Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается работа по исполнению документа. Резолюции пишутся на свободных от текста полях документа (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу.

Если интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за данное поручение. В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения. При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя). Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа. Исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Работа с исходящими и внутренними документами

Общий порядок работы должностных лиц организации

Тщательно организованная работа с документами ведёт к устранению совершения ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы могут быть либо внутренними, либо исходящими.

Работа с внутренними документами осуществляется внутри организации. Это означает, что исполненный документ поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др. Исходящий документ за пределы предприятия.

В процессе работы по исполнению документа секретарю руководителя предстоит выполнить следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрация документа.

Упаковку и отправку документа.

Помещение контрольного экземпляра в дело, последующую работу с ним.

Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.