Пишите правильно

Когда я был моложе, мне хотелось рассказывать всем обо всем, потому что я считал себя чертовски инте­ресным собеседником.Ответом на это был храп.

Дэвид Духовны

Деловая корреспонденция должна подчиняться определенным требо­ваниям. Целые книги посвящены этой теме, поэтому мы лишь коснемся тех основ, которые потребуются творческому человеку для общения в письменной форме:

Разместите деловое послание на одной странице. Используйте фор­мат "перевернутой пирамиды", написав ключевые положения в начале текста и спускаясь ниже по мере уменьшения важности информации.

Просьба о действии. Расскажите получателю, что нужно сделать, как сделать и когда сделать.

Создайте и храните в своем компьютере шаблоны писем, чтобы вам не приходилось изобретать колесо заново всякий раз, когда потре­буется написать простое письмо. Корректировать готовое всегда легче, чем начинать с нуля.

Не будьте всезнайкой, и не будьте назойливым. Подумайте, преж­де чем написать. Какова ваша цель? Что вы хотите, чтобы сделал полу­чатель? Напрягите ваше левое полушарие, чтобы внести ясность, орга­низовать и дать точное определение вашим мыслям. Не перескакивайте с предмета на предмет, "болтая" о пустяках, — это не поможет вам заво­евать друзей и влиять на людей.

Не полагайтесь на одну орфографическую проверку. Пусть кто-нибудь еще прочтет ваше письмо. Два раза проверьте написание имен, должностей и титулов, номеров. Слабые орфография и грамматика оставят у читателя слабое впечатление о вас, вашей продукции и идее, которую вы пытаетесь воплотить.

Школа ударов судьбы 157

Используйте широкие поля и ясный шрифт, а также двойной меж­строчный интервал. Сделайте так, чтобы получателю было легко отве­тить вам: включите в "комплект" конверт с вашим адресом и почтовой маркой, ваш телефонный номер и электронный адрес.

Поставьте на конверте печать "Срочно" или "Конфиденциально", если это уместно.

Держите под рукой почтовые открытки для срочных записок. С по­всеместным распространением компьютеров написанные от руки запис­ки оказывают теперь сильное воздействие на адресата.

Если вы пишете жалобу или составляете претензию, выразите суть дела, опишите детали, попросите что-то, если в этом ваша цель. Я хочу, чтобы мне вернули мои деньги, выдали канцелярские принадлежности на три месяца, извинились передо мной и т.д. В противном случае напи­сание письма-жалобы будет лишь пустой тратой времени.

P.S. Делайте постскриптумы! Люди читают и запоминают их.