Попередній розгляд документів провадиться з метою їх розподілу на ті, що потребують обов´язкового розгляду керівництвом згідно з розподілом обов´язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового розгляду і виконання, а також зазначення типових строків виконання документів (додаток 9), які безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання). Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення. При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів. При необхідності, для визначення кому слід передати документ для розгляду, залучаються структурні підрозділи. У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповідний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації. Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (додаток 6), результатом якого є передача отриманої кореспонденції, після її реєстрації, на розгляд керівництву або в структурні підрозділи. Без попереднього розгляду передається за призначенням кореспонденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".
|
|