Поиск документов

По данным статистики, на поиск требуемой информации тратит­ся от 10 до 40 % рабочего времени.

Работу пользователя с документацией облегчают удобные средства поиска. Например, указав фамилию разработчика и пе­риод времени, можно установить, сколько документов было им создано за отчетный период. Быстрый поиск документов может выполняться по различным критериям:

• по известной пользователю атрибутивной информации. В атрибуты обычно включают следующие сведения: фа­милия, инициалы автора, название документа и отдела, в котором он создан, размер и т. д. Набор атрибутов зави­сит от типа документа;

• по содержанию (тексту);

• по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ;

• по различным связям, определяемым между документами;

• по произвольной структуре папок для группировки доку­ментов;

• по первым буквам значения какого-либо параметра;

• по заданному шаблону;

• по применяемости и составу изделий;

• по наличию у документов электронных подписей;

• по содержанию файлов документов — поиск подстроки в файле документа;

• по различным характеристикам файлов документов — шаблон имени файла, фильтр по датам и т. д.

Поиск документов по словам, указанным в строке поиска, обеспечивает полнотекстовая индексация. Однако ее выполнение требует значительных ресурсов, и ее стараются выполнять в нера­бочее время. На некоторых заводах поиск часто производится по названию организации-партнера или по наименованию предо­ставленной услуги.

Система должна обеспечивать поиск документа по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым кон­текстный поиск по вложенным файлам, например, когда к доку­менту присоединен файл в формате MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Не­обходимо учитывать, что производительность поиска уменьшается при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.