Протокол міжнародних конференцій та нарад

Міжнародні конференції - тимчасові колективні органи, які створю­ються для розгляду питань, що представляють спільний інтерес. Різниця в найменуваннях міжнародних форумів (наради, конгреси, зустрічі, переговори, саміти) суттєво не впливає на їхнє пртокольно-організаційне забезпечення.

Для організаційного забезпечення конференції її ініціаторами ство­рюється секретаріат (оргкомітет). Його роль полягає в розсилці запро­шень, розробці проектів документів, бронюванні готелів, замовленні транспорту, підготовці конференц-залів тощо. Під час роботи конферен­ції секретаріат відповідає за низку адміністративних питань: організа­цію зустрічі учасників конференції, підтримання зв'язку з місцевою вла­дою тощо.

Обов'язковий елемент конференції- наявність правил процедури, які визначають діяльність її учасників і до яких головуючий апелює у випад­ку сумнівів або незгоди.

Правилами процедури може бути оговорено механізм підтвердження повноважень учасників конференції. Ці функції зазвичай виконує спеціа­льна комісія. Результати її роботи доповідаються на першому засіданні. Усі учасники офіційних переговорів будь-якого формату повинні мати офіційні повноваження своїх урядів або інших керівних органів, що їх направили. Не потребують спеціальних повноважень лише офіційні осо­би країни: глави держав, урядів, міністри закордонних справ. якщо в результаті переговорів посол повинен підписати якийсь договір або угоду, то він обов'язково повинен пред'явити повно­важення свого уряду.

До початку форуму вирішується й питання про офіційні та робочі мови конференції. Офіційні мови - мови, якими видаються всі документи, що отримують статус офіційних. Робочі мови - мови, якими ведуться дебати, складаються доповіді, проекти документів. Проект правил процедури може також містити:• порядок і тривалість дискусії:• порядок внесення пропозицій • кворум конференції • порядок прийняття рішень.

Іноземних гостей, які прибувають на конференцію, зустрічають офі­ційні представники приймаючої країни відповідно до рівня керівника делегації, а також співробітник (глава, якщо керівник має високий ранг) відповідного дипломатичного представництва. В аеропорту (на вокзалі) піднімаються прапори двох країн; гімни, як правило, не виконуються.

На конференцію можуть бути допущені спостерігачі, яким доручаються лише функції спостереження і які в принципі не мають права брати участь У дебатах. Спостерігачі не мають права голосу під час голосування.

Принцип розсадки делегацій на засіданнях конференції визначається завчасно. У його основі зазвичай лежить алфавітний принцип розміщення згідно з однією з офіційних мов. Розсадка не обов'язково починається з першої літери алфавіту. Для визначення країни, з якої буде починатися розсадка, може проводитись жеребкування.На першому засіданні (відкритті конференції) зазвичай головує пред­ставник приймаючої країни (тимчасовий голова). Подальше головування здійснюється на засадах щоденної ротації представників (глав делега­цій) всіх країн-учасниць. Країна, з якої починається головування на ро­бочих засіданнях, також визначається за допомогою жеребкування. Далі дотримуються принципу алфавіту.

До числа процедурних функцій головуючого належить:• відкриття й закриття конференції, оголошення перерви в її роботі;оголошення порядку денного;запрошення виступаючих на трибуну;контроль за дотриманням виступаючими регламенту, передбаче­ного процедурою;постановка на обговорення й голосування питань, які виникають під час дискусій;оголошення результатів голосування; інформування конференції з усіх питань, які стосуються її роботи.

При необхідності конференція може ділитися на комітети, робочі гру­пи, секції для розгляду різних аспектів питань, винесених на порядок денний.

Хоча персональний склад делегацій на форумі кожен уряд визначає на свій розсуд, бажано, щоб керівники делегацій мали еквівалентний статус.. Керівникам делегацій, незалеж­но від їхнього рангу та посади, надаються однакові почесті. Протоколь­не старшинство глав держав на самітах інколи визначається терміном їхнього перебування на посаді. Індивідуальне старшинство делегатів під час прийомів з розсадкою визначається згідно із положенням, яке займає кожен делегат.Членам іноземних делегацій на конференції тимчасово надаються ті ж привілеї та імунітети, що й членам дипломатичних представництв: особистий імунітет та імунітет від юрисдикції; недоторканність докумен­тів і офіційного багажу; право користування шифролистуванням, пільги щодо особистого багажу й автотранспорту тощо.

Якщо не були передбачені візити прощання, кері­вник повинен одразу після повернення в свою країну направити листи або послання з подякою відповідним особам.