Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:
1. Правильно і в певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила …
Академія просить …
Ректорат вважає …
Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів.
4. Вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, потрібний для, прошу дозволити, взяти до уваги, взяти за основу тощо.
5. Використовувати синтаксичні конструкції, притаманні офіційно-діловому стилю:
Доводимо до Вашого відома, що ….
Нагадуємо Вам, що, ….
У порядку надання матеріальної допомоги ….
У порядку обміну досвідом ….
У зв’язку з вказівкою ….
Відповідно до попередньої домовленості ….
Відповідно до Вашого прохання ….
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи …
Беручи до уваги …
Розглянувши …
Вважаючи …
7. Уживати синтаксичні конструкції, що відповідають нормам літературної мови.
Правильно | Неправильно |
вжити заходів брати (взяти) участь погодити вплинути порядок денний боротися заходи такі члени групи не можна визнати задовільним незабаром не з’являються на заняття прошу надати мені відпустку треба направити згідно з наказом відповідно до постанови | прийняти заходи прийняти участь здійснити погодження здійснити вплив повістка денна проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи не може бути визнаним задовільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки на заняття прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений згідно наказу відповідно з постановою |
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет –присудок, означення – перед означуваними словами, додатки – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення).
9. Надавати перевагу простим реченням.
10. Щоб не спричинити (і не виявити) гостроту стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:
Ви не відповіли на лист-запит… // Вами ще не дана відповідь на лист-запит….
Якщо потрібно назвати конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму дієслова. Наприклад:
Фірма не гарантує ….
Комісія підтверджує ….
Телевізійне агентство повідомляє ….
11. Вживати інфінітивні конструкції: Створити комісію….
Затвердити пропозицію ….
Надати можливість ….
Попередити правління ….
12. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую …. Пропоную ….
13. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: агропром, техплан, техдокументація, напр.,
р-н, обл.., км, ПАТ, ТМ.
14. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний …, високошановний …, вельмишановний …, високоповажний ….
15. Слід пам’ятати про необхідність вживання при звертанні кличного відмінка. Наприклад:
Пане директоре!
Пані Оксано!
Шановна Ірино Петрівно!
Вельмишановний Вікторе Миколайовичу!
ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ
1. Дайте відповіді на запитання:
1. Який стиль репрезентують ділові папери. Назвіть сферу спілкування, жанри, ознаки та мовні особливості офіційно-ділового стилю.
2. Яка роль ділового мовлення для майбутніх фахівців?
3. За якими ознаками класифікують документи?
4. Які є види документів за призначенням?
5. Розкрийте зміст поняття «реквізит». Назвіть реквізити документа.
6. Розкрийте зміст поняття «формуляр».
7. Назвіть стійкі словосполучення та синтаксичні конструкції, які потрібно вживати у мові ділових паперів.
8. Поміркуйте, яким реченням (за будовою) краще надавати перевагу в діловодстві.
9. З’ясуйте, від якої особи слід викладати текст документів. Наведіть приклади.
2. Продовжіть речення:
1) Постійні реквізити друкуються …
2) Змінні – фіксуються …