проекта может открывать назначения непосредственно в расписании, где он может вводить отчетные данные о ходе и результатах работ, отправлять эти данные руководителю проекта и т. д.

Каждый член рабочей группы может работать только с назначенными ему задачами. Если руководитель проекта отправил члену группы сообщения по нескольким проектам, сервер Microsoft Project Server организует задачи соответствующим образом;

- проработка руководителем проекта ответов членов рабочей группы и данных обновления задач с помощью Project или веб-интерфейса Microsoft Project Web Access. На основании этих ответов он может внести изменения в план проекта в соответствии с принятыми им решениями. Предварительно руководитель проекта должен зарегистрироваться на сервере Microsoft Project Server.

Технически использование Microsoft Project Server и Microsoft Project Web Access качественно отличается от применения стандартных механизмов электронной почты. При этом не только поддерживается вся функциональность унаследованного от предыдущих версий простого и эффективного механизма поддержки функций рабочей группы - новая технология обеспечивает целый ряд дополнительных удобств. Относительным недостатком является необходимость закупать дополнительные лицензии на Microsoft Project Server.

Но упомянутые выше механизмы поддержки функций рабочей группы нельзя рассматривать как конкурентные. Если некоторые члены группы не имеют доступа к серверу Microsoft Project Server, они могут использовать любую систему электронной почты, совместимую с MAPI. Можно параллельно использовать обе системы в рабочей группе - некоторые члены рабочей группы будут использовать электронную почту, а некоторые - Microsoft Project Server. Если связь с некоторыми членами группы поддерживается только с помощью электронной почты, Project может послать им уведомление о публикации назначения на Microsoft Project Server.