Проектирование

1) определение целей;

2) поиск или создание повода;

3) определение формата;

4) создание концепции события;

Формирование бюджета.

Цель

Особое внимание нужно уделить моменту, связанному с поставкой целей мероприятия! Событие – это мероприятие, которое имеет четкие цели!
При этом, событие должно быть многоцелевым, т.е. иметь, как минимум, 2 цели: внешнюю и внутреннюю.

Внешние цели (позиционирование организации, популяризация организации и пр.).

Внутренние цели (конкретные «выгоды», желательно, выраженные в цифрах, например, привлечь в организацию 100 новых членов и т.п.). Конкретные цифры крайне важны для этапа подведения итогов!

Повод

Цель события тесно связана с поводом для его проведения. Причем, в этом «тандеме», последовательность определения цели или повода может быть различной. То есть, первой может быть цель, под которую ищется повод, или под имеющийся (найденный) повод продумываются цели.

Поводом для события может послужить что угодно. На самом деле – мы просто окружены поводами для событий. И если вы оглянетесь вокруг и посмотрите на мир глазами организатора СОБЫТИЙ, то вы увидите, что все, что нас окружает, является поводами для отдельных событий или комплекса событий.

праздник

Чаще всего организаторы используют календарные, профессиональные, национальные, религиозные и другие праздники, различные «круглые даты» или дни рождений известных деятелей культуры, науки, политики и пр.

проблема

Помимо этого, поводом для мероприятия может служить какая-то проблема (на уровне области, города, организации и пр.), требующая разрешения.

задача

Поводом для события может быть и плановая задача (провести выборы председателя организации, конференцию, сбор актива и пр.).

В общем, профессионализм организатора, в том числе, проявляется и в умении использовать любой из поводов для создания события.

Формат

Выбор формата зависит от целей мероприятия, аудитории, задействованной в мероприятии, времени проведения мероприятия (времени суток и времени года), финансовых, пространственных и иных условий, а так же целого ряда других факторов.

В наиболее общем смысле, форматы событий могут быть сгруппированы по следующему принципу:

1) Деловые события (включает в себя презентационные, развивающие, обучающие, познавательные события и т.п.)

Съезд, Форум, Конференция, Семинар, Тренинг, Диспут, Круглый стол, День открытых дверей, Выставка, Презентация, Ярмарка, Экскурсия, Интеллектуальный ринг и т.п.

2) Развлекательные события (включает в себя шоу-программы, спортивные соревнования, мотивационные программы, события для отдыха и т.п.)

Талант-шоу, Концерт, Дискотека, Пикник, Квартирник, Флэш-моб, Фэст, Олимпийские игры, Веселые эстафеты, Турниры по отдельным видам спорта и т.п.

Особенности:

1. Каждый из этих форматов может быть реализован как в классическом (общепринятом, традиционном) варианте, так и в оригинальной версии. Например, альтернативой классической конференции может быть веб-конференция и т.д.

2. Часто форматы события совмещаются. В деловые добавляют элементы развлекательных и наоборот. По большому счету, в любом событии есть элементы из двух типов форматов событий!