Передача секретарём документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

- принимает от руководителя рассмотренные им документы;

- на основании имеющихся резолюции и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

- связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

- лично передаёт указанные документы ответственным исполнителям;

- осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям.

Размножение копии документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой службы организации.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать необходимые документы, и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

Если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременного исполнить тот или иной документ за 2 – 3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

- подготовку проекта документа;

- набор и распечатку текста проекта документа;

- корректировку содержания документа по результатам согласования;

- оформление окончательного варианта документа.

Разработка проекта документа

Разработка проекта документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей.

Содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

После проверки содержания проекта, его корректуры и дооформления ответственный исполнитель передаёт исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй экземпляр.