Переміщення з маркету-відправника

Для організації переміщення оприбуткованого товару з торгових відділів, начальник відділу в програмі «POTAMUS» формує документ на переміщення – Партіонне переміщення товару (Ппт).

Після формування документу Ппт, начальник відділу або завідуючий секції роздруковує один екземпляр Ппт, дає розпорядження про підготовку товару для переміщення.

Співробітники відділу готують товар до відправлення на інший маркет, забезпечуючи при цьому якісне палетування продукції (для уникнення пошкоджень при завантаженні та транспортуванні товару). На упакованих палетах необхідно зробити умовні позначення (вказати назву маркету, наприклад: «НЛ – Одеса-1».

Після цього необхідно роздрукувати три екземпляри документів Ппт, підписати у начальника відділу прийому товару та директора маркету - відправника. Потім пакет документів передається на склад особі, що відповідає за переміщення.

Три екземпляри документів роздруковуються для:

– обліковця складу (а потім для бухгалтера) маркету - відправника для контролю та відповідного проведення в програмі «POTAMUS»;

– працівника служби безпеки, що контролює процес завантаження товару;

– обліковця відділу «Прийом товару» (а потім для бухгалтера) маркету – отримувача для контролю та відповідного проведення по програмі «POTAMUS».

На кожному етапі даної процедури відповідальна особа ставить відповідну помітку в базі «POTAMUS»:

– начальник відділу-відправника: після підготовки товару та перед друкуванням документів;

– економіст з фінансової роботи маркету - відправника: аналізує доцільність переміщення і ставить помітку у разі схвалення;

– економіст з фінансової роботи маркету - отримувача: підтверджує, що даний товар їм є необхідним;

– економіст з фінансової роботи центрального офісу: знаходячись в головному офісі, контролює міжмаркетові переміщення товару і на початковому етапі дає розпорядження щодо кількості товару, який потрібно перемістити;

– склад-відправник: після завантаження товару і відправлення автомобіля (обов’язково із зазначенням номеру авто та прізвища водія);

– склад-отримувач: після розвантаження та повного прийому товару з перевіркою упаковки, комплектації та якості продукції;

– начальник відділу-отримувача: після прийняття товару зі складу.

При поетапному проведенні документів Ппт автоматично формуються документи ПрИ та ПрВ:

– ПрИ – документ формується при переміщенні товару зі складу маркету - відправника (при партіонних переміщеннях);

– ПрВ – документ формується при переміщенні товару на склад маркету - отримувача (при партіонних переміщеннях).

Начальник відділу складає заявку на перевезення вантажів автомобільним транспортом. Заявку, підписану начальником відділу та комерційним директором, разом з роздрукованим Ппт передають у відділ «Прийом товару». Заявка надсилається електронною поштою у відділ логістики. Один екземпляр з підписом начальника відділу «Прийому товару» залишається в маркеті.

На вимогу начальника відділу «Прийому товару» начальник торгового відділу доставляє зібраний та підготовлений товар у відділ «Прийому товару» в зону передбачуваного завантаження переміщення.

Начальник торгового відділу маркету несе персональну відповідальність за: кількість та якість підібраного товару, цілісність упаковки, фактичну кількість палет, доставку упакованих палет у відділ «Прийому товару» до очікуваного часу прибуття автомобіля, готовність документів (наявність підписів) та фактичну наявність товару. Контроль за кількістю та якістю переміщення проводять представники складу та служби безпеки.

Під час завантаження автомобіля, комірник фотографує товар. Разом з представником СБ пломбує автомобіль, фіксуючи опломбування в ТТН та в «Журналі реєстрації пломб».

Комірник фіксує дані про переміщення в журналі «Переміщення з маркету», в який заноситься наступна інформація:

Обліковець відділу «Прийому товару» на підставі Ппт, яка підписана начальником торгового відділу, комерційним директором, відповідальним комірником та начальником відділу «Прийому товару» в системі «POTAMUS» ставить позначку про у колонці складу відправника, що підтверджує відправку вантажу.