Організація обліку запасів

Підприємство може отримувати запаси:

- шляхом придбання у постачальника;

- шляхом самостійного виготовлення;

- шляхом придбання через підзвітну особу;

- як внесок до статутного фонду та інше.

Оприбутковування запасів на склад проводиться на підставі наступних

документів:

- товарно-транспортна накладна за формою № 1-ТН- в разі якщо запаси надходять на підприємство від постачальника шляхом перевезення вантажним транспортом;

- накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів за формою № М-11- складається під час надходження на склад запасів, виготовлених в цеху підприємства. У цьому випадку накладну-вимогу в двох екземплярах складає матеріально відповідальна особа цеху, яка здає цінності.

- накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей за формою № М -20- при отриманні запасів від постачальника;

- товарний чек або чек РРО, або квитанція прибуткового касового ордеру, а також акт закупівлі (у разі придбання запасів власного виробництва у громадян)- при придбанні підзвітною особою за готівку згідно з авансовим звітом.

При прийманні запасів на склад оформляють наступні документи:

- журнал обліку вантажів, що надійшли, за формою N М-1- для обліку і контролю оприбуткованих запасів у журналі реєструють всі документи, що підтверджують надходження запасів на підприємство;

- прибутковий ордер за формою N М-4-оформляють на складі при прийманні й оприбутковуванні виробничих запасів, що поступають від постачальників;

- акт про прийом матеріалів (ф. № М-7)- оформляють у разі надходження запасів без супровідних документів або при невідповідності кількісних і якісних показників запасів, що поступили, з даними супровідних документів;

- картка складського обліку матеріалів за формою № М-12- для аналітичного обліку виробничих запасів на складах. На складах з невеликою номенклатурою матеріалів замість карток складського обліку допускається ведення обліку в книгах складського обліку, в яких передбачаються ті ж реквізити, що і в картках (приклад заповнення наведений в додатку 8.1);

- матеріальний ярлик за формою № М-16 - прикріплюється до місця зберігання матеріалів.

- реєстр прийому-здачі документів формою № М-13 - складається систематично, але не рідше ніж один раз на тиждень (декаду) і разом з первинними документами з надходження і витрати запасів здається в бухгалтерію під розписку бухгалтера, який здійснює облік матеріалів.

Вибуття запасів може здійснюватися в результаті:

- передачі у виробництво;

- продажу (передачі) іншій стороні;

- знищення.

Видача виробничих запасів зі складу в цехи, на ділянки безпосередньо для виготовлення продукції розглядається як передача у виробництво.

При вибутті запасів оформляють наступні документи:

- лімітно-забірні картки за формами № М-8, № М-9, № М 28, № М-28а- при передачі запасів у виробництво на підставі встановлених лімітів. Лімітно-забірні картки виписують в двох екземплярах. Один екземпляр до початку місяця передають цеху - споживачу запасів, інший - на склад;

- акт-вимога на заміну матеріалів (ф. № М-10)- при передачі запасів понад встановлений ліміт або при заміні запасів одного виду іншим;

- накладні-вимоги (ф. № М-11)- для відпуску запасів, потреба в яких виникає періодично або для переміщення запасів з одного складу на інший;

- накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (Ф. № М-20)- для.відпуску виробничих запасів на сторону. Оформляється на підставі договорів і нарядів за наявності письмового дозволу керівника підприємства;

- товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН)- при використанні автотранспорту (власного або за договором) для перевезення відпущених запасів.

Відпуск запасів на сторону проводиться при пред'явленні одержувачем довіреності на отримання цінностей. Облік довіреностей здійснюється згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей.

Довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступники та особи, які на те уповноважені керівником підприємства.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

Схематично порядок документального оформлення операцій з запасами на

підприємстві наведений на рис. 8.1.

Рис.8.1 - Документальне оформлення операцій з руху запасів

Відпуск запасів на сторону проводиться при пред'явленні одержувачем довіреності на отримання цінностей. Облік довіреностей здійснюється згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей.

Довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступники та особи, які на те уповноважені керівником підприємства. Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

Транспортно-заготівельні витрати (ТЗВ) включаються до вартості запасів.

Підприємство може обрати один з наступних способів включення транспортно-заготівельних витрат до вартості запасів:

- транспортно-заготівельні витрати відносити до вартості тих запасів, на

транспортування яких вони були понесені;

- транспортно-заготівельні витрати відображати на окремому рахунку з

подальшим їх розподілом між вартістю запасів.

Вибір того чи іншого способу обліку ТЗВ здійснюється в обліковій політиці підприємства й залежить від специфіки його діяльності.

Включення транспортно-заготівельних витрат до первісної вартості конкретних найменувань, груп, видів запасів при їх оприбуткуванні доцільно здійснювати у разі, якщо:

- можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів;

- витрати на доставку запасів складають незначний розмір.

Якщо транспортно-заготівельні витрати пов'язані із доставкою кількох найменувань, груп, видів запасів, то їх сума може узагальнюватися за окремими групами запасів на окремому субрахунку (наприклад, 200 "Транспортно-заготівельні витрати на запаси") або на окремому додатковому субрахунку (наприклад, 2011 "Транспортно-заготівельні витрати на сировину та матеріали").

Якщо транспортно-заготівельні витрати враховуються на окремому рахунку, їх сума щомісячно розподіляється між сумою залишків запасів на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули, за звітний місяць.

Згідно з МСБО 2 «Запаси» підприємство може вибрати один з трьох методів оцінки вибуття запасів:

-метод ідентифікованої собівартості

-метод ФІФО

-метод середньозваженої собівартості