Exercises

Exercise 1. Translate into Russian

To be supplied with; written documentation; to be prepared beforehand; participants; the agenda of the meeting; to avoid unnecessary explanations; minutes; to take place; outside the organization; whose presence is needed; the date is fixed; the previous meeting; the reminder notice; inside of the organization; contain; the person convening the meeting; items to be discussed; the order in which they will be taken; urgent matters; to be introduced earlier; controversial items; to be pushed to the end; to be overloaded; the time available; meaningless headings; misinterpreting; wrong subjects; supplementary documents; agenda papers; decision-making discussion; the meeting will be speeded; sufficient information; understand fully; in complete sentences; produce the whole contents; logical account; display on a bulletin board; indicate the names of people reported.

Exercise 2. Translate into Еnglish

Быть перегруженным; быть представленным ранее; вопросы, кото­рые должны быть обсуждены; внутри организации; чье присутствие не­обходимо; повестка собрания; предыдущее собрание; порядок, в котором они будут обсуждаться; лицо, созывающее собрание; срочные вопросы; дата установлена; предложения, написанные полностью; имеющееся вре­мя; вывесить на доске объявлений; указать имена выступавших; понять полностью; ничего не значащие заголовки; быть подготовленным зара­нее; обеспечиваться чем-либо; логический отчет; участники; ненужные объяснения; обсуждения, связанные с принятием решений; протокол со­брания; записка-напоминание; вне организации; содержать; проводиться; спорные вопросы; быть перегруженным; продвигать к концу; неправиль­ное толкование.

Exercise 3. Answer the questions.

1. What should every business meeting be supplied with?

2. When are all the documents for the meeting to be prepared?

3. What are the basic meeting documents?

4. What is the purpose of preparing the notice?

5. When should the notice be sent to people outside the organization?

6. When may the reminder notice be sent?

7. What information should the notice contain?

8. What is the agenda of the meeting?

9. When should urgent matters be introduced?

10. What may meaningless headings lead to?

11. What is minutes?

12. How must minutes be written?

13. What's the difference between minutes and meeting reports?

Exercise 4. Answer the additional questions.

Can you describe the correct procedure for calling a meeting?

What types of meetings do you know?

How is the meeting of the UNO called?