Специальные мероприятия
В итоге — презентация для конкретной группы общественности
концепция взаимодействия со СМИ
креативный сценарий
Этап реализации
Мероприятие — действие, направленное на осуществление чего-либо для осуществления какой-либо цели.
Специальный — имеющий особое назначение, предназначенный исключительно для чего-либо
- присущий какой-либо отрасли, предназначенный для специалистов какой-либо области знаний.
Событие — то, что имеет место, происходит, наступает в произвольной точке пространства-времени.
- Значительное происшествие, явление или иная деятельность как факт общественной или личной жизни
- множество исходов эксперимента
Отдельные индивидуумы определяют значение события субъективно.
Классификация мероприятий:
образовательные / рабочие: выставки, ярмарки, мастер-классы
информативные: юбилей компании, выход новой книги
инсценированные: «придуманный» информационный повод
досуговые (спонсиринг): на организацию свободного времени — конкурсы, фестивали, поездки
Характерные признаки спец мероприятий:
- планируются заранее
- использование для апробации
- контакт с целевыми группами
цель (формат)— группы общественности — место — сценарный план (бюджет) — отслеживание конкурентны идей — анализ всех прошедших мероприятий — определение ключевых СМИ — действие после мероприятия
выставки
негативные стороны участия:
- цена выставочной площади растёт
- перемещение персонала — отсутствие на рабочем месте работы
- изменений условий труда — возникают проблемы трудовых отношений
- много случайных зрителей, которые ничего не собираются покупать
- возможна утечка информации о продукте и технологиях
Этап подготовки
составляющие бюджета:
- изготовление и оборудование экспозиции
- транспортные расходы
- командировочные расходы
- работа приглашённых специалистов
- аренда выставочной площади
- страховка экспонатов и персонала
- услуги по охране экспозиции
- дополнительные мероприятия (круглые столы, церемонии и т.п.)
- особые формы обращения к посетителям
- угощения на стенде
- изготовление и распространение информационно-рекламных материалов и сувенирной продукции
- реклама в СМИ
- непредвиденные расходы (10 %)
цена 1 кв. м выставочной площади:
- стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории
- стоимость общей охраны территории
- стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади
- стоимость одного экземпляра каталога выставки
- стоимость вывоза мусора и строительных отходов в период монтажа, работы и демонтажа выставки
- дополнительные услуги
Сокращение объёма затрат:
· использование специальных стендов многократного применения
· осуществление некоторых видов работ силами работников компании
· участие компании в коллективных экспозициях
· использование рекламно-информационных материалов, изготовленных во время выставки
· полная и частичная продажа экспонатов
Стенд — это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.
Стенд должен:
- выделять компанию
- привлекать, не будучи вызывающим
- пробуждать интерес
Персонал
Технические работники — раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.
Специалисты по СО — должны легко входить в контакт, останавливать, завлекать посетителей на стенд.
Специалисты — знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.
Основные принципы работы на стенде
- как минимум 2 стендиста: должны владеть информацией о продукте, о предприятии, знать политику продвижения продукции
- чётко заполнять журнал регистрации
1-е практическое задание:
Конференция — это организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распростронения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами. Главное — поставить цель и достигнуть. Предложить примерный документ, который должен быть подписан на выходе.
По составу могут быть внутрифирменными, городскими, общенациональными, международными.
Могут носить чисто научный, практический и научно-практический характер.
Ядро конференции — выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. С докладами выступают и другие участники, имеющую интересную информацию, актуальные в аспекте обсуждаемых проблем.
Готовится за год
Газета «Поиск», сайт Теория и практики
Пакет участников (компактный): списки участников, программа, информация о партнёрах, ключевых спикерах с портретами (согласовать), бейдж, ручки, блокноты
Согласие на тиражирование презентаций участников
Анализ эффективности
анализ отношения к конференции компаний-участников на их ресурсах
материалы о конфренеции
охрана
медицинская помощь
Круглый стол — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.
Число участников — 4-16, равноправны
на столах индентификационные таблички
ведущий (модератор) предлагает участникам план проведения, регламент, основные вопроосы для обсуждения. Нго задача — корректировать ход дискуссии, давая возможность высказаться всем участникам, должен пресекать попытки увести дискуссию в сторону и конфликтные ситуации
Панельная дискуссия — одна проблема с разных сторон на президиуме, дискуссия с публикой.
Дни открытых дверей — в рамках могут быть выставка или презентация, церемония открытия нового объекта, пресс-конференция, круглый стол, семинар, приём делегации и т.п.
Возможность проинформировать группы общественности о деятельности компании, ппродемонстрировать «бизнес в действии», последние достижения, условия труда персонала, привлечь на свободные рабочие места новые кадры, наладить и укрепить связи с различными категориями общественности.
Приёмы — укрепление деловых связей и налаживание коммуникации между руководством компании и представителями различных групп общественности. Проводятся:
- по случаю торжественной даты
- по случаю посещения компании видными деятелями, почётными гостями, делегациями
- при подписании долгосрочного контракта
Эпизодический характер, серьёзная подготовка, обучение персонала, протокол и этикет.
· мои выписки для курсовика из методички кривоносова/шишкиной
К презентационно-событийным мероприятиям относятся презентации, юбилеи, церемонии, награждения и т.д. Преимущество таких мероприятий состоит в прямом обращении к целевым группам общественности.
Информационно-образовательные мероприятия — это конференции, семинары, круглые столы, форумы и т.д. Цель проведения подобных мероприятий — обсуждение актуальной проблемы и представление позиции организации в нужном свете, когда идеи доносятся до аудитории не прямо, а опосредованно. Такие мероприятия проводятся, как правило, для обсуждения действий или вопросов, представляющих взаимный интерес. Однако их основная ценность заключается в том, что они дают людям возможность встретиться и познакомиться друг с другом.
К благотворительным мероприятиям можно отнести спонсирование социально значимых проектов, стипендии, премии и т.д.
Как мы видим, мероприятия для СМИ могут быть тоже классифицированы как специальные мероприятия. Рассмотрим наиболее значимые для формирования имиджа театра и способные заинтересовать молодёжную аудиторию мероприятия.
Пресс-конференция — это встреча с журналистами по поводу какого-либо события или проблемы, цель которой — передача информации из первоисточников, а таже её обсуждение со СМИ. Пресс-конференцию организует и проводит любой PR-субъект, в ней принимают участие первые лица организации и обслуживающие её PR-специалисты. Пресс-конференция всегда носит диалоговый характер.
Брифинг - «краткая встреча журналистов с представителями субъекта PR, облечёнными властью или какими-либо обязательствами перед общественностью[1]». Брифинг носит монологовый характер (отчёт или краткий доклад), олнако по желанию первого лица могут быть заданы вопросы.
Встречи с журналистами организуются непосредственно в организации и позволяют более наглядно представить деятельность субъекта PR и её основные результаты. Журналистов часто приглашают по случаю открытия нового предприятия, выпуска нового товара или запуска технологической линии, а тажк вне конкретного события, чтобы дать возможность увидеть всё собственными глазами. Распространены встречи первых лиц организации с журналистами.
Пресс-туры и экскурсии для журналистов проводятся с целью ознакомления с новыми территориями, субъектами, проектами и т.д. Чаще всего они носят ознакомительно-познавательный характер, организуются для представителей близких средств массовой информации, которые выступают стратегическими партнерами данного субъекта, кроме того, эти встречи способствуют неформальному общению[2].
Существуют и другие формы работы с журналистами: семинары, конференции, круглые столы, деловые завтраки, обеды и ужины, клубы по интересам и т.д. Перейдём к специальным мероприятиям, ориентированным не на СМИ.
Презентация — это «первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой ещё неизвестной или малоизвестной продукции и её создателей[3]» с определёнными целями. Презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или как акцию, проводимую в рамках выставки, ярмарки, конференции, дня открытых дверей и др. Предметом презентации может быть новая программа, новые правила, законы, товары, услуги, эффективные технологии, выход в свет книги, премьера, открытие благотворительного аукциона и другие результаты деятельности государственных и коммерческих организаций.
Подготовка презентации предполагает:
- оповещение о событии, достойном внимания аудитории;
- приобщение к аудитории к деятельности, программе, целям и задачам компании, включает их в круг своих интересов и предпочтений;
- обеспечение благожелательного приёма презентуемого товара/ услуги/ идеи со стороны представителей средств массовой информации и заинтересованных в предмете презентации целевых групп и организаций;
- формирование у потенциальных покупателей потребности в приобретении презентуемой новинки;
- привлечение новых клиентов, поставщиков, партнёров;
- формирование образа компании как надёжного делового партнёра;
- улучшение отношений с местной общественностью и администрацией;
- укрепление имиджа компании благожелательного к ней отношения со стороны различных категорий общественности.
Выставка — специальное мероприятие, основная цель которого — демонстрация достижений компании, презентация и продвижение товаров, услуг, технологий, завоевание новых сегментов рынка. Также это возможность распростронения информации о компании, её деятельности, её состоятельности, для поднятия престижа и укрепления деловой репутации.
Конференция — это «организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распростронения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами»[4]. По составу участников могут быть внутрифирменными, городскими, общенациональными, международными. Конференции могут носить чисто научный, практический и научно-практический характер. Тематическая направленность разнообразная.
Ядро конференции — выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. С докладами выступают и другие участники, имеющую интересную информацию, актуальную в аспекте обсуждаемых проблем.
Любая конференция — комплексное мероприятие PR, органически сочетающее в себе такие специальные мероприятия, как церемония открытия, выставка ил презентация, пресс-конференция, круглые столы, семинары и т.п.
Круглый стол - «одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме "круглого стола", участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в "круглом столе" высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании»[5].
[1] Кривоносов А.Д., Филатова О.Г., Шишкина М.А. Основы теории связей с общественностью. – СПБ.: Питер, 2011. – 384 с.
[2] Кривоносов А.Д., Филатова О.Г., Шишкина М.А. Основы теории связей с общественностью. – СПБ.: Питер, 2011. – 384 с.
[3] Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. Спб, 2001. С. 400.
[4] Алёшина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. М., 2003.
[5] См. п. 22