Фактор времени в организации управленческого труда

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут - начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

б) построение "дерева целей".

2. Выполнение работы не до конца.

3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе, на самом видном месте. Это позволит "не потерять за деревьями леса" и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

4. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию.

7. Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы. Выход может быть:

во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,

во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его - это всерьез заняться бумагами. Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и прочее.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система "Тайм Менеджер”, имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией TimeManagerInternational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

"Воры времени" - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей.

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

1. Была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

2. Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

3. Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

4. Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Сильные стороны:

1. Сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма);

2. Не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени;

3. Каждым делом руководитель занимался определенное время, не смешивая его с другими;

4. Вся работа, проделанная в этот день, была необходима;

5. Помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.

Слабые стороны:

1. Временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени);

2. непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

3 Основные средства: сущность, состав, классификация и структура основных средств.

Основные средства подразделяются на производственные и не-производственные.

Основные производственные средства – это средства производ-ства, которые участвуют в производственном процессе многократно, не меняя натурально вещественной формы, выполняют одну и ту же функцию в течение нескольких производственных циклов и перено-сят свою стоимость на создаваемый продукт частями.

Основные непроизводственные средства (жилые дома, детские сады, спортивные сооружения, объекты социально-культурного и бы-тового назначения) не участвуют в производственном процессе, а лишь удовлетворяют культурно-бытовые потребности населения.

К основным средствам не относятся не введенные в эксплуата-цию производственные средства, находящиеся в стадии установки, монтажа, демонтажа оборудования.

На создание основных средств на предприятии расходуется зна-чительная часть ресурсов. Но сегодня немалые затраты предприятие имеет по вложениям в нематериальные активы и долгосрочные фи-нансовые вложения. Поэтому с точки зрения финансового определе-ния основных активов к ним также относят вложения в нематериаль-ные активы – приобретенные права пользования землей, водой, при-родными ресурсами; патенты, лицензии, права на товарные знаки и торговые марки, «ноу-хау»; брокерские места; приобретенное про-граммное обеспечение, конструкторско-технологическая документа-ция на основные виды продукции, акции долгосрочного действия (бо-лее года).

Отнесение к нематериальным активам определяется их принад-лежностью, выполняемой функцией, сроком использования и не ограничивается минимальной границей стоимости.

Минимальная граница стоимости объекта основных средств 30 базовых величин и срок службы более 12 месяцев.

Основные производственные средства группируют по следую-щим признакам:

по хозяйственной принадлежности;

по вещественному составу;

в зависимости от степени воздействия на предмет труда.

По хозяйственной принадлежности основные производственные средства делят на собственные и арендованные.

По вещественному составу основные производственные сред-ства делятся на инвентарные и неинвентарные. Инвентарные основ-ные средства имеют вещественное выражение и поддаются учету в натуральных показателях. Неинвентарные средства – это капитальные вложения в земельные, лесные и водные угодья (кроме сооружений).

В зависимости от степени воздействия на предмет труда основ-ные средства делятся на активные и пассивные. К активной части от-носятся те основные средства, которые в процессе производства непосредственно воздействуют на предмет труда, видоизменяют его. Пассивные непосредственно не воздействуют на предмет труда, а со-здают необходимые условия для нормального протекания производ-ственного процесса.

Активная часть основных средств определяет производственные возможности предприятия по выпуску продукции, степень техниче-ской оснащенности технологических процессов, техническую воору-женность труда, качество выпускаемой продукции, уровень цен на нее, производительность и безопасность труда.

В зависимости от назначения, участия в производственном про-цессе все основные производственные средства делятся на следую-щие группы:

1. Здания и сооружения.

2. Передаточные устройства.

3. Машины и оборудование.

3.1. Силовые машины и оборудование.

3.2. Рабочие машины и оборудование.

3.3. Измерительные и регулирующие приборы, устройства и лабораторное оборудование.

3.4. Вычислительная техника.

3.5. Прочие машины и оборудование.

4. Транспортные средства.

5. Инструмент, инвентарь и принадлежности.

6. Рабочий скот и животные основного стада.

7. Многолетние насаждения.

8. Капитальные затраты на улучшение земель.

9. Прочие основные средства.

Значение каждой группы основных средств для функциониро-вания предприятия промышленности неодинаково. Наиболее суще-ственную роль играют рабочие машины и оборудование, измеритель-ные инструменты, компьютеры (активная часть основных средств), так как с их помощью осуществляется процесс производства продук-ции.

Для изучения качественного состояния основных средств необ-ходимо знать их структуру – соотношение различных групп основных средств в общей их стоимости. Структура основных средств предприятий обуславливается следующими факторами:

уровнем концентрации и специализации;

кооперированием и комбинированием;

структурой капитальных вложений на строительство новых и реконструкцию действующих объектов;

уровень интенсификации производства;

природные условия;

территориальное размещение предприятий.

Структура основных средств на предприятиях различных отрас-лей промышленности разная и зависит от сложности, габаритов, мно-годетальности и технологических особенностей выпускаемой про-дукции; типа производства; технического уровня применяемого обо-рудования; сезонности работы; периода освоения новых видов про-дукции; длительности финансового благополучия предприятия.

Например, предприятия с массовым или крупносерийным произ-водством, выпускающими такую многодетальную продукцию как ав-томобили, тракторы, комбайны в структуре основных средств имеют наибольший вес машин и оборудования; предприятия выпускающие крупногабаритную продукцию (теплоходы, самолеты), имеют наибольший вес в структуре зданий и сооружений; на предприятиях, имеющих легкотипные здания, с сезонной переработкой сырья и вы-пуском продукции в летнее время, в структуре основных средств пре-обладает удельный вес рабочих машин и оборудования, инструмен-тов. Если рассмотреть структуру основных средств предприятия в ди-намике, то легко определить периоды освоения новых видов продук-ции, финансовой стабильности.

В прежние годы считалось, что чем выше активная часть в струк-туре основных средств, тем она лучше. Но техническая отсталость транспортных средств, передаточных устройств, незавершенность инфраструктуры (отсутствие рационально размещенных складских помещений, автомобильных дорог, водостоков, инвентаря) может не позволить использовать технические возможности активных основ-ных средств. Поэтому прогрессивной и оптимальной считается такая структура основных средств, при которой обеспечивается высокое качество выпускаемой продукции, максимальный уровень использо-вания активной части при отсутствии простоев оборудования из-за несвоевременной подачи воды, газа, эмульсии, воздуха, электроэнер-гии, транспорта.