Облік розрахунків з підзвітними особами

Як відомо, більшість розрахунків бюджетні організації здійсню­ють у безготівковій формі. У той же час є такі витрати, які з різних причин не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків. У таких випадках їх здійснюють готівкою безпосередньо з каси уста­нови або через підзвітних осіб.

Підзвітними особами можуть бути лише працівники установи, яким видаються аванси на здійснення деяких господарських витрат, на відрядження та наукові експедиції.

Готівка видається під звіт з каси установи з дозволу керівника установи і головного бухгалтера і лише на цілі, передбачені кошто­рисом, та в межах сум, отриманих на вказані цілі з рахунка у банку (казначействі), і лише у разі відсутності заборгованості підзвітної особи за раніше отримані аванси.

Розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отримані кошти не пізніше наступного робочого дня після їх отримання. У противному разі ви­дана під звіт готівка, але не витрачена та не підтверджена авансовим звітом і не повернена до каси установи, наступного дня після закін­чення зазначеного терміну включається розрахункове до суми фак­тичного залишку грошей у касі на кінець дня, який порівнюється з встановленим лімітом.

На службові відрядження аванс видається з розрахунку витрат, необхідних відрядженому на оплату вартості проїзду до місця відряд­ження і назад, добових та наймання житла. Порядок оплати службо­вих відряджень регулюється «Інструкцією про службові відряджен­ня в межах України та за кордон.

Термін відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кор­дон — 60. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження про дату вибуття та при­буття до місця постійної роботи. При цьому датою повернення вва­жається день прибуття транспортного засобу до місця постійної ро­боти.

Для державних службовців та працівників установ, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних асигнувань, при відрядженні за кордон встановлені граничні норми добових та відшко­дування витрат на наймання житлового приміщення залежно від країни відрядження.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відряджен­ня з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіналі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, ра­хунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлен­ня звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Пере­вірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження ке­рівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту.

У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахувати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з до­триманням вимог чинного законодавства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного рахунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субрахунку обліко­вують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформля­ються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 2).

Зазначені господарські операції відображають у «Меморіаль­ному ордері № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т.ф. № 386 (бюджет), записи в якому здійсню­ють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналі­тичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітно­го періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повто­рюватися у накопичувальній відомості відповідно до кількості отри­маних авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за ви­рахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.

Таблиця 2 – Кореспонденція субрахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами