Свойства и признаки упр-кого док-та. Проблема кач-ва док-та

Свойство – это кач-во, признак, составляющий отличительную особенность предмета.

Признак – показатель, знак, примета, по к-ым можно узнать, определить что-нибудь. Это единица измерения, циркулирующая в док-те или сист. упр-ия. Ее можно назвать рек-том, т.е. инф-ионным элементом док-та.

Упр-кие док-ты оперируют только теми элементами, к-ые хар-ризуют его, являясь его координатами во времени и пространстве. Напр., внешними признаками док-та яв-ся: 1) форма и размер; 2)носитель инф-ии; 3)способ записи; 4)элементы оф-ния. Хар-ристику док-та дают различные рек-ты, к-ые дополняют друг друга и детализируют док-т. Напр., положение док-та в пространстве (географическом и иерархическом) хар-ризуют такие рек-ты как: 1)наименование учр-ия; 2)адресат; 3)резолюция и гриф утверждения; 4)справочные данные об орг-ии. Положение док-та во времени хар-ризуется рек-том «дата». Содержание док-та хар-ризуется видом док-та, заголовком к тексту, резолюцией, текстом.

Признаки док-та тесно связаны со свойствами и обусловлены фун-иями док-та. Рассмотрим важнейшие свойства, т.е. отличительные особенности УД:

1.Гр-а инф-ионных свойств;

2.Юридическая сила док-та.

В упр-кой деят-ти, как и в любой др. инф-ионные процессы связаны с выбором, обработкой, хр.м, поиском и распр-ием инф-ии. Поэтому в большинстве случаев инф-ия фиксируется, что позволяет обеспечить ее сохранность, накопление и возможность передачи. Поэтому, важным инф-ионным свойством яв-ся фиксированный хар-р инф-ии:

- фиксирует или удостоверяет факты;

- предписывает, разрешает или запрещает;

- свидетельствует о выполнении этих действий;

- уведомляет.

На инф-ионную природу УД оказывают влияние различные факторы, к-ые можно отнести к разряду свойств: 1)инф-ция в док-те носит объективный и субъективный хар-р (т.к. создана человеком); 2)результативность док-тной инф-ии. Упр-кая инф-ия должна обладать свойством ценности, т.е. соответствовать своему назначению и оказывать воздействие на положительный результат упр-ия. Ценность зависит объективности, полноты и достоверности, своевременности передачи и получения.

Полнота инф-ии – это такое кол-во сведений, к-ое позволяет сделать правильный вывод, вынести правильное решение по вопросу. На степень полноты влияют различные инф-ые барьеры. Полнота инф-ции должна исключить ее избыточность.

Необх-ым свойством д.б. новизна. Необх-ть получения новой инф-ции обусловлена ускорением процессов развития, поэтому нужна новая, а не устаревшая инф-ия. Комплекс перечисленных свойств, а именно: 1)фиксированный хар-р; 2)объективность; 3)результативность; 4)ценность; 5)полнота; 6)новизна; 7)своевременность; 8)надежность, необх. учитывать при создании УД и это будет способствовать решению упр-ких задач.

Из общего курса док-товедения следует, что инф-ионными свойствами док-та яв-ся знаковость (любое сообщение оф-ся в виде последовательности знаков на естественном или искуст-ом языке) и семантичность (док-т передает интеллектуальную, смысловую инф-ию). Док-товеды обращают внимание на гр-у прагматических свойств, к-ые яв-ся основными критериями в опр-ии ценности. Прагматические св-ва – это св-ва полезности. Полезность выражается в след. хар-ристиках: 1)инф-ионная емкость, хар-ризующая кол-во инф-ии, вложенной в док-т; 2)информативность док-та (определяется кол-вом инф-ии, к-ую можно извлечь для цели упр-ия и принятия решения).

Юридическая сила – это св-во официального док-та, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оф-ния. Юридическая сила док-та обеспечивается установлением для каждой разновидности док-тов комплексом рек-тов. К числу юридически значимых относятся: наименование орг-ии, дата и регистр-ый номер док-та, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

УД обладает рядом признаков:

1)Оригинальность. Слово «оригинал» происходит от лат. слова и означает «первоначальный», «самобытный». Как синоним употребляется слово подлинник, что означает «первый или единственный экз-р док-та.

2)Подлинность док-та. Подлинник – первый или единичный экз-р док-та. Подлинный док-т – это Д, сведения об авторе, времени и месте создания к-ого, содержащиеся в самом док-те или выполненные др. путем подтверждают достоверность его происхождения.

3)Копийность. Копия – это Д, полностью воспроизводящий инф-ию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы.

Под кач-вом мы понимаем совок-ь формальных и содержательных хар-ристик док-та, обеспечивающих выполнение им своих фун-ий. Сущ-ют черты, к-ые хар-ризуют эти кач-ва:

1)Фун-иональное назначение яв-ся стержневым при оценке кач-ва док-та.

2)Логичность изложения – это последовательное, связное, непротиворечивое, убедительное представление идеи, заложенной в док-те;

3)Надежность – спос-ть док-та в течение продолжительного времени нормально и безотказно выполнять свои фун-ии.

4)Долговечность. Определяется оптимальным сроком службы до полного физического или морального его износа.

5)Технологичность;

6)Экономичность. Связана со стоимостью изготовления.

7)Эстетичность. Обеспечивается инф-ионной выразительностью, рациональностью формы, целостностью композиции и т.д.

Анализ кач-ва док-та проводится на основе системного подхода в комплексе всех перечисленных свойств.