Fonctionnement d’un service de correspondance

Le courier est remis à la personne chargée de sa réception et de son enregistrement. Celle-ci ouvre elle-même toutes les lettres et en prend connaissance rapidement.

Au fur et à mesure qu’elle les décachette, elle inscrit sur le registre (ou répertoire) de correspondance:

1. Le nom du correspondant;

2. La date d’envoi de la lettre indiquée par le correspondant;

3. La mention des pièces jointes, s’il y a lieu;

4. En quelques mots l’objet de la lettre.

Elle s’assure que toutes les pièces indiquées comme jointes se trouvent dans l’enveloppe et met à part tous les papiers de valeur, tels que chèques, traites, lettres de change ou contrats.

Un employé appose sur la lettre ou le document, autant que possible au-dessous de la date d’envoi, c’est-à-dire en haut et à droite, un timbre indiquant la date d’arrivée.

Certaines Maisons trouvent avantage à employer un horodateur qui précise l’heure même de l’arrivée.

Le courrier est ensuite trié et remis au chef d’entreprise. Celui-ci se réserve de répondre lui-même à toutes les lettre importantes, et donne ses instructions pour que le courrier courant soit remis, pour étude et réponse, aux services compétents de l’entreprise.