Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

- для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

- экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива;

- при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в - структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

- отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 22), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 23).

Приложение № 22

(Наименование федерального органа исполнительной власти)___________________________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ______________________________________________________________________________________------T-----------T------------T-----------T----------T--------T----------¦N п/п¦Индекс дела¦ Заголовок ¦ Крайние ¦Количество¦ Срок ¦Примечани妦 ¦ ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦хранения¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ Название раздела ¦+-----T-----------T------------T-----------T----------T--------T----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+-----------В данную опись внесено ____________________________ дел с № _______________ (цифрами и прописью)по № __________________, в том числе:литерные номера: __________________________________________________________пропущенные номера: _______________________________________________________ Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурногослужбы ДОУ подразделенияПодпись Расшифровка подписи от _________ N _____ Дата Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3> (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудникаструктурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял _____________________________ дел и ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных картотек к документам. Наименование должности работникаархива федерального органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата --------------------------------<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.<2> При наличии ЭК структурного подразделения.<3> Передаются вместе с делами канцелярии.

Формат A4 (210 x 297 мм)

№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 23