Типовая операционная технологическая схема процедуры формирования дел включает

· оформление обложки дела и карточки-заместителя дела,

· группировка полученных от исполнителей для подшивки документов и материалов по делам в соответствии с номенклатурой дел,

· подшивка документов в дело,

· внесение отметки о подшивке документа в его учетную карточку.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

· проведение экспертизы ценности документов,

· оформление дел,

· составление описей дел,

· составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

· определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел,

· систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения,

· корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив,

· корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Полное оформление дела предусматривает (вр. свыше 10 лет, постоянное):

· нумерацию листов в деле.

· составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,

· составление заверительной надписи дела,

· подшивку документов в твердую обложку,

· при необходимости повторное оформление обложки дела,

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия учреждения, индекса и за­головка дела, даты дела, номера тома и др.),

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно:

· поверяется наличие и комплектность документов,

· дела остаются в скоросшивателях,

· листы дела не нумеруются,

· заверительные надписи не составляются,

· на обложке дела указываются крайние даты дела и уточняются заголовки и срок хранения дел (если такое решение приняла ЭК),

· дела сдаются в ведомственный архив по номенклатуре дел или могут оставаться на хранение в структурных подразделениях.

Типовая операционная технологическая схема составления и оформления описи дел, следовательно, включает:

· проверку правильности формирования и оформления дел, томов и частей дела,

· систематизацию дел, томов, папок и отдельных выделенных документов,

· внесение единиц хранения в опись,

· нумерацию единиц хранения,

· оформление описи и заполнение итоговой записи в конце описи, изготовление электронного экземпляра описи для обеспечения оперативной справочной работы в архиве.

Типовая операционная технологическая схема процедуры уничтожения документов и дел включает:

· выделение документов, дел и электронных массивов информации, срок хранения которых истек, для уничтожения,

· полистный просмотр документов, подлежащих уничтожению, членами экспертной комиссии и руководителями структурных подразделений,

· включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению документа или дела (тома, части), документа или дела на магнитном или ином носителе,

· оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи членами экспертной комиссии,

· утверждение описей дел и документов постоянного и долговременного хранения, описей личных дел за тот же период времени,

· проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт для уничтожения,

· физическое уничтожение документов, дел и технических носителей информации или упаковка бумажных документов, дел, папок и сдача их по приемо-сдаточной накладной в организацию вторичного сырья,

· внесение сотрудниками службы ДОУ и ведомственного архива соответствующей записи в акт.

Основными задачами системы срокового контроля за исполнением документов являются:

· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания реального выполнения,

· формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям,

· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срок исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним,

· информировать руководителей, специалистов (исполнителей), контролеров и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах,

· напоминать (сигнализировать) руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений,

· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов,

· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В целом комплекс направлений деятельности любой контрольной службы учреждения может включать в себя:

· выявление документов, подлежащих индивидуальному контролю исполнения, получение от руководства заданий по контролю,

· постановка документов и поручений на контроль (заполнение специальных традиционных или электронных технологических учетных форм контроля - регистрационно-контрольных карточек, при необходимости создание страхового массива электронных карточек,

· организацию оперативного доведения контролируемых документов и поручений до исполнителей,

· ведение предупредительного контроля в ходе исполнения документов и поручений,

· внесение необходимых изменений, дополнений и отметок в массив регистрационно-контрольных карточек - ведение контрольной картотеки,

· информирование руководства учреждения и структурных подразделений о состоянии исполнения различных категорий документов и поручений,

· выяснение и устранение причин задержки в исполнении документов и поручений, обеспечение своевременного их исполнения,

· снятие документов и поручений с контроля по установленным правилам,

· ведение последующего контроля - аналитической отчетности о количестве и своевременности исполнения контролируемых документов и поручений, представление отчетности соответствующим руководителям,

· осуществление справочно-информационных операций по исполненным документам.

В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.