Как способ ввода данных зависит от их типа

При разработке таблицы базы данных для каждого поля этой таблицы выбирается тип данных, чтобы сделать ввод данных более точным. Предположим, что была открыта пустая таблица и в нее были введены цифры продаж. Приложение Access присваивает этому полю тип данных «Числовой». Если затем пользователь попытается ввести в это поле текст, в Access появится сообщение об ошибке и пользователь не сможет сохранить измененную запись.Этот механизм помогает защитить данные.

Тип данных, заданный для каждого поля таблицы, обеспечивает первый уровень контроля над тем, какие именно данные можно ввести в это поле. В некоторых случаях, например при работе с полем с типом данных «Поле MEMO», можно ввести любые данные. В других случаях, например, если поле имеет тип данных «Счетчик», в поле вообще нельзя ввести никакие данные. В следующей таблице перечислены типы данных в Office Access 2007 и описано их влияние на ввод данных.

ТИП ДАННЫХ	ВЛИЯНИЕ НА ВВОД ДАННЫХ
Текстовый	В поля с типом данных «Текстовый» можно вводить только текстовые или цифровые знаки, в том числе списки элементов с разделителями. В поле с типом данных «Текстовый» можно ввести меньшее количество знаков, чем в поле с типом «Поле MEMO» — от 0 до 255. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в таких полях.
Поле MEMO	В поле этого типа можно ввести большой объем текста и числовых данных. Кроме того, если разработчик базы данных включил для такого поля поддержку форматирования текста, к тексту можно применять форматирование любого типа, которое обычно используется в текстовых процессорах, таких как Word. Можно, например, применить к определенным фрагментам текста различные шрифты и размеры шрифта, курсивное или полужирное начертание, и т. д. К этим данным можно также применять теги HTML. Кроме того, поля МЕМО имеют новое свойство, называемое Только добавление (Append Only). Если включить это свойство, то новые данные можно добавлять к полю МЕМО, но изменить существующие данные нельзя. Это свойство предназначено для использования в таких приложениях, как отслеживание выпусков баз данных, когда необходимо сохранять постоянную неизменяемую запись. Если поместить курсор в поле МЕМО с установленным свойством Только добавление (Append Only), по умолчанию текст в поле исчезает. Невозможно применить форматирование или другие изменения к этому тексту.. Как и в случае текстовых полей, к данным в полях с типом «Поле MEMO» можно применять функции преобразования.
Числовой	В поля данного типа можно вводить только числа, и эти числа могут использоваться в расчетах.
Дата/Время	В поля данного типа можно вводить только дату и время. В зависимости от того, как разработчик базы данных настроил это поле, возможны следующие ситуации. · Если разработчик базы данных создал маску ввода для данного поля (набор текстовых констант и подстановочных знаков, отображаемых при выборе поля), данные необходимо вводить в те позиции и в том формате, которые заданы маской. К примеру, если отображается такая маска как дд-МММ-гг, необходимо ввести 11 окт 06 в предусмотренные позиции. Нельзя ввести полное название месяца или четыре цифры года. · Если разработчик не создал маску ввода для даты и времени, можно ввести значение в любом допустимом формате даты и времени. Например, можно использовать варианты: 11-окт-06, 11.10.06 и т. д. · Разработчик базы данных может задать для поля формат отображения. В этом случае, если маска ввода не задана, можно вводить данные почти в любом формате, но Access будет отображать данные в формате отображения. К примеру, можно ввести значение 11.10.06, но это значение будет отображаться в поле как 11-окт-2006, если задан такой формат отображения..
Денежный	В поле этого типа можно ввести только денежные величины. Не следует вручную вводить обозначение денежной единицы. По умолчанию в Access используется обозначение денежной единицы (¥, £, $ и т. п.), указанное в региональных параметрах Windows.
Счетчик	Нельзя ввести данные в поле этого типа или изменить их. В Access значение в поле типа «Счетчик» увеличивается автоматически при добавлении новой записи в таблицу.
Логический	Если щелкнуть поле, для которого задан этот тип данных, отображается либо флажок, либо раскрывающийся список, в зависимости от формата поля. В списке можно выбрать Да илиНет, Истина или Ложь, или Вкл или Выкл, также в зависимости от примененного к полю формата. В список невозможно ввести какие-либо значения или изменить их напрямую из формы или таблицы.
Поле объекта OLE	Этот тип поля используется, когда нужно отобразить данные из файла, созданного в другой программе. В поле типа «Поле объекта OLE» можно, например, отобразить текстовый файл, диаграмму Excel или набор слайдов PowerPoint. ПРИМЕЧАНИЕ. Вложения обеспечивают более быстрый, легкий и гибкий способ просмотра данных из других программ. Дополнительные сведения см. ниже в этой таблице в строке «Вложение
Гиперссылка	В поле этого типа можно ввести любые данные, и эти данные будут преобразованы в веб-адрес. Например, если ввести в это поле текст, Access дополнит введенный текст следующим образом: http://www. введенный_текст. com. Если введен действительный веб-адрес, эта ссылка будет работать. Иначе обращение по ссылке приведет к сообщению об ошибке. Изменение уже введенных гиперссылок может оказаться затруднительным, так как, если щелкнуть мышью поле с гиперссылкой, запускается веб-обозреватель и открывается веб-узел, указанный в ссылке. Чтобы изменить поле с гиперссылкой, выделите соседнее поле, переместите фокус на поле с гиперссылкой с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу F2, чтобы начать правку.
Вложение	К полю этого типа можно присоединить данные из других программ, но в него нельзя ввести или поместить каким-либо другим способом текстовые или числовые данные.
Мастер подстановок	Мастер подстановок не является типом данных. Вместо этого с помощью мастера создается один из двух видов раскрывающихся списков: список значений или подстановочных полей. В списке значений используется фиксированный список элементов, которые вводятся вручную в мастере подстановок. Эти значения могут не зависеть от других данных или объектов базы данных. Напротив, подстановочные поля использует запрос для извлечения данных из одной или нескольких других таблиц базы данных или из другого местоположения, такого как сервер, на котором выполняется программа Windows SharePoint Services 3.0. Подстановочное поле затем отображает эти данные в раскрывающемся списке. По умолчанию Мастер подстановок задает полю таблицы тип данных «Числовой». С полями подстановок можно работать непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию значения в поле подстановки выглядят как разновидность элемента управления «Список», называемая полем со списком — это список, который имеет раскрывающую его стрелку: . В зависимости от того, как разработчик базы данных настроил поле подстановки и поле со списком, может быть разрешено изменять элементы списка и добавлять в список новые элементы. Для этого разработчик базы данных должен отключить свойство Ограничиться списком (Limit To List) поля подстановки. Если непосредственно изменять значения в списке подстановок нельзя, приходится добавлять или изменять данные в изначально заданном списке значений или в таблице, которая служит источником данных для поля подстановки. Наконец, при создании поля подстановки можно задать для него поддержку одновременно нескольких значений. В этом случае получается список, в котором рядом с каждым элементом списка отображается флажок, и можно установить или снять флажки у любых элементов. На этом рисунке показан обычный список, поддерживающий одновременно несколько значений: