Autres moyens de correspondance d’affaires

Sauf les lettres d’affaires qu’on utilise souvant, il existe d’autres moyens qu’on peut employer dans la correspondance d’affaires. Ces moyens sont les suivants.

La carte-correspondance. Ce petit carton est commode lorsqu’on n’a que quelques mots à dire. Cependent, on ne s’en servira qu’avec des amis assez intimes.

La carte-lettre. La carte-lettre est encore moins cérémonieuse, surtout si l’on emploie le modèle vendu par les bureaux de poste.

La carte postale. Non illustrée, elle témoigne moins d’égards que la carte-lettre. Il faut donc ne s’en servir que pour passer une commande à un fournisseur habituel. Illustrée, c’est moyen commode de donner de brèves nouvelles à ses amis pendant un voyage. Les salutations et compli­ments, sur les cartes postales, pour écourter qu’ils soient par nécessité, ne doivent jamais être entièrement omis.

Le message téléphoné. On se renseignera sur les bureaux de poste aux­quels on peut faire envoyer des messages téléphonés. Ce message contien, pour un prix inférieur à celui d’un télégramme, un bien plus grand nombre de mots. Il n’exige donc pas la même concision, mais ne peut être un message que dans une périphérie assez restrainte.

Le télégramme. Pour rédiger un télégramme on s’applique, par économie, non seulement à supprimer les mots inutiles, mais à rechercher toutes les expressions qui emploient le minimum de mots sans rendre le sens obscur ni le laisser incomplet.

Il est facile de condenser les dix mots de: «Nous serons chez vous demain à dix heures du matin» en «arriverons demain matin dix heures». Mais ceux qui ont l’habitude du style télégraphique acquièrent une habilité ingénieuse, pesant d’or.

Quant aux compliments, nul ne devrait se formaliser de les voir réduits au minimum, c’est-à-dire à un mot. Ce sera, selon le cas: compliments, hommages, amitiés, tendresses, ou tel autre «mot de la salutation».

La carte de visite. On trouvera chez tous les imprimeurs un choix de caractères pour carte de visite. La carte gravée est plus élégante que la carte imprimée. Les caractères de fantaisie sont vulgaires. Le nom doit toujours se placer au milien de la ligne.

Les personnes qui reçoivent beaucoup peuvent avoir des cartes de visite dont le nom est inscrit en haut, de manière à laisser la place pour la correspondance, avec l’adresse en bas à droite.

Comment rédiger une lettre commerciale

Association française de normalisation (L’AFNOR) recommande une présentation normalisée de la lettre commerciale pour faciliter sa rédaction et sa lecture. Cette norme détermine la nature et l’emplace­ment des mentions à porter sur une lettre.

Le modèle de la lettre commerciale ci-dessous n’est pas impérative et la présentation peut varier d’une entreprise à l’autre.

Mais pour éviter toute erreur d’interprétation, pour soigner l’image de marque de l’entreprise, une lettre doit être bien écrite, avoir un style agréable.

Pour atteindre ces objectifs, quelques règles de rédactions doivent être respectées.

Voici ci-dessous quelques conseils:

1. Il faut s’exprimer clairement.

2. Éviter le style familier.

3. Simplifier les phrases en remplaçant une proposition par un nom.

4. Eviter le style impératif en utilisant le conditionnel.

5. Indiquer une suite logique dans le raisonnement.

6. Il faut savoir présenter la succession des faits, des idées pour débuter la lettre commerciale, pour la continuer et terminer.

7. Avant de commencer la lettre, on met à gauche la vedette (Mon­sieur, Messieurs).

8. On insère la référence de la question principale débattue dans la lettre entre la vedette et le texte même de la lettre.

9. Le texte de la lettre est toujours commencé en alinéa.

10. Il n’est pas recommandé d’aborder plusieurs questions diffé­rentes dans la même lettre. Ce procédé peut créer des difficul­tés à votre correspondant pour la classification de la lettre.

11. Il faut éviter toute expression recherchée. La flatterie et la fa­miliarité sont absolument inadmissibles.

12. Il est impoli d’écrire au verso de la feuille, car on incommode­rait ainsi la personne qui lirait la lettre.

Les qualités essentielles de la correspondence commerciale sont la clarté, la sobriété et la simplicité.

Grâce à sa grande clarté et à son extrême simplicité, à la manière limpide dont elle présente au correspondant les combinaisons les plus compliquées, une lettre commerciale peut avoir une grande influence sur la marche des affaires. C’est pourquoi il importe d’accorder une attention spéciale au bon style dans la correspondance commerciale.

La lettre est un prologement de la personnalité, la mesure de la culture et du goût. Il semble qu’on écrive de moins en moins. On télégraphie. On téléphone, surtout. On arrive, plus vite que la poste, en automobile ou en avion. La lettre se meurt. Mais la lettre, cependant, n’est pas encore morte. Il y a beaucoup de circonstances où il nous est indispensable de savoir écrire. Il faut remercier, compatir, féliciter, offrir des vœus, des services, établir des contacts commerciaux, etc. Il reste les lettres les plus difficiles à rédiger, celles où la fantasie n’a plus de place, où il faut peser chaque mot et suivre rigoureusement les règles de la correction et de la correction et de la courtoisie. Ci-dessous on vous donne quelques conseils à suivre pour écrire une lettre d’une manière correcte et courtoise.

Le papier à lettre. If faut employer un papier blanc, ou légèrment teinté, portant votre adresse, votre numéro de téléphone. Le format doit être non plié, timbré en haut et à droit. Il doit être ni trop grand, ni trop petit. Le format dit «commercial» est actuellement le plus employé.

La lettre tapée à l’ordinateur. Tapée soigneusement, la lettre, surtout si elle est interlignée, bien disposée, avec une marge suffisante, est plus propre, plus lisible, que la meilleur caligraphie. Quant aux scripteurs il faut écrire des lettres d’une manière lisible. Toutes les lettres d’affaires doivent être tapées à la machine à écrire.

La marge. Une marge spacieuse donne à la lettre un «ton» de soin et de respect. Une marge trop étroite rend la lecture de chaque ligne plus pénible. Une marge d’un centimètre et demi est une bonne moyenne. Si vous ajoutez plusieur feuillets, il sera bon de les numéroter.

La ponctuation. On trouvera dans toutes les bonnes grammaires les règles de la ponctuation. If faut toujours veiller à ce que la ponctuation soit correcte. Une lettre bien ponctuée est plus facile à lire, et une virgule mal placée peut mener à un malentendu.

Les abréviations. «Monsieur», «Madame», «Mademoiselle» et leurs pluriels s’écrivent en abrégés (M., M^me, M^lle, MM., M^mes, M^lles) devant un nom propre. Il faut éviter toutes les abréviations peu usuelles.

Les adresses. Il est d’usage de faire graver son numéro de téléphone en haut et à gauche sur la première page de la lettre, en haut et à droite, de préférence, sur la feuille non pliée. Si l’on n’a pas de papier avec l’adresse (ou du moins imprimée), il faut toujours rappeler son adresse sur sa lettre, même lorsqu’on écrit aux amis les plus intimes.

La date. N’omettez jamais de dater vos lettres, soit au commencement, soit à la fin. La date au commencement est préférable pour lettres d’affaires. Il vaut mieux indiquer le mois par son nom que par un chiffre.

L’en-tête et la salutation finale. Dès le premier mot, vous risquer le faire une faute, et d’être mal jugé. Quant à la formule de politesse qui précéde la signature, c’est pour beaucoup de gens la partie la plus difficile de la lettre. Dans la correspondance d’affaires, usuellement, on commençe la lettre par: «Monsieur» ou «Cher Monsieur» et on la finit par: «Recevez, Monsieur, l’assurance de mes sentiments distingués».

La signature. Il est pratique, dans la vie moderne, d’avoir une signature très lisible, qui permette à votre correspondant d’abord d’épeler votre nom, puis de l’écrire sans l’écorcher.

L’enveloppe. La coutume tend à se généraliser d’employer des enveloppes dites «à fenêtre», qui permettent de n’écrire l’adresse qu’une seule fois, en pliant la lettre de telle sorte que la vedette vienne exactement s’encadrer sous une partie transparente de l’enveloppe.

L’économie de temps qui en résultat n’est pas très importante, mais on a la certitude absolue de ne jamais se tromper d’enveloppe.

Beaucoup de Maisons joignent à leur correspondance une enveloppe à leur propre adresse et timbrée d’avance, surtout pour les offres de service. C’est un des nombreux procédés imaginés pour éliminer les moindres obstacles qui pourraient empêcher ou retarder le déclenchement de la commande.

Le livre d’adresses doit être soigneusement tenu à jour au fur et à mesure des changements de nom, de raison sociale, de rue ou de numéro. Certaines Maisons, surtout celles qui envoient beaucoup de circulaires et d’imprimés sous bande, emploient l’adressographe, qui imprime d’un seul mouvement l’adresse entière des clients habituels. Les clichés doivent être tenus à jour avec le même soin que le livre d’adresses.

Questions sur le sujet des textes lus:

1. Quelles lois générales sont-elles dans la correspondance d’affaires? Concrétisez-les.

2. Qu’est-ce qu’on fait avec la correspondance dans l’entreprise?

3. Quels types de classement des lettres d’affaires sont-ils?

4. Quelles obligations pour les commerçants sont formulées dans le Code de commerce?

5. Quels autres moyens de correspondance d’affaires pouvez-vous nommer?

6. Qu’est-ce que c’est l’AFNOR et quels conseils recommande-t-el pour rédiger la lettre commerciale?

7. Quels conseils à suivre sont-ils pour écrire une lettre d’une manière correcte et courtoise?

8. Qu’est-ce qu’on peut dire à propos de l’enveloppe?

Modèle de la lettre commerciale

L’AFNOR, pour faciliter la rédaction et la lecture des lettres commerciales, recommande une présentation normalisée qui détermine la nature et l’emplacement des mentions à porter sur une lettre (papier recommandé est de format A4 (210×297 mm).

Analysons ensemble le modèle de lettre ci-dessous.

1. En-tête (généralement préimprimé sur le document)

– nom ou raison sociale, adresse;

– pour la société, il est obligatoire d’inscrire la forme juridique et le montant du capital.

2. Souscription

– nom (ou raison sociale) et adresse du destinataire;

– mention «A l’attention de Monsieur X» ou «A l’attention de Monsieur le Directeur» si vous voulez que votre lettre, écrite à une société, soit remise à une personne déterminée (le titre doit être écrit en entier: M. le Dr. n’est pas admissible!).

3. Références

V/Réf. (vos références): références de la lettre reçue précédemment.

N/Réf. (nos références): références de la lettre qu’on écrit.

Les références comportent généralement les initiales de l’auteur de la lettre (Louis Marne, dans notre cas), suivies de celles de la personne qui a dactylographié la lettre (disons, Véronique Suchart) et, parfois, d’un numéro d’enregistrement (252).

4. Objet

C’est l’indication très brève (2 ou 3 mots) du motif ou du contenu de la lettre. Au lieu de «Objet» on peut voir «Conc.» qui signifie «concernant».

5. Lieu et date de rédaction de la lettre

II faut mettre une virgule après le nom de la ville et écrire le mois en lettres et sans majuscules. Les rubriques 3, 4 et 5 peuvent être considérées comme des indications pour le classement.

6. Titre de civilité (ou: Appellation)

Si vous écrivez à une société pour la première fois, mettez «Messieurs»; si vous connaissez votre correspondant, «Monsieur» ou «Monsieur le Président» (en entier); «Cher Monsieur» est à éviter.

7. Corps de la lettre (ou: Texte)

On y distingue l’introduction, le développement, la conclusion et la formule de politesse. Chaque paragraphe peut commencer directement à la marge ou à quelques millimètres de la marge; il faut laisser un interligne double entre chaque paragraphe.

8. Seule la signature manuscrite est valable juridiquement en cas de contestation; elle est généralement accompagnée du titre et du nom dactylographiés du signataire. Les mentions P. O. (par ordre) ou P. P. (par procuration) signifient que le signataire signe au nom du responsable indiqué et que sa signature engage ce dernier.

9. Pièces jointes (P. J.) (ou: Annexe)

Cette mention est ajoutée quand un ou plusieurs documents sont joints à la lettre sous le même pli; on indique leur nombre et leur nature. Exemple: P. J. 2 (un catalogue, un dépliant).

10. Les renseignements sur le compte bancaire (C.B.) et le compte courant postal (C.C.P.) peuvent parfois être placés à l’en-tête, après l’adresse de l’expéditeur.

Tout ce que vous venez de lire, peut être présenté de manière schématisée:

Nom de l’expéditeur

Adresse

R.C.S.

Tél.

Nom du destinataire

Adresse

V/Ref.

N/Ref.

Objet:

Lieu

Date

Appellation

Que s’est-il PASSÉ qui fait écrire cette lettre?

Qu’est-ce que j’ai à dire maintenant, dans le PRÉSENT?

Conclusion

Salutations

Signature

___________________________________________________________________

Nom de l’expéditeur

Adresse

R.C.S.

Tél.

Nom du destinataire

Adresse

V/Ref.

N/Ref.

Objet:

Lieu

Date

Appellation

Que s’est-il PASSÉ qui fait écrire cette lettre?

Qu’est-ce que j’ai à dire maintenant, dans le PRÉSENT?

Conclusion

Salutations

Signature

P. J.

Contrôle de compréhension

A. Pour préciser les détails sur la rédaction des lettres, Boris veut con­sulter un des collaborateurs de la firme. Mais, à ce qu’il paraît, celui-ci n’est pas très fort en la matière. Lisez les conseils qu’il donne à Boris, et dites lesquels parmi eux sont à suivre et lesquels sont à évi­ter; reformulez ces derniers.

1. Ils est préférable de prendre une feuille de papier blanc de format standard A4 (210×297 mm).

2. Le nom et l’adresse du destinataire s’écrivent en haut à gauche.

3. Il est courant d’écrire le titre du destinataire en abrégé: M. pour Monsieur, par exemple.

4. Fais attention: dans l’adresse, le nom de la ville est écrite entière­ment en majuscules.

5. Après le lieu et la date de création de la lettre, il faut indiquer, à gauche, les références.

6. N’oublie pas d’écrire la date, en mettant, par exemple, «Le 5 dé­cembre 2010».

7. Il est préférable de mettre, pour l’appellation, «Cher Monsieur».

8. Chaque lettre doit être signée, autrement elle sera sans valeur.

9. S’il y a quelques documents qui accompagnent la lettre, il suffit de mettre «P.J».

10. Il faut mettre CEDEX devant le code postal pour faciliter le tri.

11. Les deux premiers chiffres du code postal correspondent au numéro du département du destinataire.

B. Comme vous savez, dans une lettre commerciale l’OBJET indique, de manière abrégée, le fait qui motive la rédaction de cette lettre. Essayez de reformuler en 2 ou 3 mots les faits exposés ci-dessous.

MODELE: Vous voulez annoncer dans votre lettre que les marchandises

n’ont pas été livrées à temps. Objet: Retard de livraison.

1. Vous voulez faire savoir à votre client que vous pouvez expédier les marchandises. Objet:...

2. Vous annoncez à votre fournisseur que vous annulez en partie la commande passée. Objet:...

3. Vous voulez confirmer votre commande. Objet:...

4. Vous écrivez pour demander un prix moins élevé que convenu précédemment. Objet:...

5. Vous annoncez que les marchandises livrées sont arrivées en mauvais état. Objet:...

6. Vous voulez augmenter votre commande. Objet:...

7. Vous annoncez que votre représentant passera voir votre correspondant. Objet:...

8. Vous annoncez à votre fournisseur que vous avez reçu deux boîtes de crayons au lieu de vingt boîtes. Objet:...

9. Vous annoncez à votre fournisseur que vous avez reçu deux boîtes de crayons au lieu de deux boîtes de stylos. Objet:...

C. Remettez en ordre les différentes parties de la lettre: En-tête, Souscription, Indications pour le classement, Appellation, Corps de la lettre, Signature, P. J.

1. J’ai le plaisir de vous faire savoir que notre maison a un stand au Salon des meubles à Lyon les 14-19 septembre.

2. Limoges, le 3 août 1994.

3. Le Président-Directeur Général.

4. Je me permets de vous rappeler que notre production vous a intéressés lors de votre visite à Paris.

5. A l’attention de Monsieur le Président-Directeur Général.

6. Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations les meilleures.

7. 2 dépliants.

8. Société des Meubles

S. A. au capital de 2 000 000 FF

10, rue de la Gare 87 000 LIMOGES

CCP Limoges 807 55 RC Limoges 38 В 3261 Tél. 96 87 42

9. H. Cenec

10. Monsieur le Président-Directeur Général

11. V/Réf.:

N/Réf.: HC/JC

12. Je suis heureux de vous envoyer une documentation détaillée sur le Salon.

13. Etablissements MARTY

Beaux Meubles

27, rue de la Pépinière

17000 LA ROCHELLE

14. Envoi de documentation

D. Indiquez comment vous formulez l’objet de la lettre commerciale pour les situations suivantes:

1. Vous devez envoyer les copies de pièces d’embarquement.

2. Il vous faut accuser réception de la commande.

3. Vous devez donner l’information de la décision dès qu’elle sera prise.

4. Vous envoyez le catalogue en référent à la lettre du 28 écoulé.

5. Vous êtes en possession du transfert pour un montant de 15 000 €.

6. Vous avez examiné la liste des prix, qu’on vous a envoyé.

7. Vous écrivez pour demander un prix moins élevé.

8. Vous invitez qn pour traiter ensemble des problèmes.

E. Comment commencez-vous votre lettre pour...

1) dire que vous avez l’intention inviter qn à votre entreprise;

2) répondre aux offres;

3) faire références à des lettres antérieures;

4) demander un renseignement, un envoi;

5) accuser la réception d’un ordre?

F. Remplacez les points par les mots convenables:

tenons, attachons, facilitons, rendons, informons, prions, serions

1. A cette occasion nous... à vous faire savoir.

2. Le cas échéant nous... la solution des problèmes.

3. Nous... un intérêt tout particulier à la vente.

4. Nous vous... que l’Assemblée Générale des Actionnaires a décidé de modifier son appellation.

5. Nous nous... à Paris pour des affaires.

6. Nous vous... obligés de nous rendre visite à notre bureau.

7. Dans cette attente nous vous... d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.