Руководителю. Раздел «Заметки» позволяет

Раздел «Заметки» позволяет:

– организовать базу знаний ваших сотрудников, сделать ее общим ресурсом в командной работе;

– материализовать работу с идеями, задумками, наблюдениями;

– сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.

Правила работы

1. Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

2. Одной мысли должен соответствовать один носитель.

3. Определите «мысленаправления» по приоритетным проблемам.

4. Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости систематизируйте, присваивая категории.

5. Если мысль требует обсуждения, свяжите заметку с контактом нужного человека.

6. Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения.

7. Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки вида заметок.

Руководителю

Пользовательские поля и формы позволяют:

– в малом и среднем бизнесе – построить на базе Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования;

– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами;

– в работе первых лиц организации – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений.

Правила работы

1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся действий.

2. Формализуйте эти процессы в зависимости от их типа в разделах «Календарь», «Задачи» или «Контакты».

3. Создавайте пользовательские поля для контроля элементов процессов.

4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные данные по ключевому слову или по категории.

6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом «закрытые» этапы.

7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

Примеры