1. Спеціальні позначки на документах. Особливості їх оформлення.
2. Вимоги до проставлення на документах гербових та звичайних печаток.
3. Оформлення додатків до документів і позначок про них.
4. Оформлення копій документів.
Титульна сторінка – перша (або третя) сторінка книги, наукової праці, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо, наприклад, титульна сторінка курсової роботи:
МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ВНУТРІШНІХ СПРАВ Кафедра юридичного документознавства СУДОВА РИТОРИКА ДАВНЬОЇ ГРЕЦІЇ Курсова робота з риторики курсанта 314 групи ННІПККМ Національної академії внутрішніх справ Толстого Євгенія Олександровича Науковий керівник – Петренко І.П., кандидат юридичних наук, доцент Київ – 2012 |
Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, використання заголовків, нумерації тощо.
Абзац – відступ управо у початковому рядку, яким починається оформлення викладу нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має зачин, фразу, коментарі. Середня довжина абзацу – 4 – 6 речень.
|
|
Назва виду документа – реквізит, необхідний для всіх документів, крім листів. Розташовується зліва або посередині рядка. Друкується великими літерами, крапка у кінці назви виду документу не ставиться. Назва виду документа повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності[3].
Заголовок до тексту документа відбиває зміст тексту і, як правило, формулюється за допомогою віддієслівних іменників як відповідь на запитання, яке можна поставити від назви виду документа, напр.: наказ (про що?) про створення підрозділу установи. Якщо у документі висвітлюється кілька питань, то заголовок формулюється узагальнено. Друкується малими літерами через один інтервал, розміщується під назвою виду документа з відступом від нього, має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка у 28 друкованих знаків. Крапка у кінці заголовка не ставиться.
ПРОТОКОЛ (чого?) 2 – 3 міжрядкові інтервали | |
засідання експертної комісії | |
До тексту 2 – 3 міжрядкові інтервали
Дата. Документ датується днем його підписання або затвердження колегіальним органом. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документі, пов’язані з його проходженням та виконанням (резолюція, погодження, віза тощо).
Способи оформлення дати:
|
|
1) словесно-цифровий – число і рік записуються цифрами, назва місяця і слово рік або “р.” – словами, напр.: 25 серпня 2012 р.; 25 серпня 2012 року;
2) цифровим – складається з двоцифрових компонентів, позначуваних арабськими цифрами і відокремлюваних крапками, напр.: 25.08.2012:
Способи оформлення дати у документах | ||
цифровий | словесно-цифровий | словесний |
12.12.2012 01.01.2012 | 12 грудня 2012 року 1 січня 2012 р. | Дванадцяте грудня дві тисячі дванадцятого року |
На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці.
У службовому документі, оформленому не на бланку, дату проставляють так:
Т е к с т д о к у м е н т а.
2 – 3 міжрядкові інтервали.
Назва посади
підпис Ініціали, прізвище
2 – 3 міжрядкові інтервали.
Дата
В особистому документі дату проставляють так:
Т е к с т д о к у м е н т а.
2 – 3 міжрядкові інтервали.
Дата Підпис без розшифрування
Підпис – обов’язковий реквізит кожного документа, який засвідчує його достовірність. Оформлення підпису залежить від типу документа й особливостей його укладання:
1) у документі, оформленому на бланку:
Назва посади
уповноваженої особи
та структурного підрозділу,
в якому вона працює (підпис) ініціали, прізвище
125 мм
2) у документі, оформленому не на бланку:
Назва посади
уповноваженої особи,
структурного підрозділу,
організації (установи, підприємства),
де вона працює (підпис) ініціали, прізвище
3) у документі, який підписується кількома особами, рівними за рангом:
Назва посади уповноваженої особи, структурного підрозділу, організації (установи, підприємства), де вона працює (підпис) ініціали, прізвище | Назва посади уповноваженої особи, структурного підрозділу, організації (установи, підприємства), де вона працює (підпис) ініціали, прізвище |
4) у документі, який підписується кількома особами, різними за рангом:
Назва посади
особи, вищої за рангом (підпис) ініціали, прізвище
Назва посади
особи, нижчої за рангом (підпис) ініціали, прізвище
4) у документі, який підписується заступником чи замісником:
В.о. (Заст.) директор а (підпис) ініціали, прізвище
Адресат –організація або уповноважена особа, якій передається документ. Цей реквізит друкується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка. Оформляючи реквізит “адресат”, слід дотримуватися таких правил:
1) якщо особа, якій адресується документ, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подаються перед прізвищем. Ці назви можна записувати у скороченій формі відповідно до правил такого скорочення;
2) якщо документ адресовано до установи, то назву цієї установи пишуть у формі називного відмінка, наприклад:
Міністерство внутрішніх
справ України
Департамент роботи з персоналом
3) якщо документ адресовано особі, то назву її позначають у формі давального відмінка відповідно до норм “Українського правопису”[4], що відбивають особливості української мови: в українській мові специфікою цієї відмінкової форми є те, що вона характеризується варіантними закінченнями -у (- ю) та -ові (- еві / - єві): сину – синові, гостю – гостеві, товаришу – товаришеві. Давальний відмінок на - ові (- еві / - єві) більш доречний для субстантивів-істот чоловічого роду зі значенням особи. Окрім того, вибір форми на -ові (- еві / - єві) у давальному відмінку дозволяє уникнути омонімії форм родового та давального відмінків іменників чоловічого роду[5], наприклад:
Заступник ові
начальника Наукового-
навчального інститут у
підготовки кадрів
кримінальної міліції
НАВС
Корнієнк ові М.М.
|
|
82 мм
1,5 – 2 інтервали
адресант
4) за умови, що посада, яку обіймає адресат, єдина в установі, можна не вказувати прізвища й ініціалів адресата.
Погодження документів:
1) візування – погодження тексту документа уповноваженою посадовою особою в межах організації, підприємства, установи. Віза включає: назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування;
2) проставлення грифу погодження – позначки про погодження тексту документа за межами організації, підприємства, установи, що розташовується нижче підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа і оформляється так:
ПОГОДЖЕНО 1,5 міжрядкові інтервали Назва посади,структурного підрозділу, установи, де працює особа, її спеціального звання 2 міжрядкові інтервали(підпис) (ініціали, прізвище) 1,5 міжрядкові інтервали ДатаГриф затвердження – реквізит, що фіксує засвідчення документа після його підписання, санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів організації (установи, підприємства) чи службових осіб. Розташовується у верхній правій частині документа. Якщо документ затверджується вповноваженою особою, то гриф затвердження оформляється так: