Правила написания

Письма должны быть ясными, краткими и вежливыми.

Первые два условия взаимосвязаны. Очень важно, чтобы основная мысль письма была изложена чётко и ясно, и не может быть истолкована получателем письма как-то иначе.

Деловое письмо - это, прежде всего, стиль. Этот стиль поддерживается при помощи фраз-клише, Они должны присутствовать в деловых письмах, но не следует увлекаться их использованием. Употебляйте простые слова/выражения, если они имеют то же значение, вместо высокопарных и стереотипных, конкретные вместо абстрактных. Чем проще вы говорите, тем быстрее вас поймут.

Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received".

Краткое письмо не должно быть коротким. Пусть письмо содержит необходимую информацию, но не увлекайтесь пустословием. Каждая фраза должна работать. Вы добьётесь краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Используя недлинные предложения, вы сможете избежать грамматических, орфографических и синтаксических ошибок. А неграмотность в деловом мире могут принять за небрежность и невежливость.

Чтение делового письма также требует некоторого усилия, ведь читателю необходимо полностью вникнуть в смысл написанного, так как речь касается дела, бизнеса и … денег. Трудно читать и осмысливать подобный текст, если он идёт одним блоком, без должного деления на абзацы. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста, и задаёт всему процессу ритм.

Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку. Не надо забывать про вежливость даже тогда, когда вы очень недовольны кем-то или чем-то. Не показывайте своего гнева и недовольства, будьте дипломатичны - вашему делу это пойдёт только на пользу.

Практически любое деловое письмо прзвано убедить читателя воспользоваться вашими услугами, то есть принести вам прибыль. Для этого нужно посмотреть на ситуацию с точки зрения читателя, вашего потенциального клиента. Нужно понять, что он хочет и какие у него проблемы. Как бы красиво и интересно вы ни написали про ваше предложение, необходимо понимать, что другому человеку это совсем не интересно. В деловом письме должно быть много "ВЫ" и совсем мало "Я" и "МЫ"!

This will save your time and money and help you effectively lose weight.

Представьте себе такое письмо, которое хотели бы получить вы, будь вы этим читателем. Сравним два варианта первого предложения письма:

Dear Mr. Brown,
We are sorry to inform you that you have forgotten to prolong the subscription to our technical services.

Dear Mr. Brown,
We are sorry about not reminding you to prolong the subscription to our services.

В первом варианте вы намекаете на ошибку вашего клиента, а во втором вежливо "признаетесь", что сами были не правы. Скорее всего, именно второй вариант устроил бы и вас.

Резюме

1. Ясность, краткость - выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения
2. Нет - сокращениям и сленгу
3. Делите написанное на абзацы
4. Будьте вежливы и дипломатичны
5. Учитывайте позицию адресата

"Шапка" письма

Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

• зарегистрированное название компании
• краткие сведения о характере её деятельности,
• контактная информация.

Часто после заголовка приводится информация, кому должны быть адресованы ответы, например:

In reply please address to the senior manager.
All letters to be addressed to the senior manager.

В названии компаний и фирм часто входят аббревиатуры:

Ltd., Inc. и PLC. Ltd.

limited - это сокращение от limited liability company - общество с ограниченной ответственностью, PLC - public limited liability company. Inc., Corp., - corporation having limited liability.

В адресе вы можете встретить следующие сокращения:

Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов:

Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.

Значение некоторых терминов, аббревиатур и сокращений.
Написание даты. Способы вежливого обращения и прощания.

На бланках большинства компаний непосредственно под "шапкой" даётся ссылка для использования в последующей корреспонденции. Используются следующие виды ссылок:

Your ref.:
Our ref.:
Или Reference: In reply please refer to:

Далее идёт сама ссылка: номер, инициалы, или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию человека и т.д.

Существует несколько способов написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. Варианты написания даты:

10 August 1996
10th August 1996
10th August, 1996
August 10, 1996
August 10th, 1996

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.1996 в Англии обозначает 10 августа 1996 г., а в США 8 октября 1996 г. Лучше придерживаться какого-нибудь одного варианта из первого способа во всех своих письмах.

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия. Например: Mr. J.R. Tolkien, Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien.

Другие формы вежливого обращения:

Mrs. - должностное лицо - замужняя женщина,
Miss - должностное лицо - незамужняя женщина,
Ms. - должностное лицо - женщина, чьё семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs "господа") - используется при адресации к двум или более мужчинам.

Существует множество других форм вежливого обращения. Это учёные и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.

Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:

UA -Украина, RU - Россия, US - США, GB - Великобритания, CA - Канада, FR - Франция, IT - Италия, JP - Япония, G - Германия, DM - Дания.

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес". Письмо адресуется одному человеку (мужчине) - Dear Sir "Уважаемый господин". Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen. Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских - запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames. Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.

Если вы пишите человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith. При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" - Dear Michael. Можно сделать своё обращение ещё более тёплым и душевным: My dear Mr. Smith, My dear Michael.

Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чём пойдёт речь, после вступительного обращения обычно даётся краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения: "Re" - сокращение от латинского выражения "in re" - "по делу"; "Subject" - тема; "Conc" - сокращение от английского "concerning" - касательно. Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997
Subject: labour contract

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.

Обычно объём делового письма не превышает одну страницу. Но, если объём письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

Вступление	Заключение
Dear Sirs, Dear Sir, Dear Sir/Madame	Yours faithfully/ Faithfully yours, We are yours faithfully, We remain yours faithfully
Dear Mr., Dear Mrs., Dear Madam	Yours sincerely, Sincerely yours, Yours very sincerely
Dear Gentlemen: Gentlemen:	Yours truly, Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,
………. (signature)
M. Jay Fox For the Manager

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает "по доверенности, от имени кого-либо":

Sincerely yours,
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: "c.c." - carbon copies (точные копии) или Copy to…

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы ещё кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете "b.c.c." - blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счёт и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: "Enc:", "Encl:" - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение). Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)
Encl.: Insurance certificate (1 copy)

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S. написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д. P.S. состоит из одного (!) предложения.

Информация о порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:

AIR MAIL - авиапочта
By hand - нарочным
Confidential - конфиденциально
Express - экспресс
Please forward - направить дальше
Private - частное
Registered - заказное
Strictly Confidential - строго конфиденциально
To be called for - до востребования
Urgent - срочное