Учет депеш

930. Каждое учреждение международного почтового обмена ведет учет исходящих, входящих и транзитных депеш

Учет каждого вида депеш ведется в отдельных специальных журналах в электронном виде.

931. В журнале учета исходящих депеш депеши записываются по учреждениям обмена назначения в алфавитном порядке, а также по датам отправки и номерам депеш.

932. Учет входящих депеш ведется аналогично учету исходящих депеш; депеши записываются по видам почты и учреждениям обмена иностранных Почтовых администраций, откуда поступают депеши.

Если входящие депеши поступают не в порядке нумерации, то в журнале оставляется место для записи неполученных депеш, а отправляющему учреждению обмена направляется поверочное уведомление CN 43 (СР78).

933. Для учета транзитных депеш ведется специальный журнал по видам почты и учреждениям обмена, отправляющим депеши. В журнале указываются номер депеши, учреждение назначения, количество мешков в депеше (количество посылок для депеш с наземными посылками), общий вес брутто.

Направление депеш

934. Депеши направляются согласно планам направления соответственно авиа и наземной письменной корреспонденции, авиа и наземной посылочной почты.

Если депеша состоит из нескольких мешков, то мешки не должны отделяться друг от друга и должны отправляться одним и тем же транспортом.

Передача депеш

935. Передача депеш между двумя соответствующими учреждениями обмена производится по накладным CN 37 (для наземных депеш), CN 41 для депеш с наземной почтой, перевозимой воздушным путем (S.A.L.), CN 38 для авиа депеш.

Наземные депеши

936. Накладные CN 37 составляются отдельно для депеш с письменной корреспонденцией и посылочной почтой.

937. К накладной CN 37 приписываются сначала депеши собственного формирования, затем транзитные депеши. Накладные СN 37 составляются в учреждениях обмена в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр остается в документах цеха (участка), где составлена накладная. Третий экземпляр передается таможне, второй экземпляр с распиской работников почтового вагона, принадлежащего иностранной Почтовой администрации, или распиской учреждения обмена иностранной Почтовой администрации подшивается в документы цеха (участка), производившего обмен почты (обмена почты или линейного). Первый экземпляр с отметкой таможни “Выпуск дазволены” направляется вместе с почтой.

Авиадепеши и наземные депеши, перевозимые воздушным путем (S.A.L)

938. Авиадепеши приписываются к накладным сдачи CN 38, наземные депеши, перевозимые воздушным путем (S.A.L), приписываются к накладным сдачи CN 41. Эти накладные выписываются в 7 экземплярах, если депеши следуют без перегрузки, и в 7 экземплярах плюс 1 экземпляр для каждого аэропорта перегрузки.

939. Накладные сдачи CN 38 и CN 41 распределяются следующим образом:

- седьмой экземпляр остается в документах цеха, составившего накладную;

- шестой экземпляр передается таможне;

- пятый экземпляр с распиской работников наземной службы аэропорта остается в документах отправляющего участка (АОПП);

- третий и четвертый экземпляры остаются в аэропорту погрузки депеши;

- второй и первый экземпляры с отметкой таможни “Выпуск дазволены” вкладываются в конверт CN 45 и перевозятся до аэропорта назначения на борту самолета.

940. По прибытии в аэропорт назначения первый экземпляр с распиской о сдаче депеш остается у авиакомпании, перевозившей депеши, а второй экземпляр следует с почтой до учреждения почтового обмена, которому адресована накладная.

941. Если почта следует с перегрузкой, то дополнительные экземпляры накладных CN 38 и CN 41 передаются вместе со вторым экземпляром наземным службам аэропортов, осуществляющих перегрузку.

Депеши должны сдаваться в хорошем состоянии, однако не может быть отказано в приеме депеши по причине ее повреждения или расхищения.

942. На внутренних этапах учреждения обмена международная почта передается по накладной сдачи ф.16 (карте отправки ф. ПС 16), к которой приписываются международные мешки и посылки, следующие вне емкостей, а также накладные сдачи CN 37, CN 38, CN 41.

943. Пункты обмена, осуществляющие обмен почты с почтовыми вагонами и автотранспортом иностранных Почтовых администраций, получают почту из учреждений международного почтового обмена по накладным сдачи ф.16 (картам отправки ф. ПС16), к которым приписаны международные мешки и сопровождающие их накладные CN 37. Пункты обмена составляют накладные сдачи CN 37 в 2-х экземплярах, которые адресуются почтовым вагонам иностранной Почтовой администрации. К этим накладным приписываются депеши, как с письменной корреспонденцией, так и с посылочной почтой.

944. На втором экземпляре накладной сдачи CN 37 учиняется расписка, первый экземпляр следует с почтой в учреждение обмена иностранного государства вместе с первым экземпляром накладной CN 37, выписанной учреждением обмена, сформировавшим депеши.

945. Входящую или транзитную почту из почтового вагона иностранной Почтовой администрации специализированное учреждение обмена получает по накладным сдачи CN 37, под расписку на втором экземпляре.

946. Первый экземпляр полученной из почтового вагона накладной остается в документах цеха обработки и обмена почты (рабочее место PI 8 учреждения международного почтового обмена), входящие международные мешки приписываются к накладным сдачи ф. 16 (картам отправки ф. ПС 16) и отправляются по назначению в учреждение обмена с полной обработкой.