Classement des documents d’affaires

La pierre de touche d’un bon classement des documents est la rapidité avec laquelle on classe et retrouve n’importe quel document. Il faut donc trouver une combinaison où chaque document n’ait qu’une seule place. Le plus simple est le classement par date, et pour les documents d’une même date le classement alphabétique. C’est le mode de classement généralement adopté pour la correspondance envoyée.

Pour les lettres reçues, on préfère le classement par clients, ce qui permet d’avoir aussitôt en main tous les documents relatifs à une affaire. On a alors un dossier par client, chaque dossier portant un numéro d’ordre qui peut correspondre au numéro du compte du client. La façon la plus pratique de numéroter ces dos­siers, dans les Maisons qui gardent longtemps les mêmes clients, est de donner à chacun ce numéro dans l’ordre où ils sont entrés en relations avec la firme, le premier client en date portant et gardant le numéro 1, le second le numéro 2, et ainsi de suite.

Un des principes élémentaires pour tout «archiviste» est de ne jamais autoriser qui que ce soit à retirer un document de ses archives. Lui seul peut le faire, et il a soin, s’il remet un document, de le remplacer par une fiche indiquant à qui le document a été remis et à quelle date.

Un autre principe est de ne jamais laisser s’accumuler les documents à classer. La même besogne qui semble légère à la fin de chaque journée devient écrasante si on la néglige pendant une semaine.

Quant à la disposition môme des dossiers, le succès croissant du classement dit «vertical» tend à prouver que c’est le meilleur système inventé jusqu’à ce jour; c’est, en effet, celui avec lequel il est la plus facile de placer et d’enlever les documents sans déranger les autres dossiers ou pièces du même dossier.

En ce qui concerne la correspondance intérieure, dans les Maisons très soigneusement organisées, bien que les différents services reliés par téléphone, on prend soin de confirmer par écrit toutes les communications de quelque importance.

Un employé passe à intervalles réguliers dans les différents services pour y prendre ou y déposer les documents. On évite ainsi bien des négligences et on repère facilement le service où quelque étourderie a été commise. Nul ne peut objecter qu’il n’a pas entendu ou qu’il a mal compris les instructions données. On doit tenir deux registres différents pour les lettres reçues et les lettres envoyées. Le registre «départ» sera tenu selon les principes exposés au sujet du registre «arrivée». Il peut être utile, dans une entreprise où le courrier est abondant, d’affecter chaque lettre reçue ou envoyée d’un numéro de classement.

Le Code de commerce (livre 1-er, titre deuxième, article 8) après avoir formulé l’obligation pour tout commerçant de tenir un livre-journal, ajoute:

«Il est tenu de mettre en liasse les lettres missives qu’il reçoit, et de copier sur un registre celles qu’il envoie. L’emploi généralisé de la machine à écrire a supprimé l’usage de l’ancienne presse à copier, mais la machine ne permet pas la reproduction des indications manuscrites, notamment de la signature. Aussi l’usage tend-il à se généraliser, pour les documents importants ou les manuscrits, de la reproduction photographique dite «photocopie». Le procédé permet de réduire ou d’agrandir le format des documents. L’autre procédé, qui est le plus moderne, est la xérocopie qui permet de copier les documents d’une manière commode et très vite».