Дескриптивная проблемная модель организации

Основные положения данной модели:

1) Главная особенность организации – ее целостность.

2) Организация – социальный организм, осознающий свою целостность, имеющий свои потребности, способный эти потребности выявлять и удовлетворять, благодаря чему организация и сохраняется как целостное формирование.

Потребности организации складываются из индивидуальных потребностей членов организации и являются общими потребностями. Потребности – то же самое, что и проблемы (в соответствии с этой моделью). Главное – организация осознает эти проблемы.

3) Проблема организации понимается как отклонение или как угроза отклонения от представления о нормальном существовании.

4)

Цели организации устанавливаются в зависимости от характера проблем, а не наоборот, т.е. первична проблема, а не цели.

5) Решение проблемы – главная функция организации (потому эту модель и назвали проблемной).

6) Организация и ее субъекты обладают определенным запасом знаний, позволяющих распознать проблему и ответить на нее адекватными действиями.

7) Решение проблем осуществляется двумя путями в зависимости от классификации самих проблем: ординарные / неординарные.

Решение ординарных проблем (направление их в существующие структуры организации):

· предвидение,

· выявление,

· анализ,

· сортировка,

· планирование ресурсов,

· контроль решения,

· анализ решения.

Решение неординарных проблем. Главный способ – институциональные преобразования организации, которые делятся на три категории:

1) новые нормативно-правовые акты (без изменения структуры организации): вводятся новые инструкции, правила, обязанности;

2) создание новых структурных подразделений: творческие группы, новые отделы, управление;

3) изменение культурных ценностей или представлений о нормальном состоянии.

Такие преобразования называются установочными. 1,2 – наиболее легкие преобразования, 3 – труднее осуществить [«Заяц» и кондуктор – представители одной общественной организации, но представления о нормах разные, и их тяжело изменить].

Вывод: исходя из дескриптивной проблемной модели, организация – это социальный субъект, состоящий из мелких организаций и физических лиц, которые осознают себя как часть целого организма и действуют по его правилам, благодаря чему поддерживаются нормальный режим функционирования организации.

Нормативная проблемная модель организации (некоторая идеальная организация)

Непрерывное решение проблемы организации есть основная функция организации, которая называется функция развития. Решение функции развития в реальной жизни:

1) распылено по отдельным подразделениям и лицам;

2) выполняется эта функция в ограниченном объеме;

3) нормативно-законодательные акты и структурные преобразования часто осуществляются не на научной основе, а на субъективном мнении;

4) установочные преобразования (т.е. представления о норме) научно вообще не прорабатываются;

5) в территориальных организациях картина такая же: слабое предвидение проблем, выявляются не все проблемы, распределение ресурсов под решение проблем происходит не на научной основе, а на субъективном мнении.

Вывод: эти недостатки говорят о том, что решение всех функций развития необходимо собрать в одно место, выполнять на профессиональной основе и использовать современные научные методы.

Т.е. в идеальной организации должен существовать централизованный орган, ответственный за развитие и сохранение организации. Этот орган называется ядром организации, центром развития, мозговым центром и т.д.

Идеальная организация

Главные задачи ядра организации:

· определение структуры организации и ее изменения в зависимости от проблем;

· осуществление изменений «правил игры» в организации;

· установление новых ориентиров организации.

Таким образом, ядро организации создается главным образом для решения неординарных проблем.

Второй важнейшей составляющей идеальной организации является исполнительный механизм. Он включает в себя действующие структурные подразделения и осуществляет решение ординарных проблем.

Исполнительный механизм действует в рамках существующих структур, существующих нормативных актов и может долгое время оставаться без изменений.

Такая модель в большей степени характерна для искусственных организаций, т.к. они создаются под решение конкретных проблем и лишних элементов у них нет. Однако для естественных и территориальных организаций такая модель считается недостаточной, т.к. субъекты организации объединены на территориальной либо духовной основе и не обязаны иметь общую проблему или общую цель. Для таких организаций предусматривается введение третьего механизма – «ареала». Это рядовые субъекты организации, выполняющие правила игры, но не участвующие непосредственно в решении текущих проблем.

Вывод: идеальная организация может быть представлена в виде трех ступенчатой структуры: ядро, исполнительный механизм, ареал. Такая структура гораздо сложнее, чем обычная система управления, т.е. систему управления можно рассмотреть как часть организации, соответствующую исполнительному механизму. Решающая роль развития организации, несомненно, принадлежит ядру организации.

Основные функции центра развития организации (ядра) и методы их реализации

По Веберу, любая организация представлена в виде иерархической системы, за развитие организации отвечает управление, т.е. верхнее звено.

По Гелбрейту, за задачу сохранения и развития организации отвечает среднее звено – техноструктура. Т.е. в организации должна существовать некоторая часть, которая отвечает за развитие организации.

В структуре любой организации должно существовать подразделение, отвечающее за сохранение и развитие организации.

Ряд современных ученых выделяют две основных функции организации:

1) управление проблемами организации;

2) проведение институциональных преобразований.

(1) Управление проблемами организации

Особенность: объектом управления являются не люди или группы людей, а проблема.

Основные этапы управления проблемами организации:

1) Предвидение и выявление проблемы

Анализ тенденций изменения внутренней и внешней среды организации с целью предотвращения угроз ее нормальному функционированию, а так же распознавание и регистрация проблем.

При анализе могут использоваться активные и пассивные методы.

Активные методы – изучение общественного мнения по поводу организации (опросы, наблюдения, эксперимент).

Пассивные методы – обработка информации, входящей в организацию естественным путем (СМИ).

Чем больше факторов внутренней и внешней среды будет проанализировано, тем точнее будет выявлена проблема.

2) Анализ и исследование проблем – определение и всесторонне изучение факторов, влияющих на проблемные ситуации, и подготовка предложения по их ликвидации.

Методы:

· системный анализ,

· моделирование,

· исследование операций,

· метод экспертных оценок,

· построение «дерева факторов» - ранжирование проблем.

3) Подготовка решения проблемы – проведение подготовительных мероприятий, предшествующих фактической реализации решения проблемы.

Методы:

· разработка комплексных или целевых программ по решению проблемы,

· разработка новых нормативных актов с одновременным пересмотром старых,

· проектирование новых подразделений с одновременным реформированием старых,

· разработка программ по целевому изменению организационной культуры или представления о нормальном существовании организации.

Выбранный метод решения проблемы должен определятся предыдущим анализом.

4) Распределение ресурсов организации под решение проблем – планирование имеющихся у организации ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, информационных и т.д.) для реализации решения проблемы.

5) Контроль и анализ решения проблемы – постоянный контроль за ходом решения каждой проблемы и анализ конечных результатов.

Анализ результата может показать ошибочность предыдущих действий. По результатам анализа решения проблемы могут вводиться коррекции в каждый из предыдущих этапов.

Вывод: управление проблемами организации – это важная, сложная, но необходимая функция ядра организации (если организация ставит целью дальнейшее развитие).

(2) Институциональные преобразования в организации

Делятся на три группы:

1) функциональные преобразования;

2) структурные преобразования;

3) установочные (базовые преобразования).

(1) Суть: изменение функциональных обязанностей членов организации в процессе их деятельности. Эти обязанности, как правило, закрепляются в нормативных документах (уставы, положения, инструкции и т.д.)

Все функциональные преобразования сводятся к изменению соответствующих нормативно-правовых актов.

Идея функциональных преобразований состоит во введении между субъектами организации новых норм и правил. Введение новых нормативных документов предусматривает изменение взаимоотношений.

Создаваемые новые нормы и правила должны отвечать ряду общих требований:

1) новые нормы и правила должны регулировать различные стороны деятельности организаций: производственные, финансовые, социальные и т.д.;

2) новые нормы и правила являются обязательными для всех субъектов организации, т.е. должны ими использоваться независимо от того, нравятся они им или нет;

3) новые нормы и правила должны иметь письменное выражение;

4) выполнение новых норм и правил обеспечивается принудительным путем, для этого указываются санкции, применяемые к нарушителям этих норм и правил.

В связи с непрерывным развитием организации функциональные преобразования становятся естественным и необходимым процессом в организации.

Проведение функциональных преобразований – нужно учитывать ряд принципов:

· Принцип демократизма – учет интересов всех субъектов организации. Реализация этого принципа: прием и утверждение новых нормативно-правовых актов должно происходить с участием как можно большего числа членов организации.

· Принцип гуманизма – уважение достоинства личности, создание условий для ее нормального существования и развития.

· Принцип равноправия – все члены организации независимо от национальной, религиозной или иной принадлежности, должностного или иного положения имеют равные права и в одинаковой мере несут ответственность.

· Принцип законности – разрабатываемые нормы не должны противоречить общегосударственным нормам, и нормам организаций, частью которых является данная организация.

· Принцип научности – создаваемые нормативно-правовые акты должны быть научно обоснованными, а не субъективными.

Таким образом, соблюдение этих принципов позволяет проводить функциональные преобразования на высоком уровне и с высоким качеством.

На практике: в территориальных организациях (город, поселок, государство, субъект федерации) новые нормативно-правовые акты разрабатываются с соблюдением этих принципов.

В корпоративных организациях функциональные преобразования проводятся на низком уровне.

Вывод: к функциональным преобразованиям в организации необходимо подходить внимательно, всесторонне проанализировав внутренние и внешние условия, в которых действует организация.

(2) Структурные преобразования

Сталкиваясь с неординарными проблемами, организации часто вынуждены создавать новые структурные подразделения и устранять старые, изменяя таким образом свою собственную структуру.

На практике структурные преобразования часто проводятся субъективно. Однако общая теория организации предлагает два основных направления проведения структурных преобразований:

1) создание нового структурного подразделения (нового субъекта) «под проблему»;

2) разработка и реализация новой целевой программы «под проблему».

(1)

Пример: организация по снабжению продовольствием студентов.

Этапы	Проблема
1. Определение социальной потребности, постановка проблемы	1) Хотят есть, обеспечить продовольствием
2. Определение цели создания организации и выбор критерия эффективности	1) Цель: поставка продукции 2) Критерии: определить количество, цена на продукты min, качество продукции, ассортимент
3.Исследование проблемы	1) Определить, где можно брать продукты: на продуктовой базе, в колхозе, у непосредственных производителей (оптимальный вариант)
4. Определение границ (состава) будущей организации	1) 7 человек; 2) через 10 дней – начало работы; 3) начальный капитал.
5. Выбор состава организации (если создается из ранее существующих организаций)	1) не более одного человека из каждой группы
6. Проведение обследования состава организации и разработка технологического задания по созданию организации	Способны ли вошедшие в организацию от каждой группы решать данные проблемы? Если результаты обследования дали «+», надо распределить обязанности.
7. Документальная разработка проектов (цели, задачи, структура, время работы организации, порядок выполнения поставленной задачи)
8. Внедрение проекта организации в жизнь

В зависимости от проблемы количество этапов может быть изменено, некоторые этапы могут совмещаться, но порядок действия необходимо соблюдать.

Существуют проблемы, которые в принципе не могут быть решены одной организацией. В этом случае под решение этой проблемы создается целевая программа ее решения [Омск, проблема наркомании среди молодежи].

Этапы создания целевых программ:

1. Определение, анализ исходного состояния проблемы. Необходимо определить отклонение от нормы в организации и выяснить действительную необходимость создания программы.

2. Выбор цели формируемой программы

3. Дробление цели на подцели, создание дерева целей, выбор вариантов решения проблемы на этой основе.

4. Определение множества мероприятий по реализации выбранной цели.

5. Анализ и оценка альтернативных вариантов и выбор наиболее эффективных.

6. Оформление программы и представление ее на согласование и утверждение в заинтересованные организации.

Особенность: обязательно необходим орган управления программой.

Установочные или базовые преобразования

Суть: формирование представления о нормальном существовании как самой организации, так и членов этой организации, формирование представления о норме в организации, которое связано с культурой организации и климатом в организации.

На сегодняшний день этот вопрос исследован крайне слабо и осуществляется без применения научных методов.

Представление о норме формируется:

1) стихийно: связано с сознанием человека, плохо прогнозируемо, имеет непредсказуемый характер и подвержено влиянию множества факторов. Сознание – отражение действительности и саморегуляция человека.

2) целенаправленно: представление о норме находится под контролем высшего руководства организации и изменяется искусственно. Представление о норме в обществе у всех людей различное.

Несмотря на неопределенность, наука сейчас предлагает ряд этапов формирования представления о норме в организации:

1. Формирование системы норм в виде предельных значений определенных индикаторов с точки зрения общечеловеческих ценностей.

2. Выявление факторов, вызывающих изменение нормы, выбор контролируемых факторов. Все факторы делятся на группы: политические, экономические, социальные, ресурсные, технологические факторы.

3. Определение субъектов, видов деятельности, воздействующих на контролируемые факторы.

4. Разработка целевых программ по формированию представления о норме для каждого отдельного субъекта.

Особенность целевых программ: новое представление о норме должно быть

· реально достижимым,

· научно обоснованным,

· простым в понимании.

8. Основы проектирования организационных систем

Наиболее типичный проект создания организации производится в виде объектно-субъективных отношений.

Такой подход используется:

1) если организация малая (субъектами организации являются физические лица),

2) если окружающая среда стабильна.

Если размеры организации большие, т.е. в состав организации входят более мелкие организации, если окружающая среда нестабильна (т.е. среда изменяется и нет определенности), тогда организация создается так:

1) создается ядро организации;

2) создается вся организационная структура.

Этапы разработки организации

1. Определение социальной потребности и постановка цели. Если неправильно поставлена проблема, => сбой. Готовых рецептов нет (каждый раз по-своему).

Однако в каждом случае описание проблем должно включать:

1) указание субъекта проблемы, т.е. организации, испытывающей социальную потребность;

2) указание объекта потребности (в чем состоит потребность);

3) описание отклонения от нормы в организации;

4) оценка ожидаемых или уже имеющих место потерь от нерешенных проблем организации.

Описание должно носить комплексный характер: нельзя отталкиваться от потерь по первому направлению. Чем больше дополнительных, объективных исходных данных собрано о проблеме, тем больше шансов принять по ней правильное решение.