Забезпечення ефективних комунікацій, бар’єри комунікацій

Менеджмент – це процес, який забезпечує виконання людьми певних дій, і основою цього процесу є комунікації.

Комунікації – це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації. Проблема ефективних комунікацій – одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.(Тарнавська Н. Л. і Пушкар Р. М.)

Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо – господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:

- за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;

- за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;

- за змістом: планово – економічна, фінансова, облікова,бухгалтерська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.

- за рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми та ін. основним носієм інформації є документ. Часто в умовах виробничо–господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.

Документація – це письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної діяльності і розумової діяльності людини, носієм якої вона є.
Ефективність будь-якого спілкування залежить від того, як воно здійснюється, через який канал.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі

1. Розуміння потреб і настроїв підлеглих. Про стан людини та її бажання можна судити по тому, як вона ходить, дивиться або жестикулює. Менеджер повинен розпізнати ці сигнали та відповідно їх інтерпретувати. Дозволяючи підлеглому вільно висловитися, менеджер забезпечує себе направленим знизу вгору потоком більш точної інформації.

2. Вдосконалення персональних стосунків. Е. Шейн акцентує увагу на 9-ти позиціях, необхідних для створення цих взаємин:

· необхідність самоаналізу (самооцінка на основі інформації зворотного зв’язку);

· здатність розпізнавати та аналізувати цінності інших людей;

· розвиток у собі культурної та етичної толерантності;

· активність у вирішенні проблем; гнучкість;

· вміння вести переговори та долати перешкоди;

· тактовність у стосунках з людьми;

· вміння відновлювати стосунки;

· толерантність.

3. Використання зрозумілої мови та повторів. Незрозуміла термінологія, складні слова можуть вражати підлеглих, залишатися малозрозумілими. Навпаки, використання зрозумілих слів та елементів повтору підвищує ефективність комунікацій.

4. Правильний вибір засобів комунікацій. Кожний засіб комунікацій мають свої переваги, але він буває ефективним лише за відповідних обставин (напр. особисті листи, пам’ятні записки).

5. Забезпечення довіри у підлеглих. Кожен ефективно працюючий менеджер завойовує довіру у підлеглих і прагне її утримувати.

6.Розвиток вміння слухати. У попередніх питаннях підкреслювалося, скільки часу менеджер витрачає на комунікації, в тому числі і на отримання усної інформації від підлеглих, рівних за рангом та від керівників.

7.Забезпечення активності слухати. Відповідності до теоретичних посилань, виділяють такі групи слухачів: керуючі, оцінюючі, вивчаючі, згладжуючи, активні.

Несловесні комунікації – це обмін інформацією без слів або за допомогою слів з підтекстом. Вони є дуже впливовою, однак малозрозумілою формою комунікації в організації, оскільки в них беруть участь вираз обличчя, рухи тіла, фізичні контакти та жести.

Визначено 3 види несловесних комунікацій, які застосовують менеджери – уявлення, оточення та мова жестів.