Документ. Функції. Класифікація

Документ — основний вид офіційно-ділового стилю у писемні, мовній діяльності. Основою документу є його зміст, який чітко відбиває причину, мету написання, докази. Принципи укладання документа: офіційність, стандартність,лаконічність, конкретність, об’єктивність, достовірність(лексична й змістова точність), достовірність, логічність викладу. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Отже, документ це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, називається документалісткою.Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощоДокументи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації..Класифікація документів:

1. за найменуванням - Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.

2. за змістом (спеціалізацією) – загальні, з адмін. питань, спеціалізовані.

3. За призначенням - організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів

4. 3а походженням - Службові (офіційні) и особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

5. За місцем виникнення - Внутрішні, зовнішні, до внутрішніх належать документи, що чають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де її складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами їй організаціями.

6.3а напрямом - Вхідні, вихідні

7. За джерелом виникнення – первинні, вторинні.

8.3а формою - Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні - це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні - створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

9. 3а терміном виконання - Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні (безстрокові) — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які с терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення „дуже термінове”.

10. 3а ступенем гласності. Для загального користу­вання, службового користування, таємні, цілком таємні

11. За стадіями створення. Оригінальні, копії. Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Вій має підпис керівника установи і у разі погреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч. Різновидами кони с відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат — це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу, В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

12. За складністю (кількістю відображенні питань). Прості, складні. Прості — відображають одне питання, а складні – декілька.

13. За терміном зберігання - Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

14. 3а технікою відтворення. – Рукописні, відтворені механічним способом.

15. За носієм інформації - На папері, диску, магнітній стрічці, фотоплівці, дискеті.