Правила работы

1. Фиксируйте контактную информацию сразу.

2. Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства.

3. Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

4. Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов.

5. Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т.д. с соответствующими контактами.

6. Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта.

Руководителю

Электронная почта в Outlook позволяет:

– автоматизировать назначение друг другу встреч и задач;

– более эффективно корректировать взаимные планы и управлять делегированными задачами;

– анализировать переписку с клиентами и партнерами, получать полную историю взаимодействия с ними;

– стандартизировать типовые письма, отправляемые вашим клиентам и контрагентам;

– организовывать автоматизированные голосования по электронной почте.

Правила работы

1. Определите режим проверки почты и ежедневный бюджет времени на работу с ней.

2. Настройте автоматическую фильтрацию почты.

3. Во «Входящих» держите не более 10—15 писем.

4. Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению».

5. Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, сразу помещайте в

папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.

6. Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем пользуйтесь папками поиска.

7. Настройте автоматическое выделение цветом важных входящих сообщений.

8. Определите корпоративные стандарты для почты.

Руководителю

Раздел «Дневник» позволяет:

– узнать, на что вы (и ваши сотрудники) тратите рабочее время;

– реалистично планировать бюджет времени на различные задачи и направления на основе данных хронометража;

– фиксировать любые взаимодействия с клиентом и анализировать расходы времени на них.

Правила работы

1. Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник», используя встроенный секундомер.

2. Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами, но не на внешние дела.

3. Анализируйте полученные данные в Excel.

4. В дальнейшем используйте данные проведенного хронометража.