Технологии профессионального межличностного общения

Современному специалисту важно владеть многими и столь разными навыками как в сфере эффективной организации современного производства, так и в области понимания и интерпретации особенностей человеческого поведения, поступков, взаимодействия и общения.

Современная психолого-педагогическая наука предлагает несколько практических советов для успешной реализации своих профессиональных компетенций специалистом:

1. Изучайте творческие возможности ваших подчиненных, их интересы и наклонности. Это поможет правильно расставить и более эффективно использовать имеющиеся кадры, создать в коллективе обстановку делового товарищества и взаимопомощи.

2. Четкое распределение обязанностей и формулирование (а виде документов) принципов и методов выполнения определенных видов работ конкретными исполнителями поможет предупредить конфликты. При этом важно регламентировать лишь основополагающие аспекты деятельности, чтобы не лишать подчиненных самостоятельности и не превращать руководство в мелочную опеку. Всех потенциальных сотрудников организации до зачисления на должность следует обязательно ознакомить с этим документом.

3. Добиться от исполнителей четкой и слаженной работы поможет вам авторитет. Многие ошибочно считают, что он автоматически обеспечивается служебным положением. На самом деле последнее лишь дает право завоевать и использовать его. Росту авторитета специалиста в значительной мере способствуют понимание слабостей людей, не мешающим их работе и, напротив, нетерпимость ко всему, что неблагоприятно отражается на ней. Руководитель вправе требовать качественного выполнения заданий. Подчиненные, зная об этой обязанности, могут потерять уважение к руководителю, если работа исполняется плохо.

Несдержанность, грубость и крик в отношениях с подчиненными наносят огромный ущерб авторитету. Развивая в себе чувство самоконтроля эмоций, возможно выработать привычку сдерживаться, не терять самообладания. Еще Гораций заметил, что «гнев есть кратковременное безумие».

4. Руководителю важно давать задания и распоряжения необходимо отдавать в спокойном тоне, сформулировав их четко, полно и конструктивно, чтобы все поняли, что нужно сделать, как это сделать и какой ожидается результат. Плохой руководитель знает, что надо сделать, а хороший показывает, как это сделать.

5. Основой здоровых отношений между руководителем и подчиненным является взаимное уважение. Несправедливость по отношению к подчиненными коллегам, имеющим лучшие способности, ведет к потере уважения и превращению вашей власти из фактической в номинальную. Леонардо да Винчи считал, что «противник, ищущий ваши ошибки, полезнее, чем друг, желающий их скрыть». Человеку важно уметь отыскивать рациональное зерно даже в недоброжелательной критике в его адрес.

6. Обычно сотрудники готовы, не щадя себя, выполнять увлекающие их задания, но стремятся всячески экономить свои усилия, когда работа кажется им неважной или недостойной их. Именно здесь руководителю важно проявить коммуникативную компетентность, убедить подчиненных, показав, как можно сделать даже малозначительную работу важной в глазах подчиненных, поднять ее престиж до уровня престижа работника и выше — в этом искусство, профессионализм руководителя.

Необходимо всячески поддерживать персонал, который активно ищет решение поставленных задач. Руководитель должен способствовать созданию условий, максимально реализующих творческий потенциал персонала и помогать развитию его профессиональных и личностных достоинств, активнее продвигать наиболее перспективных сотрудников.

7. Решая вопрос о назначении, руководителю необходимо помнить, что люди, взятые со стороны, не всегда могут легко вписаться в коллектив, оправдать возлагавшиеся на них надежды. У них заметны хорошие и скрыты плохие стороны, тогда как у сотрудников, работающих в вашей организации, вам уже одинаково видны и те и другие.

Среди работников любого уровня всегда есть люди, которые относятся к делу пассивно, работают малопроизводительно, а то и просто отбывают свое рабочее время. Будучи руководителем, важно реализовывать различные технологии по оптимизации системы трудовой мотивации. Возможно прохладное отношение к работе вызвано:

·чрезмерным вмешательством со стороны непосредственного руководителя;

·отсутствием психологической и организационной поддержки;

·недостатком информации, в том числе о результатах своего труда;

·несоответствием заданий и возможностей;

·сухостью и невниманием руководителя к запросам.

8. За решение определенного вопроса должен отвечать только один человек: если работу выполняют несколько лиц, нужно назначить ответственного.

Работа не будет эффективной, если не оговорены сроки и границы, в которых она должна протекать, сколь бы неприятны эти границы не были. «Полная свобода делать все, что хочешь и как хочешь, — это, в сущности, свобода вообще ничего не делать».

Лучшее — враг хорошего. Следует учесть, что от подчиненных надо требовать выполнения работы в заданный срок. Если не оговаривать сроки, то человек ищет не просто верное, хорошее решение, а наилучшее, что может продолжаться до бесконечности.

Человек — не машина: работа на пониженных мощностях снижает потенциал его ресурсов. Заниженные задания являются немотиваторами персонала. Поэтому лучше давать задания со сжатыми (но реальными) сроками, чем с растянутыми.

Примерно один раз в месяц нужно контролировать исполнительность и степень осознания ответственности персонала строгой ревизией одной из важнейших задач: важна систематическая и своевременная проверку хода выполнения плана. Запоздавшая проверка и корректировка ведут к излишнему расходованию сил и средств.

Непременное условие успеха любого мероприятия — поощрение за успешную работу и взыскания за упущения и недоработки. При этом и наказания, и поощрения должны быть соразмерны действиям работников и следовать непосредственно за ними.

Выбор воспитательных средств велик, мы же часто применяем лишь немногие привычные и нравящиеся нам:

· поощрения: поздравление с успехом; благодарность за своевременную и точную работу; признание явного повышения деловой квалификации работника по сравнению с прошлым или с его товарищами; разрешение на кратковременную передышку; снижение активности нагрузки; интересная командировка; предоставление права на самоконтроль; снятие прошлого наказания; денежная премия; повышение по службе;

· наказания: замечание; порицание; публичное осуждение; выговор; депримирование; невыгодное сравнение с другими работниками; лишение некоторых дополнительных благ; отмена юридически необязательных уступок возможность отлучки по личному делу, задержка намеченного продвижения по службе, введение более пунктуальной отчетности и т.п.

Как правило, взыскания и поощрения должны оказывать влияние не только на того, кому они предназначены, но и на весь коллектив, которому должно быть известно, что произошло, причины, приведшие к событию, и оценка его руководством. Однако в отдельных случаях, исходя из отдельного проступка и личности работника, его совершившего, полезнее отчитать сотрудника наедине, чем при всех.

Назначая встречу подчиненным, объясните ее цель заранее. Это им позволит подобрать необходимый материал, а вам поможет лучше решить обсуждаемый вопрос.

Беседа как форма профессиональной межличностной коммуникации

Ведение беседы — это целое искусство. Беседуя с сотрудником, руководитель не должен позволять себе просматривать не касающиеся беседы бумаги, не извинившись перед собеседником, многократно вызывать секретаря и давать ему не относящиеся к обсуждаемому вопросу указания; отрешенно смотреть в окно; барабанить пальцами по столу, выражая нетерпение.

а) тон беседы должен быть деловым, что быстро создает атмосферу взаимного доверия. Пунктуальность укрепляет доверительную атмосферу, причем пунктуальность обоих собеседников. Человек, прождавший 15-20 минут в приемной или коридоре, вряд ли будет настроен дружелюбно в начале беседы. Если время приема просрочено, постарайтесь предупредить ожидающего о непредвиденной задержке и попросить его подождать, указав время с небольшим запасом (минут 5-10);

б) перед началом беседы рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы;

в) первое слово — за вашим собеседником, знаком он вам или не знаком;

г) мало что оказывается столь пагубным для беседы, как безудержная категоричность суждений;

д) в процессе беседы всегда надо последовательно проводить основную мысль;

е) слушая собеседника, заставьте себя забыть личные предубеждения и расположение; не торопитесь с заключением и строго проводите различие между фактом и мнением;

д) в беседе решение всегда должно следовать за обсуждением, так как в ином случае ваш собеседник вместо изложения своих идей начнет критиковать вас или будет безучастно со всем соглашаться.

Искусство ведения деловой беседы зависит также от умения слушать собеседника. Умение внимательно и эффективно слушать достигается длительными тренировками, во время которых рекомендуется забыть о личных предубеждениях, не торопиться с выводами и заключениями, постоянно проводить различие между фактом и мнением. Одна из американских методик рекомендует:

· слушай со вниманием;

· слушай — не болтай;

· слушай, что человек может сказать, не может сказать, не хочет сказать.

Современная психолого-педагогическая практика предлагает применять технологии эффективного слушания и понимания партнера, рекомендующие, в частности:

· принять активную позу. Специалисты считают, что правильная посадка тела помогает создать нам умственную сосредоточенность и, наоборот, когда мы расслабляем тело, то же самое испытывает наш мозг;

· сосредоточить взгляд на партнере по взаимодействию;

· поддерживать устойчивое внимание к партнеру;

· логически планировать процесс слушания. «Мысленное опережение» речи собеседника или оратора является не только одним из средств настройки на одну с ним волну, но и хорошим методом запоминания речи;

· преждевременно не оценивать беседу или выступление.

Залогом всех успехов в деловых контактах является самая обычная вежливость. Именно она создает с первых же минут ту атмосферу, в которой только и возможно найти согласие с вашими собеседниками.

Заключении определим группы техник ведения беседы, а) не способствующих пониманию партнера; б) промежуточные техники; в) способствующие пониманию партнера.

Техники ведения беседы, которые не способствуют пониманию партнера

1. Негативная оценка – в беседе мы сопровождаем высказывания партнера репликами вроде: «глупости ты говоришь…», «я бы мог вам объяснить, но думаю, ты не поймешь…».

2. Игнорирование – мы не принимаем во внимание того, что говорит партнер, пренебрегаем его высказываниями.

3. Эгоцентризм – мы пытаемся найти у партнера понимание только тех проблем, которые волнуют нас самих.

Промежуточные техники ведения беседы

1. Вы спрашиваете – мы задаем партнеру вопрос за вопросом. Явно стараясь разузнать что-то, но не объясняем ему своих целей.

2. Замечания о ходе беседы – мы вставляем высказывания типа: «пора приступить к предмету разговора…», «мы несколько отвлеклись от темы…», «давайте вернемся к цели разговора…».

3. Поддакивание – мы сопровождаем высказывания партнера такими реакциями, как «да-да…», «угу…».

Техники ведения беседы, которые способствуют пониманию партнера

1. Вербализация – проговаривание. Мы дословно повторяем высказывания партнера. При этом можно начать с вводной фразы: «как я вас понял, …», «по вашему мнению, …», «вы считаете, что …».

2. Вербализация – перефразирование. Мы воспроизводим высказывания партнера в сокращенном виде: «вашими основными идеями, как я понял, являются …», «ты считаешь, что …».

3. Вербализация – интерпретация и развитие идеи. Мы делаем некоторые выводы из высказываний партера: «исходя из того, что вы сказали …», «вы так считаете, видимо, потому что …».

Итак, очень часто лучшее, что мы можем сделать для человека – это выслушать его, понять и принять, не осуждая и не оценивая.