Тема 4. Закупка товаров в коммерческой деятельности

1. Планирование закупочной деятельности.

2. Организация коммерческих связей и выбор потенциального поставщика.

3. Условия поставки и приемки продукции.

4. Основные формы расчетов в КД.

Всякий раз, когда кто-то говорит "да", он должен заранее видеть,

скольких "нет" ему это будет стоить

Станислав Ежи Лец

1. Закупочная работа является основой коммерческой деятельности. С нее по существу начинается коммерческая работа: Д - Т – Д' (для производственников) или Д- Т Т' - Д' (для посредников).

По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый предприятиями или частными лицами.

В условиях рыночной экономики организация и технология закупочной работы в России претерпела коренные изменения. На смену централизованному распределению товаров, отсутствию самостоятельности и инициативы коммерческих работников пришла эпоха свободных рыночных отношений.

Цели закупочной деятельности:

1. Обеспечение ритмичности (непрерывности) материального потока.

2. Увеличение прибыли за счет резервов снижения затрат на закупку.

3. Создание конкурентных преимуществ в процессе закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Доля затрат на закупку материальных ресурсов на предприятиях различных отраслей составляет в среднем 60 %, а на предприятиях пищевой промышленности доходит и до 80 % в себестоимости продукции.

Классификация закупок создает предпосылки для более детального контроля запасов и оптимизации в закупках. Она может включать следующие признаки:

1. По типу потребности, например, потребность в энергоресурсах, сырье, компонентах и комплектующих, предметах для ремонта и содержания, изделиях для перепродажи, упаковке, услугах или инструментах и основных товарах.

2. По частоте закупки: однократные, регулярные, периодические, закупки для пополнения запасов.

4. По физической или химической природе ресурсов: штуки, тонны, метры и др., а также скоропортящиеся, с длительным сроком хранения и т.д.

5. По виду транспортировки: перевозимые на короткое расстояние транспортом покупателя или поставщика, перевозимые на дальние расстояния коммерческими перевозчиками; железнодорожным, водным, автомобильным, воздушным видом транспорта.

6. По пользованию: товары внутреннего пользования или предназначенные для производственного потребления.

7. По стоимости в денежном выражении.

Планирование материального обеспечения на сегодняшний день включает в себя: 1. Изучение рынка сырья и материалов.

Целями исследования рынка сырья и материалов являются достижение обозримости этого рынка и возможность рациональной закупки материальных ресурсов.

В России в соответствии с существующей классификацией материальных ресурсов различают:

• сырье - продукция добывающих отраслей;

• основные материалы - предметы труда, составляющие субстанцию (основное содержание) готовой продукции;

• вспомогательные материалы - предметы труда, играющие вспомогательную роль в производственном процессе;

• комплектующие детали и покупные полуфабрикаты - предметы труда, входящие в готовую продукцию и требующие дополнительной обработки на данном предприятии и затрат труда на сборку.

Рационально закупить материальные ресурсы - значит приобрести их нужного качества, в необходимом количестве, в требуемое время, у надежного поставщика и по приемлемой цене.

К показателям для анализа предложения сырья и материалов на рынке относятся:

– количественная оценка предложения конкретного виды сырья или материалов;

– доля рынка крупнейших поставщиков сырья и материалов, которая определяется соотношением фактического объема реализации поставщиком данного вида материального ресурса к фактической емкости рынка этого ресурса;

– ассортимент предложения сырья и материалов, в том числе новые виды сырьевых ресурсов, их характеристика;

– уровень цен на сырье и материалы, имеющий особо важное значение, поскольку цены в ряде случаев играют решающую роль при выборе поставщиков. В зависимости от форм купли-продажи, сфер экономики цены на материальные ресурсы подразделяются на мировые, договорные, оптовые, закупочные, розничные;

– оценка перспектив развития рынка сырья и материалов с учетом тенденции развития мировой экономики;

– информация о состоянии портфеля заказов поставщика, который определяется стоимостью всех заказов на определенное время. Снижение портфеля заказов у поставщика может быть использовано заказчиком для получения льготных условий поставок, расчетов и получения скидок.

При исследовании рынка сырья и материалов вырабатывается стратегия снабжения, т.е. решается вопрос, будет ли предприятие закупать те или иные материалы, детали, комплектующие изделия у поставщиков, либо производить у себя.

2. Определение потребности и разработка плана закупок материальных ресурсов.

Для определения потребности в материальных ресурсах наиболее целесообразно использовать нормативный метод, основанный на нормах расхода и программе выпуска продукции или выполнения работ:

m

V = å Hi * Qi,

i=1

где V – потребность в материале;

Hi – норма расхода материала на 1 единицу продукции или выполнения работы;

Qi – объем выпуска 1-го изделия;

m – количество изделий или видов работ, при производстве которых требуется данный материал.

При стабильном потреблении материальных ресурсов целесообразно применять метод статистического прогнозирования. Главным для этого метода является определение потребности будущего периода на основе показателей прошедшего времени.

Практическое использование этого метода должно дополняться эмпирическими оценками, основывающимися на опыте специалистов и исследовании конъюнктуры сырьевого рынка.

После определения потребности в материальных ресурсах разрабатывается план закупок. Это означает определить объем закупок на определенный период, а также вид закупок. Объем закупок определяется по формуле:

Lз = V - Зн + Зк - Мз,

где Lз - объем закупок определенного вида сырья или материалов за установленный период времени;

V - потребность предприятия в материале (или сырье) за определенный период;

Зн – запас (остаток) материала на складе отдела снабжения на начало периода;

3к - запас материала на складе на конец периода;

Мз - заказанная поставщику, но не поступившая на склад отдела снабжения

предприятия партия материала.

3. Разработка плана закупок завершается составлением бюджета снабжения предприятия (см. рис. 1).

Рис. 2. Бюджет снабжения предприятия

В процессе планирования материального обеспечения предприятия в целях сокращения затрат плана закупок должен согласовываться со сметой затрат на производство.

2. Коммерческие связи по поставкам продукции включают экономические, организационно-правовые, финансовые отношения между изготовителями и потребителями.

При закупке товаров применяются, как правило, договоры поставки и купли-продажи. Купля-продажа отличается от поставки тем, что:

во-первых, товары сдаются покупателю тотчас же по заключении договора, а в случае поставки - через определенный срок;

во-вторых, тем, что предметом купли-продажи бывает определенный товар, существующий и принадлежащий предприятию-продавцу в момент заключения договора, предметом же поставки может быть товар, определяемый в момент заключения договора только количеством и качеством, либо вообще еще не изготовленный.

При организации коммерческих связей большое значение имеет выбор поставщика, так как от последнего зависит величина затрат на закупку материальных ресурсов.

При прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услугами местных поставщиков. Выбор поставщиков должен быть начат с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. После изучения рынка нужно составить спецификации на необходимые виды материальных ресурсов. После подготовки спецификации составляется список возможных поставщиков для каждого вида материальных ресурсов. Какое число поставщиков должно участвовать в выполнении заказа на каждый материал, решает отдел материально-технического обеспечения предприятия. Это зависит от важности материала, конъюнктуры рынка и количества требуемого материала. Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то имеется возможность наладить тесные деловые контакты и установить взаимовыгодные формы деловых торговых отношений, связанные с предоставлением потребителям скидок с цены и дополнительными формами обслуживания.

Когда уровень конкуренции среди поставщиков сырья низок, то определяющими факторами выбора поставщика являются: стоимость сырья и объем закупок.

Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проводить в два этапа:

- на первом этапе производится предварительный отбор поставщиков. К критериям выбора относятся:

1) производственная мощность;

2) удаленность поставщика;

3) формы расчетов;

4) качество продукции (по спецификации);

5) цена единицы продукции;

6) возможность переналадки оборудования;

7) комплектность поставки;

8) упаковка;

9) размер партии.

- на втором этапе берется более расширенный перечень критериев выбора поставщиков:

1) финансовые условия;

2) время поставки;

3) периодичность поставки;

4) наличие сервисного обслуживания после поставки;

5) коммуникационные условия;

6) складские условия поставщика;

7) другие критерии.

Критерии выбора поставщиков могут быть дополнены и другими специфическими для каждого конкретного потребителя критериями.

Более тщательный выбор поставщика может сделать, лично посетив нескольких. При этом необходимо выяснять следующие вопросы:

• Каково качество продукции (соответствует ли качество продукции поставщика спецификации потребителя)?

• Существуют ли финансовые льготы?

• Возможна ли модернизация продукции?

• Достаточно ли хорошо упаковка предохраняет закупаемую продукцию, экологична ли она?

• Контролирует ли поставщик качество продукции на каждом этапе производства, какие методы контроля качества применяет?

3. Условия поставки включают в себя:

- основные обязанности поставщика и покупателя;

- момент перехода права собственности от продавца к покупателю;

- цену поставляемой продукции;

- упаковку и маркировку;

- погрузку на транспортные средства;

- доставку до перевозчика;

- страхование перевозки;

- выгрузку на складе покупателя.

К основным обязанностям предприятия-поставщика относятся:

- поставка продукции на условиях договора;

- своевременное информирование покупателя о готовности материальных ресурсов к отгрузке;

- обеспечение проверки качества поставляемой продукции.

- упаковка за свой счет продукции;

- коммерческий риск и расходы по транспортировке до места передачи продукции покупателю.

Основные обязанности покупателя:

- принять продукцию в месте и в срок, указанные в договоре;

- уплатить цену товара, предусмотренную договором;

- нести все расходы и риски, которым может подвергнуться продукция после передачи на нее права собственности покупателю.

Когда в договоре указано, что покупатель должен вывезти материальные ресурсы со склада предприятия-поставщика, это означает, что все обязанности по транспортировке и коммерческий риск ложатся на покупателя. Такие условия наиболее выгодны для предприятия-поставщика.

В настоящее время расходы по транспортировке продукции могут составлять весьма значительную величину, поэтому транспортные условия поставки также должны быть предусмотрены при заключении договора.

При поставках продукции на внутреннем рынке существует система вариантов включения транспортных расходов в цену предприятия, т. е. система франкирования (см. табл. 1). Франкирование - это включение оплаты за перевозку груза от производителя к потребителю. Термин «франко» означает, до какого пункта на пути продвижения товара от поставщика (изготовителя) к потребителю транспортные расходы включаются в состав цены. Формула цены в системе франкирования следующая (см. формулу 5):

Цена единицы продукции = Себестоимость единицы продукции без транспортных расходов + Доля транспортных расходов, оплачиваемых поставщиком + Прибыль

Таблица 1

Варианты включения транспортных расходов в цену предприятия

Вариант	Порядок включения транспортных расходов в цену предприятия
1. Франко-склад поставщика	Потребитель полностью оплачивает все транспортные расходы
2. Франко-станция отправителя	Поставщик оплачивает расходы по доставке груза на железнодорожную станцию
3. Франко-вагон-станция отправителя	Поставщик оплачивает все расходы по доставке груза на станцию отправления
4. Франко-станция назначения	Поставщик оплачивает все расходы по доставке груза до станции назначения
5. Франко-вагон-станция назначения	Кроме расходов по доставке груза до станции назначения, поставщик оплачивает расходы по выгрузке груза из вагона
6. Франко-склад потребителя	Поставщик оплачивает все транспортные расходы

В международной коммерческой деятельности обязанности контрагентов при погрузке, разгрузке, транспортировке и страхованию товаров во время транспортировки, а также распределение рисков между поставщиком и покупателем предусмотрены в международных торговых правилах «Инкотермс» (Международные правила толкования торговых терминов). Эти правила могут стать составной частью договора только при согласии обоих партнеров коммерческих взаимоотношений.

Покупатель должен своевременно выгрузить транспортное средство в пункте назначения, обратиться от своего имени в страховую компанию за возмещением ущерба, причиненного товару в период транспортировки (если он имел место).

В договоре (контракте) должна быть предусмотрена также приемка продукции по качеству и количеству, как предварительная, так и окончательная.

Предварительная приемка имеет целью установить соответствие товара условиям договора. Окончательная приемка означает фактическое выполнение договора по количеству и качеству.