Тема 8.3. Структура доклада и отчета

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада. Относительно содержания доклада трудно давать какие-то рекомендации, но в отношении формы — можно. У доклада может быть два направления, во-первых, информирование, а во-вторых, информирование и убеждение.

По первому направлению материалы располагают ясно и четко с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому факты должны излагаться в логической последовательности. Это может быть хронологическая последовательность событий, географическая (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району Б), степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными и наоборот).

По второму направлению (убеждение) важно выбрать порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые Вы защищаете. В документах это двигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы мысли слушателя направить в нужное русло и заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации его собственные и правильные.

Можно принять для доклада следующие построения:

— постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предложения (если сделаем так-то и так-то) — очевидность (то, что доказывает предположение) — вывод — рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — выводы — рекомендации.

Описание событий может излагаться в докладе в логической форме или хронологической последовательности. Для текущего отчета — это констатация достижений к определенному времени, описание работы, которую удалось сделать, указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания, определение пути решения проблем, рекомендации.

Если по представляемым аргументам необходимо сделать вывод, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным.

Пример 1. Если обсуждается некая программа, и автор доклада хочет противостоять ей, то в докладе сначала рассматриваются аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставленные или более сильные аргументы против.

Пример 2. Если предлагается несколько вариантов программ действий, то доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются более вескими аргументами против этих вариантов.

Затем систематически рассматриваются оставшиеся варианты, и отвергаются подобным же образом один за другим. Когда очередь доходит до желательного варианта, останавливаются подробнее, как на единственно правильном.

В оформлении доклада должны присутствовать элементы:

— вступления — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

— определение цели, т. е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

— основная часть — изложение основных фактов;

— выводы (заключения), если они требуются, т. е. если цель документа не только информирование, но и убеждение;

— рекомендации, если они требуются, т. е. если защищается некий план действий;

— резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный и сложный (может быть помещено в начале документа или в конце).

Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. В письменных докладах и не устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако и плохо представляемые цифры никакого подтверждения не обеспечат, а только затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры и путают, и ослепляют. В этом случае общение с аудиторией разрушается. Нужно шлифовать цифровые данные, т. е. выбирать наиболее эффективный способ представления цифр.

Вопросы для самопроверки

1. Из каких элементов должен составляться доклад?

2. С какими целями составляется доклад?

Приложение 1 Пример общего бланка организации Герб РФ Министерство образования Российской Федерации Байкальский государственный университет экономики и права Приложение 2 Примерный бланк письма с угловым распоряжением реквизитов

Герб РФ

Министерство

образования

Российской Федерации

Байкальский

государственный

университет

экономики и права

664003, г. Иркутск

ул. Ленина, 11

т/ф 24-29-19

ОКПО 02068232