Создание сводных таблиц

Для создания сводных таблиц можно использовать различные источники данных. Необходимым условием для создания сводной таблицы является наличие одной или нескольких таблиц, содержащих заголовки столбцов. Заголовки столбцов служат для создания в них полей данных.

На рабочем листе создадим следующую таблицу 5.

5. Продажа автомобилей

Продавец	Марка	Год выпуска	Оборот	Дата
Иванов	Таврия		620 500,00р.	12.04.2008
Марков	Мерседес		490 000,00р.	13.04.2008
Самойленко	Вольво		340 000,00р.	14.04.2008
Опришко	Мазда		670 000,00р.	11.04.2008
Клименко	Опель		380 000,00р.	12.04.2008
Иванов	Пежо		600 000,00р.	17.04.2008
Опришко	Рено		320 000,00р.	18.04.2008
Самойленко	Хонда		510 000,00р.	11.04.2008
Клименко	Форд		420 000,00р.	14.04.2008
Иванов	Фиат		300 000,00р.	15.04.2008
Марков	Тайота		850 000,00р.	13.04.2008
Опришко	Ауди		630 000,00р.	16.04.2008

Для построения и модификации сводной таблицы используется Мастер сводныхтаблиц, вызываемый с помощью пункта меню Данные - Сводная таблица. Мастер предоставляет ряд окон диалога, в которых пользователь, выбирая те или иные предложенные варианты, шаг за шагом создает сводную таблицу.

Если выполнить эту команду, то появится первое из трех диалоговых окон (рис. 1). На этом этапе определяется источник данных.

В первом окне Мастера сводных таблиц под заголовком " Создатьтаблицу на основе данных, находящихся:" надо указать источник данных для создания сводной таблицы.

Создать сводную таблицу можно на основе данных, находящихся в одном из 4 источников, которые выбираются при помощи переключателей.

1. В списке или базе данных Microsoft Office Excel. Под списком понимается таблица, имеющая заголовки столбцов только в одной первой строке. Если список содержит общие и промежуточные итоги, их требуется удалить, чтобы не включать в сводную таблицу.

2. Во внешнем источнике данных, которым может быть база данных, текстовый файл или любой другой источник, кроме книги Microsoft Excel.

3. В нескольких диапазонах консолидации, т.е. в нескольких областях одного или более листов Excel. При этом списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов.

4. В другой сводной таблице или сводной диаграмме, которую можно использовать для создания на ее основе новой сводной таблицы. Новая сводная таблица будет связана с теми же исходными данными. При обновлении данных сводной таблицы - источника, другая сводная таблица также обновляется.

Первоначально активизирован наиболее распространенный вариант использования списков при построении сводной таблицы. Выбрать другой источник можно, сделав активным соответствующий переключатель. В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы.

Мы рассмотрим первый вариант: построение сводной таблицы на основании списка расположенного на рабочем листе.

Кроме того, при помощи переключателей под заголовком "Вид создаваемого отчета:" можно задать вид сводной таблицы: просто сводная таблица или сводная диаграмма со сводной таблицей. В нашем случае выберем «сводная таблица» и нажмем кнопку " Далее ".

На экране появится второе окно Мастера сводных таблиц. На этом шаге необходимо указать диапазон, содержащий данные, по которым будет строиться сводная таблица. Если источник данных находится в другой рабочей книге, то необходимо воспользоваться кнопкой " Обзор ".

Если перед выбором команды Данные/Сводная таблица, текущая ячейка находилась в списке и список оформлен в соответствии с правилами, Excel выделит весь список и сам сформирует диапазон ячеек. В противном случае необходимо его задать самостоятельно.

После ввода ссылки на диапазон данных следует нажать кнопку " Далее ". На экране появится третье окно Мастера сводных таблиц

Третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц служит для выбора местоположения таблицы.

Первоначально нажмем кнопку " Макет …". На экране отобразится окно «Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет».

Каждая область макета, куда размещаются поля исходной таблицы, имеет свое назначение, определяющее внешний вид сводной таблицы и ее функции:

Строка - поля этой области формируют заголовки строк таблицы; если таких полей несколько, то они размещаются в макете сверху вниз;

Столбец - поля в этой области формируют заголовки столбцов сводной таблицы; если таких полей несколько, то они в макете размещаются слева направо;

Страница - поля в этой области выступают в качестве фильтров и позволяют просматривать данные сводной таблицы. Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков страниц. Эта область может оставаться незаполненной.

Данные - обязательно определяемая область для размещения полей, по которым подводятся итоги, согласно выбранной итоговой функции; По умолчанию Мастер сводных таблиц применит функцию СУММ, если поле содержит числовые значения, и функцию СЧЁТ — если поле содержит нечисловые значения.

Вернемся к нашему примеру. Поле Продавец переместим в область полей страниц. Имена продавцов будут находиться в поле списка. Для отображения на экране данных о каком-либо продавце нужно будет выбрать его имя в списке.

Размещение других полей данных зависит от задач, решаемых с помощью сводной таблицы. Предположим, что нас интересует в первую очередь показатели оборота. В этом случае их следует разместить в поле Данные. При этом значения будут автоматически просуммированы. Поля Дата и Марка поместим в область полей строк, а поле Год выпуска – в область полей столбцов. Нажав кнопку ОК, мы завершим создание макета и вернемся к третьему окну Мастера сводных таблиц.

Для изменения параметров сводной таблицы необходимо нажать на кнопку Параметры, на экране отобразится окно " Параметры сводной таблицы" Как правило, те значения параметров, которые установлены по умолчанию, и являются оптимальными, и их не надо изменять.

.

В окне, под полем " Имя ", в которое вводится имя сводной таблицы, находятся две группы параметров - " Формат " и " Данные ". В первой области устанавливаются параметры форматирования и вид сводной таблицы, а во второй – параметры источника данных сводной таблицы.

Нажав кнопку " ОК ", вернемся вновь к третьему шагу Мастера сводных таблиц.

В группе "Поместить таблицу в:" имеется два переключателя - " новыйлист " и " существующий лист ", при помощи которых мы можем управлять размещением сводной таблицы. В нашем примере выберем 1-й вариант. Для завершения создания сводной таблицы щелкните на кнопке Готово. В результате наших действий будет построена сводная таблица.