Форма описи страхового фонда

И в книге, и в описи делаются итоговые записи. Опись рассматривается и одобряется ЭК организации, утверждается ЭПК архивного учреждения, а потом – руководителем организации.

- 39 -

Тема 2.7. Проверка наличия и состояние документов.

В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, числящихся по описи, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выявляются учетно-справочный аппарат.

В ГА проверка наличия и состояния дел является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в ГА делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащиеся наиболее ценные, а, следовательно, наиболее интенсивно использующиеся, документы, подвергаются проверки наличия один раз в 10 лет, а ОЦД – раз в 5 лет, 2-ой и 3-ей – в 1 15 лет. Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в ГА и ВА в принципе одинакова, хотя эта работа в ГА наиболее сложна и объемна.

Проверка наличия и состояния документов в ВА проводится также по плану: дела постоянного хранения проводится не реже одного раза в пять лет и перед передачей на госхранение, в дела по личному составу и долговечного хранения (свыше 10 лет) – не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводится единовременный в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавший эвакуацию дел или доступ в хранилищах посторонних лиц; при смене заведующего архива или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения.

Проверка наличия документов проводится работниками архива по комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (по каждому фонду отдельно).

После утверждения акта проверки наличия и составления дел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов. Проверка проводится путем сверки описательных статей в описи с описанием дел на обложках: шифра дела, название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов.

Дела выданные на временное пользование, проверяются по книге и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел проверяется путем их просмотра. Все

обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документы, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезоинтировать работников архива в будущем.

В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливается следующее: количество

-40-

листов, числящих по описи и оказавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество

итоговых записей (учет литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, требующих дезинфекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетение или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенных в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год, и было включено в опись по году заведения, а по году окончания).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру материалов, необходимо подробно ознакомится с документами дела фонда (акты о передачи дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратится к по фондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить какие-либо частей фонда.

Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой – дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первым проверяющий рассматривает листы дела, устанавливает соответствие документов

заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или

отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номера дела в соответствующие графы листа проверки.

Записи в листе проверки ведется по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начитывается с нового листа. Так легче подводить итог, находить ошибки, вносить исправления после выявления неточности.

Общие замечания об условиях хранения, о составлении материалов данного комплекса и предложения можно записать в конце листа.

При проведении проверки наличия следует сохранять порядок расположения дел в стеллажах, в коробках, связках: подкладывать на соответствующие места обнаруженные в ходе проверки, неправильно подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист

проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов; изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ. Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся в конце фонда по категории дел.

Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как некоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не были зашифрованы. Все эти вопросы выясняются

- 41-

в ходе розыска необнаруженных дел.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там, в порядке номеров фонда, описей, дел.