Проектирование стоимости в MS Project

Лабораторная работа №3

Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

1 Методы планирования стоимости проекта

Существует несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, сверху вниз, по параметрам и снизу вверх.

Определение стоимости проекта по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В этом случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами. Эта методика наименее точна, но ее применение занимает меньше всего времени. Чтобы применить эту методику в MS Project достаточно вручную заполнить в таблице соответствующие поля.

Оценка стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) является достаточно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади. Точность этой методики и трудозатраты на ее использование зависят от числа оцениваемых параметров. Для небольших проектов достаточно нескольких параметров, для достаточно объемных проектов это количество может очень большим. Чтобы оценить стоимость проекта по параметрам в MS Project нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями.

Методика оценки стоимости проекта снизу вверх (bottom-up estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта, исходя из суммарной стоимости всех работ. Именно эта методика является наиболее точной и на ее применение ориентирована программа MS Project.

Прямо противоположной ей является методика определения затрат сверху вниз, при которой определяются общие затраты на проект или фазу проекта и, исходя из этого, возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методикой планирования по аналогии.

Проектирование стоимости в MS Project

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Для каждого ресурса может быть определена почасовая ставка или стоимость за использование. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения при почасовой ставке, либо фиксированной стоимостью ресурса. При назначении ресурса на задачу MS Project определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Стоимость использования ресурсов определяется на закладке Затраты (Cost) диалогового окна сведений о ресурсе. На этой закладке в разделе Таблица норм затрат (Cost rate table) расположены пять таблиц одинаковой структуры A, B, C, D, E (рисунок 1).

Рисунок 1 Закладка «Затраты» окна «сведения о ресурсе»

В таблице можно указать стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования.

Иногда ставка ресурса изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит поле Дата действия (Effective date). В нем можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты ресурса, указанные в одной строке с датой. Ставки, указанные в первой строке таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Дата действия в первой строке заполнить нельзя.

Во второй и следующих строках можно указывать ставки, как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в предыдущей строке. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей нужно ввести значение +10%, а для уменьшения -10%.

Затраты на использование ресурса не зависят от времени, затраченного на выполнение задачи.

При назначении ресурса на задачу, его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат за использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы А.

Изменить стоимость назначения можно лишь, указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В этом случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурсов на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается на закладке Общие (General) диалогового окна ввода сведений о назначении, вызываемого щелчком по названию назначения в представлении Использование задач (Task Usage).

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed cost) на задачу – это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи подготовки проекта дома фиксированными затратами будут 500 рублей, выделяемых на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемую заказчику после завершения строительства.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Фиксированные затраты (Fixed cost) любого из представлений для работы с задачами. Если это поле не содержится в используемом представлении, то необходимо нажать правую клавишу мыши и, используя контекстное меню, добавить это поле в представление.

Если задача имеет фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в ней ресурсов и их ставок, то указываются фиксированные затраты задачи, а при создании назначений у ресурсов выбираются те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

При планировании стоимости проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет, т.е. общую стоимость, но и определить, как бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ.

Работы могут оплачиваться различным образом: предоплата, оплата по факту завершения, оплата по мере выполнения работ. Часто в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На закладке Затраты (Costs) диалогового окна сведений о ресурсе для выбора способа оплаты предназначен раскрывающейся список Начисление затрат (Cost Accrual) с тремя пунктами: В начале (Start), По окончании (End) и Пропорциональное (Prorated). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в поле Начисление фиксированных затрат (Fixed Coast Accrual), отображаемом в таблице Затраты (Coasts) любого представления для работы с задачами.

Выбор метода начисления затрат зависит от конкретной задачи проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления.

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать, исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если планируется сразу приобрести все необходимые для задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты должны начисляться пропорционально.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда совершаются фиксированные затраты. Например, в задаче подготовки проекта дома брошюра готовится в конце, следовательно и затраты должны планироваться по завершении работы.

3 Анализ и оптимизация плана проекта

После того, как стоимость всех ресурсов определена, завершается формирование проектного треугольника. Однако, прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы.

План нужно проверить по нескольким аспектам.

1) Необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям, поскольку в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.

2) Требуется проверить соответствие загрузки ресурсов, поскольку в процессе назначения некоторые из них могут оказаться перегруженными.

3) Нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после назначений, поскольку в процессе назначения задачам могло быть назначено большое количество дорогостоящих ресурсов, в результате чего ожидаемая стоимость проекта была превышена.

4) Необходимо оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи, перерасходовать бюджет.

Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, то необходимо избавиться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

Обычно анализ начинается с того, что наиболее актуально для проекта. Чаще всего следует начинать с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.