Недостачи и потери от порчи ценностей

Информация о суммах недостач материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, отражается на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Выявленные потери и недостачи материально-производственных запасов (МПЗ) отражаются в бухгалтерском учете следующим образом: недостачи имущества в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения, а сверх норм - за счет виновных лиц.

В случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, убытки от недостач списываются на финансовые результаты.

В любом случае при выявлении недостач в учете делается следующая проводка:

Д-т счета 94

К-т счета 41 (10, 43) - отражена фактическая себестоимость

недостающих МПЗ на основании данных

проведенной инвентаризации.

При выявлении недостачи в ходе приемки МПЗ стоимость недостающих ценностей отражается по дебету счета 94 в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Списание потерь МПЗ в пределах норм естественной убыли отражается записью по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 44 "Расходы на продажу", а сверх норм - счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям ", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (или счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", если виновное лицо не является работником организации).

При отсутствии виновных лиц или отказе суда во взыскании убытков делается запись с кредита счета 94 в дебет счета 91 (см. п. п. 233 - 237 Методических указаний по учету МПЗ).

Обратите внимание! Нормы естественной убыли представляют собой максимальную величину потерь, которую можно отнести на издержки обращения.

Если выявленные в результате инвентаризации потери меньше этой предельной величины, то списывается именно фактическая величина потерь.

Размер потерь должен быть документально подтвержден.

Если потери выявлены в ходе приемки товара, то в организации должен быть составлен Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) (Письмо Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628).

Если потери выявлены в ходе приемки импортных товаров, то составляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

При выявлении потерь в ходе проведения инвентаризации размер потерь подтверждается Описью товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) и Сличительной ведомостью (форма N ИНВ-19). На основании этих документов бухгалтер рассчитывает недостачи и потери в количественном и стоимостном выражении. Обе эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Потери МПЗ в организации могут случиться и по чрезвычайным причинам (в результате стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций), вызванным экстремальными условиями.

В этом случае проводится обязательная инвентаризация и оформляется Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по унифицированной форме N ИНВ-26 (утв. Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).

Согласно этой ведомости и заключению инвентаризационной комиссии руководителем организации принимается решение о списании с баланса утраченных (испорченных) МПЗ.

Расходы, возникающие как последствия чрезвычайных ситуаций, отражаются в составе прочих расходов по дебету счета 91.

В соответствии с п. 7 ст. 254 НК РФ потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли включаются в состав материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Примечание. Если по каким-то товарам норм естественной убыли нет, то учесть недостачи (потери) таких товаров в целях налогообложения прибыли нельзя.

Такое разъяснение, в частности, дал Минфин России в отношении потерь цветочной продукции (Письмо от 21.06.2006 N 03-03-04/1/538). Аналогичные выводы содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 17.11.2008 N 19-12/106707 в отношении потерь замороженных продуктов питания и мороженого.

Для целей налогообложения прибыли в составе внереализационных расходов учитываются также следующие виды товарных потерь:

- потери товаров от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ);

- расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, если виновные не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для того чтобы признать такие расходы, необходимо, чтобы факт отсутствия виновных лиц был документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

По мнению Минфина России (Письмо от 16.12.2011 N 03-03-06/4/149), документом, подтверждающим факт отсутствия виновных лиц, является копия постановления следователя органов внутренних дел РФ о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. При этом убытки учитываются в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено указанное постановление.