Государственный учет документов организуется на основе принципов

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов

установленной формой и системы организации учетных сведений в масштабах области, края,

республики, страны в целом Г.А. и В.А. заполняют карточек и фондов на каждый архивный фонд и отсылают их соответствующим архивным управлениям – отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных органах создаются фондовые

-22-

каталоги. В Росархиве действует центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ.

2. Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводстве, В.А. и Г.А. Яркий пример преемственность – опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга поступлений, список фондов, карточка фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в Г.А. и В.А. несколько различаются по форме, но одержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что Г.А. являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а В.А. – временными.

3. Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы

и периодически представляем сведения об изменениях в составе и объеме фондов ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах Г.А. и В.А. оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Организация учета документов АФ РФ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

- государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

- государственных музеев и библиотек;

- научных и научно отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

- структурных подразделений организаций, хранящих документы (В.А.);

- негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу АФ РФ на основе соглашения с ФАСР.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов АФ РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организации, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы АФ РФ.

Отношение с собственниками документов негосударственной части АФ РФ скрывались в1990-е г. Не просто. Первоначально по Основам законодательства об АФ РФ и архивах все документы

государственной и негосударственной частей АФ РФ, не зависимо от места их хранения,

подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с положением об АФ РФ 1994 г. Собственники документов (негосударственные части АФ РФ) представляли сведение о своих документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с ФАСР после отнесения документов к составу АФРФ. Таким образом, собственникам документов представляется определенная свобода в определении

-23-

отношений с ФАСР и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части АФ РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от государственной части АФ РФ.

Практически организации представляют собой утомительный процесс составления и ведения

-учетных документов. У некоторых неопытных при первом знакомстве с юбилеем учетных показа

телей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленный формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Тема 2.2. Основные учетные документы.

А) книга поступлений;

Б) список фондов, дело фонда, лист фонда.

Учет документов в ведомственном архиве ведется по установленным формам и правилам. Осуществляется он по основным обязательным для каждого архива. Ведение вспомогательных и их вид определяется непосредственно архивом. Основными учетными документами в В.А. являются:

· книга учета поступлений и выбытия;

· список фондов;

· лист фонда;

· опись дел;

· формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

На каждый фонд заводится дело фонда.

Учет документов в государственном архиве ведется централизованно в каждом архиве.

Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательных. Основными учетными документами в Г.А. являются:

· книга учета поступлений и выбытия;

· книга учета поступлений страхового фонда;

· список фондов;

· список фондов, содержащих ОЦД;

· лист фонда;

· опись;

- 24-

· опись страхового фонда;

· реестр описей ОЦД;

· паспорт архива;

· паспорт хранилища.

Кроме перечисленных основных документов составляются вспомогательные:

· реестры описей;

· карточки и книги движения описей фондов дел;

· книги учета документов, передаваемых в другие архивы.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы ведутся раздельно. Номера советского периода имеют букву «Р», написанную через дефис перед номером «Р-30». Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фонда один раз при поступлении в архив. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1-е января составляется итоговая запись. Самым сложным для заполнения документом является лист фонда.

Книга учета поступлений и выбытия документов.

Книгой учета поступлений и выбытия называется официальная книга регистрации всех поступающих в архив документальных материалов, относящихся к составу АФ РФ. Она предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме дел в В.А., связанных с приемом. Выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный и другой архив. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления, не зависимо от того, является ли поступление первым по данному фонду или повторным. В книге указываются основные данные о каждом поступлении:

· Когда от кого и на основании, какого документа материалы поступили;

· Каков состав, объем, составление этих документов;

· Какие номера фондов им присвоены;

Какое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведется по листу фонда.

Если документы поступают впервые, то номер фонда представляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по список фондов. Если поступившие документы имеются частью фонда уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Эта книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе объеме фонда. Ежегодно в этой книге проводится итог количества поступивших и выбывших документов.

-25-

При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов.

Список фондов ведется в В.А., хранящем документы двух и более фондов, представляет собой печень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Фонд (объединенный), коллекция вносит в список фондов при первом поступлении их (документов) в В.А. Каждому вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».

В случае передачи фонда в другой архив, включение в его состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дату документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список титульного листа описи.

Его название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих

организаций – название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидационной

организации – последнее название. Все предыдущие и последующие названия производятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд и последующие названия приводятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд заносится под обобщенным названием.

Пример: «Внешкольные учреждения… отдела народного образования». Названия организаций, которые вошли в данный объединенный фонд, приводились в листе фонда и карточке фонда.

Между названием фонда свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащихся в ОЦД, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в которое включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда;

акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

- 26 -

Таким образом, из дела можно получить следующие сведения:

- о дате создания учреждения;

- подчиненности;

- функциях;

- реорганизации;

- условиях хранения материалов.

Каждому делу присваивается номер фонда и его название. Дело фондов хранятся в порядке их номеров.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и прошнурованы4 на них составляется внутренняя опись.

Лист фонда.

Самый сложный для заполнения учетным является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытия документов, их состав, крайние даты, НСА и др. сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях фондообразователя

2. сведения о местонахождении фонда и его номер

3. сведения о движении документа фонда

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовым архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменением в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой учитывается неописанные документы (если они есть в архиве), во второй – описанные документы.

Рассмотрим некоторые особенности заполнение листа фонда.

Методика составления листа фонда доля всех архивов одинакова. Название фонда, состоящего из материалов одного учреждения, является названием этого учреждения. Основной раздел листа фонда содержит сведения о составе, структуре и объеме фонда, а также о его описях. Эти сведения приводят на момент взятия фонда на учет и пополняются по мере происхождения изменений. Запись делается в хронологической последовательности. Нумерация описей производится по мере их внесения в лист фонда. Опись материалов постоянного и временного хранения, а также номенклатура дел нумеруются отдельно. При этом к номерам описи временного хранения добавляется буква «В».

Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенных госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В гр. «крайние даты каждого названия фонда» указывается начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за

-27-

этот период нет. В графе «название фонда» в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации-фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. В се последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетных данных листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов:

· опись структурного подразделения и годовой раздел свободной описи организации;

· номенклатура дел, заменяющая головой раздел сводной описи;

· акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

· акт о выделениях к уничтожению дел;

· акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акт о не исправном повреждении дел;

· акт проверки наличия состояния дел.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завешается заполнением гр. 10-16

«наличие (остаток)». Это дает возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: «Продолжение. Ф. №, лист 2». На первом листе делается ссылка «См. продолжение л.2 (3,4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываются за основанием, и хранится в папке с клапанами.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета.

Дело фонда – это комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов в уничтожение и т.д. таким образом из дела фонда можно получить следующие

сведения: о дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видов научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Деле фондов хранятся в порядке их номеров.

Тема 2.3. Опись дел – базовый учетный документ.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенных для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их

-28-

систематизации внутри фонда и учет дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документа, обеспечивающим оперативный поиск дело.

Опись составляется отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и иные однотипные дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания.

Таким образом, описи дел как постоянного, так и временного хранения выполняют три основные функции:

1. информационная функция описи реализуется в процессе описании каждого дела на корточках при составлении заголовка дела, раскрывающего видовой состав документов и содержании единиц хранения.

2. учетная функция описи состоит в указании кол-ва единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменение объема фонда.

3. классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде.

Описи могут быть листовые и карточные, графленые и награфленные. Основной, наиболее распространенной формой описи является листовая с графлением. Опись листовой формы сопровождается НСА. Описи дел постоянного и временного хранения отличаются графлением и оформлением. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она является основной и самой существенной частью описи и включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер единицы хранения;

- индекс дела;

- заголовок единицы хранения;

- крайние даты единицы хранения;

- количество листов;

- примечание.

Порядковый номер единицы хранения вносится в опись в том порядке, в каком он просистематизирован в документе. Единицы хранения, состоящие из нескольких томов или частей, вносится в опись по каждому тому отдельно.

Индекс дела берется из номенклатуры дел.

Заголовки дел располагаются в описи, как правило, в той же последовательности, в какой они внесены в номенклатуру.

Крайние даты вносятся в опись в том виде, как они были обозначены на обложке единицы

хранения.

-29-

Количество листов вносится в соответствующую графу и равно количеству листов в единице хранения.

В грифе примечание делаются отметки о физическом состоянии документов.

В конце описи, составленной в архиве, пишется итоговая запись. Ее назначение – подведение общего итога о количественном составе единиц хранения, внесенных в опись, года начала и окончания описи. Опись, составленная в делопроизводстве учреждения, заканчивается завершительной надписью. Завершительная надпись подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и удостоверяется печатью учреждения.

В начале нового года работники делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении обязаны привести в порядок дела, законченные делопроизводством в минувшем

году. И подготовить их к дальнейшему хранению. Дела разбираются по срокам хранения, определение какие описи составлять и на какие материалы. После этого проводится экспертиза

ценности дел, их оформление и составление описей.

Комплекс дел одного структурного подразделения делится на группы: дела постоянного хранения, долговечного хранения, временного хранения. В ряде учреждений эти группы дробятся. Из числа дел постоянного хранения в самостоятельные группы могут быть выделены дела по личному составу, а также специальная документация, присущая конкретному учреждению (отчеты по научным темам, дипломные проекты и т.п.). Из числа дел временного хранения выделяются дела общего делопроизводства, срок хранения которых свыше 10 лет.

Из общего объема документации по кадрам выделяются личные дела или личные карточки. Личные дела некоторых категорий работников (научные сотрудники) хранятся постоянно. ЕГСД предусматривает возможность включения этих личных дел, законченных делопроизводством, в общую опись дел постоянного хранения по согласованию с архивным учреждением.

Таким образом, параллельно можно составлять самостоятельные группы на три описи дел постоянного хранения (на дела общего делопроизводства, не специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения – свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо

описи специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.

Составление описи структурных подразделений с временными номерами дел представляются в архив учреждения для сведения годового раздела описи по учреждению. Долее описи одного структурного подразделения, или сведенные в годовой раздел, передаются одному из членов ЭК учреждения для просмотра всех материалов структурного подразделения и определения проведения правильности ЭЦД. После завершения ЭЦД за данный год по всему учреждению и одобрения описей ЭК готовится годовой раздел описи для представления на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Описи должны представляется на рассмотрение ЭПК не позднее чем через год после окончания делопроизводством.

-30 -

Архивная опись состоит из двух частей: