Работа со списками и базами данных в Excel
Цели работы:
– познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных;
– научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям;
– научиться производить сортировку информации.
В наши дни на рынке Windows нет недостатка в программах, предназначенных для работы с базами данных. Сюда относится пакет Access, входящий в комплекс Microsoft Office, а также Windows-версии FoxPro, Paradox, dBASE и другие. Эти высококлассные программы представляют собой системы управления базами данных, разработанными для операции со сложными взаимосвязанными таблицами, запросами и отчетами.
Однако когда приходится работать с простыми таблицами данных, можно спокойно обойтись без этих систем. Excel - более чем подходящий инструмент для работы с файлами баз данных (или списками в терминах Excel). Можно создать форму для элемента базы данных, можно сортировать данные, суммировать их, осуществлять выборки записей по критериям и многое другое.
Основные понятия баз данных
|
|
Область таблицы можно рассматривать как базу данных (список). Столбцы этой таблицы называются полями, а строки называются записями.
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
- первая строка базы данных (таблицы Excel) должен содержать неповторяющиеся имена полей;
- остальные ряды базы данных содержат записи, которые не должны быть пустыми рядами;
- информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.
Формирование данных списка
Это можно сделать, вводя данные непосредственно в электронную таблицу или используя форму.
Наиболее простой метод ввода информации в базу данных — это впечатывание данных в ячейки электронной таблицы. Ввод и удаление записей и полей осуществляется аналогично таким же действием над рядами и столбцами обычной электронной таблицы.
Чтобы сделать ввод данных более простым и эффективным, можно использовать экранные формы, с помощью которых можно добавлять, редактировать, удалять записи, осуществлять поиск в базе данных значительно быстрее.
Формы – это окно диалога, упрощающее управление базой данных. Вот некоторые аспекты работы с формой:
- в окне расположена только одна запись, доступная для редактирования или добавления;
- в форме можно увидеть значительно больше полей записи, чем в табличном поле и списке. Фактически, в зависимости от размера экрана, можно видеть не менее 18 полей в одной форме;
- когда удаляете или добавляете записи с помощью формы, Excel автоматически перестраивает интервал списка;
- работа с помощью формы в высшей степени безопасна для данных. Excel предотвращает путаницу данных при добавлении записей и требует подтверждения при удаления записей. Полезной особенностью форм является то, что Excel создаст форму автоматически, основываясь на структуре базы данных. Чтобы посмотреть форму, выделите ячейки базы данных и затем выберите функцию Форма в меню Данные. Форма списка абитуриентов приведена на рис. 8.1.