Начальные сведения о добавлении записей

Чтобы правильно и быстро вводить данные в базу данных Access, полезно в общих чертах понять, как она работает. Сведения, приведенные ниже, поясняют основные принципы структуры и разработки базы данных, которые определяют способы ввода данных.

Как структура базы данных влияет на ввод данных

В известном смысле база данных Access не является таким же файлом, как документ Microsoft Office Word 2007 или набор слайдов Microsoft Office PowerPoint 2007. База данных Access представляет собой набор объектов — таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д. — которые для правильной работы базы данных должны взаимодействовать между собой.

Кроме того, эти объекты должны подчиняться определенному набору принципов разработки, иначе база данных будет работать плохо или не будет работать вовсе. В свою очередь, от этих принципов зависят способы ввода данных. В ходе работы с базами данных помните о следующем.

· В Access все данные хранятся в одной или нескольких таблицах. Число таблиц определяется структурой базы данных и уровнем ее сложности. Хотя просматривать данные можно в форме, отчете или результатах, возвращаемых запросом, хранятся все данные Access только в таблицах и других объектах базы данных, основанных на этих таблицах.

· Каждая таблица должна принимать только один вид данных. Например, таблица сведений о деловых контактах не должна содержать данные о продажах. В противном случае найти нужные данные будет трудно, а то и невозможно.

· Обычно каждое из полей таблицы принимает только данные одного типа. Например, нельзя хранить примечания в поле, предназначенном для чисел. При попытке ввести текст в такое поле отображается сообщение об ошибке. Однако это правило не нужно понимать жестко и однозначно. Например, можно хранить числа (такие как почтовые индексы) в поле с текстовым типом данных, но нельзя выполнять вычисления с такими числами.

· За некоторым исключением, поля в записи должны принимать только одно значение. К примеру, нельзя ввести несколько адресов в поле адреса. Этим поле таблицы Access отличается от ячейки Microsoft Office Excel 2007, в которую по умолчанию можно ввести любое количество имен, адресов или изображений, если только для этой ячейки не задано ограничение на тип данных.

Однако в поля с типом данных «Текстовый» или «Поле MEMO» можно вводить список элементов с разделителями. Кроме того, в Office Access 2007 предусмотрено новое средство — поле, одновременно допускающее несколько значений. С помощью полей, одновременно допускающих несколько значений, можно вложить несколько элементов данных в одну запись и создать списки, которые принимают несколько значений. Например, в запись базы данных можно вложить набор слайдов Microsoft Office PowerPoint 2007 и любое количество изображений. Можно также создать список названий и выбирать из них любое количество названий одновременно. Может показаться, что использование полей, одновременно допускающих несколько значений, противоречит правилам построения баз данных, так как при этом в одном поле таблицы может храниться несколько записей, но на самом деле это не так. Правила все равно соблюдаются в Access, так как данные хранятся в специальных, скрытых таблицах.

· В прежних версиях Access нужно было разработать и создать хотя бы одну таблицу, только после этого можно было вводить вводить данные. Необходимо было решить, из каких полей будет состоять таблица, и задать тип данных для каждого поля. В Office Access 2007 можно открыть пустую таблицу и сразу начать вводить данные. Тип данных для полей будет выбран автоматически, исходя из того, что введено в поле.

Дополнительные сведения

Сведения в этом разделе касаются разработки базы данных и таблиц, и нового средства, которое называется полем, одновременно допускающим несколько значений.