Отвечайте по мере необходимости

Несмотря на наличие множества писем, не требующих ответа, на некоторые отреагировать все же придется. Даже если ваш ответ сводится к элементарному «нет», «спасибо, не нужно» или «не могу», ответьте обязательно, если очевидно, что от вас этого ждут, поскольку от ответа зависят дальнейшие действия вашего адресата.

Решив написать пото́м, вы отнюдь не помогаете отправителю. Если вы в силу тех или иных причин не можете ответить сразу же, сообщите, когда следует ждать развернутого ответа. Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы взяли на себя роль посредника, оказали посильную помощь отправителю исходного сообщения и ушли из игры – одним выстрелом убили двух зайцев и получили наилучший для себя результат.

Прежде чем ответить, прочитайте всю тему

Приходилось ли вам когда-либо, отвечая на письмо, обнаружить, что кто-то другой уже ответил на него? Прежде чем отреагировать на послание, полученное по электронной почте, обязательно просмотрите все сообщения в соответствующей теме. Многие почтовые приложения помогают решить эту проблему, предлагая различные способы выделять и группировать письма, связанные одной темой. Это сэкономит вам время и позволит «сохранить лицо».

Используйте строку «Тема»

Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».