Закрытие выставки и послевыставочный период

Как уже было сказано выше, дирекция контролирует ход вы­полнения программы выставки и подводит предварительные итоги ее реализации в канун закрытия. Завершение работы выставки кон­статируется церемонией ее официального закрытия. Порядок офи­циального закрытия выставки и место церемонии определяются и объявляются накануне. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:
1. Выступление председателя оргкомитета с объявлением пред­варительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.
2. Награждение участников выставки.
3.Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспо­зиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.

Закрытие выставки обычно объявляется во второй половине дня. Ликвидация экспозиций и вывоз выставочных материалов осуществляется самими экспонентами. Они же осуществляют соб­ственными силами возврат тары и упаковки со склада, нанимая подсобных рабочих или привлекая для этого стендистов. Дирекция может оказывать экспонентам транспортно-экспедиторскую и та­моженную помощь при вывозе выставочных грузов. Но прямая обязанность дирекции выставки — организация пропускного режи­ма для выноса материальных ценностей, контроль и учет вывоза выставочных грузов и материалов. Она же устанавливает режим ра­боты охраны и службы безопасности. Во избежание столпотворения и суеты в павильоне, скопления погрузочных и транспортных средств перед павильоном желательно разработать специальный график погрузочных работ.

По мере ликвидации экспозиций и выезда экспонентов на­чинается демонтаж выставки, разборка выставочных конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ — приведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.

После демонтажа выставки, оставшееся оборудование и мате­риалы, пригодные для повторного использования, складируются, а непригодные для восстановления конструкции и отходы производ­ства списываются по акту и передаются на утилизацию. В течение двух-трех дней помещение выставки приводится в первоначальный вид. В один из ближайших дней проводится итоговое заседание оргкомитета выставки. Председатель оргкомитета сообщает предва­рительные результаты проведения выставки, анализирует успехи и просчеты, доводит до сведения информацию о полученных рекла­мациях, предложениях и рекомендациях по проведению последую­щих выставок.

Тщательный анализ результатов проведенных выставок — залог успешного развития выставочной организации и база для улучше­ния организации последующих выставок. Для проведения качест­венного анализа результатов очень важно организовать сбор и обобщение материалов по результатам работы всех служб выставки. Поэтому все выставочные службы должны иметь инструкцию о по­рядке сбора информации и типовые формы отчетов. Свои формы отчетов устанавливаются для начальников разделов, методистов, руководителей конкурсных и экспертных групп, НТЦ, коммерче­ского и справочно-информационного центров, бухгалтерии, отдела снабжения, служб охраны выставки. Форма и требования к сводно­му отчету разрабатываются дирекцией выставки по согласованию с оргкомитетом. Каждый отчет должен иметь статистические данные, аналитический раздел, оценку результатов, предложения по совер­шенствованию работ на данном участке. Сводный отчет о выставке должен содержать оценку успеха выставки и эффективности затра­ченных средств и усилий, выводы, рекомендации и предложения по проведению последующих выставок. Это важнейшие составные час­ти отчета по организации и проведению выставочно-ярмарочного мероприятия.

Организация работ в после выставочный период включает:
1) окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчи­ками, кредиторами и участниками выставки;
2) списание затрат по выставке;
3) систематизацию документации и анализ расходов и доходов;
4) подведение окончательных итогов выставки;
5) оценку эффективности мероприятия в целом;
6) подготовку отчета о проведении мероприятия;
7)подготовку приказа по итогам ее проведения.

Но и после этого работа продолжается. Появляются новые планы и заботы. Продолжается поиск новых путей повышения качества и уровня выставочных программ, улучшения организа­ции и эффективности выставочного дела. Здесь имеет важное значение выбор методики анализа и оценки эффективности вы­ставочного мероприятия. Существует ряд совершенно разных мнений о возможностях и способах оценки отдельных аспектов выставочной деятельности, а также о формах и критериях ее ин­тегральной оценки. Более или менее разработаны способы оцен­ки частных показателей и критериев, способствующих объектив­ной квалификации успеха или неудачи выставочного мероприя­тия. К ним, прежде всего, относят все виды прямого результата (эффекта) выставки:
• показатели экономической эффективности выставочного ме­роприятия, рассчитываемые на базе данных о доходах (при­были) и затратах;
• показатели коммерческой эффективности, выражаемые соот­ношением объемов заключенных договоров и затрат на под­готовку и проведение выставки;
• показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализован­ных задач.

Существенным достижением последнего времени является раз­работка Лондонской школой бизнеса по заданию Союза междуна­родных ярмарок (UFI) системы оценки косвенных (вторичных) эффектов выставок. Замеры влияния крупнейших выставок на го­родскую инфраструктуру, проведенные в 35 городах Европы, пока­зали, что в период проведения таких выставок товарооборот в тор­говле, общественном питании, гостиничном хозяйстве и на общест­венном транспорте города возрастает в 1,4 — 1,7 раза, и, соответст­венно, увеличиваются налоговые отчисления в бюджет города. Трудноразрешимой задачей остается определение комплексного эффекта (или интегральной эффективности) проведенного меро­приятия. Пока не удается привести к единой размерности различ­ные экономические и внеэкономические результаты выставки и суммировать их в единый интегральный эффект.

Сегодня среди обилия всевозможных предложений во всех сегментах рынка без рекламы невозможно популяризировать продукт компании и обеспечить спрос на него среди покупателей. Даже небольшие компании сегодня уделяют большое внимание продвижению своего товара. Безусловно, реклама начинается с бренда. Он становится первой ласточкой, достигающей потребителя и закладывающей образ о фирме в его памяти. В наши дниуслуги по созданию логотипов компаний и фирм становятся все более востребованными на рынке. Кроме того, для максимального эффекта необходим не только логотип, но и фирменный стиль, формирующий деловой имидж компании. Цена создания логотипа в комплексе с фирменным стилем, как правило, бывает дешевле и полностью себя оправдывает, повышая эффективность бизнеса и конкурентоспособность компании на рынке.

Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов

В целях выявления наивысших научно-технических достиже­ний, лучших образцов оборудования, техники и товаров народного потребления, а также для поощрения экспонентов в соответствии с утвержденной программой выставки проводятся различные смотры-конкурсы с. обязательным награждением наиболее отличившихся участников или лучших образцов товаров и услуг, представленных в экспозициях. Проводимые в рамках выставки смотры-конкурсы лучших экспонатов, конкурсы на лучшую организацию экспозиций, рекламной работы регулируются специально разрабатываемыми положениями о конкурсах, награждениях и поощрениях участников выставки.

Идеологию смотра конкурса и положение о порядке его про­ведения определяет и утверждает оргкомитет выставки. Для орга­низации смотров-конкурсов создаются конкурсные комиссии и экспертные группы, в состав которых включаются специалисты-эксперты по определенным проблемам. Работа жюри, конкурсных комиссий и экспертных групп заключается в изучении выставлен­ных образцов, в отборе претендентов на награды и составлении их перечней по различным разделам конкурса или номинациям. Жю­ри и экспертные группы на своих заседаниях рассматривают по­ступившие предложения и обоснования в пользу выявленных высших научно-технических достижений, новых технологий и ноу-хау; обсуждают различные точки зрения и аргументацию, и голосованием устанавливают категорию лидерства и тип награды участнику конкурса. Номинации и виды наград устанавливаются условиями конкурса (см. прил. 5). По давней традиции в качестве наград выставки организациям вручаются дипломы и грамоты, а персонально участникам выставки и разработчикам экспонатов — медали, почетные грамоты, денежные премии, и поощрительные подарки. Все чаще на выставках устраиваются конкурсы лучших рекламных материалов, каталогов и проспектов. Все чаще устраи­ваются смотры-конкурсы оформления выставочных стендов и экспозиций.

Решение жюри конкурса по наградам передается в оргкоми­тет выставки на утверждение. После утверждения списков награ­жденных оргкомитет возвращает их в конкурсную комиссию для оформления наградной документации. По оформлении наград­ной документации конкурсная комиссия (жюри) организует вру­чение наград на выставке. Обычно это делается в торжественной обстановке в специально предусмотренный день. Сегодня, в силу краткости сроков работы выставок, вручение наград все чаще совмещается с церемонией официального закрытия выставки. Обычно вручает награды по поручению жюри конкурса председа­тель оргкомитета или директор выставки. Перед вручением он делает сообщение о проведенном конкурсе, условиях его прове­дения и категориях установленных наград. Обязательно благода­рит организации, принявшие участие в смотре-конкурсе, и толь­ко после этого переходит к персональному (поименному) вруче­нию медалей, дипломов, грамот и премий представителям фирм и организаций.