Настройка новой рабочей книги

Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, ис­пользуют табличный процессор Excel. Документы, созданные в среде Excel, называют рабочими книгами. Ра­бочие книги записываются как файлы с расширением.XLS.

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в про­извольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы мо­гут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данны­ми или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по со­ответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено.

Рабочее поле Excel — это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. На­звания столбцов — буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы про­нумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов — 256, строк — 16384.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении кото­рых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки.

Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-ни­будь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Напри­мер, если указана ячейка с адресом (ссылкой) В5. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В5.

Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки.

Ниже представлены типовые технологические операции с рабочими книгами и лис­тами.

Создается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой <Создать>, при этом используется один из готовых шаблонов. Для изменения установок среды Excel, что повле­чет за собой изменение установок текущей (активной) книги, можно воспользоваться командой Сервис, Параметры, вкладка Общие.

На вкладке Общие указывается:

§ режим, при котором ссылки записываются в стиле R1C1 (адрес клетки — номер стро­ки и номер столбца);

§ максимальное количество элементов в списке (с которыми работали в предыдущих сеансах);

§ защита от макровирусов;

§ звуковое сопровождение событий;

§ надо ли предлагать заполнение свойств файла (таких, как тематическое назначение рабочей книги, ключевые слова, автор рабочей книги, комментарии);

§ надо ли Игнорировать DDE-запросы от других приложений, т.е. для игнорирования запросов с использованием Динамического Обмена Данными (DDE) из других прило­жений;

§ количество листов при создании новой книги;

§ тип и размер шрифта, используемого при вводе данных в таблицу;

§ рабочий каталог (папку);

§ каталог (папку) автозагрузки;

§ имя пользователя.

Назначение других вкладок команды Сервис, Параметры:

§ Вкладка Вид определяет внешний вид экрана, что обеспечивается заданием режима отображения (да ли нет) строки формул в верхней части окна; строки состояния в нижней части окна; графических объектов; формул или их значений; сетки, заголов­ков строк и столбцов таблицы; постранично; горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, ярлычков листов.

§ Вкладка Вычисления управляет процессом вычисления в таблице: задается автомати­ческий либо под управлением пользователя режим изменения значении аргументов в формуле; задается число итерации при поиске решений и для прерывания цикличе­ской ссылки; определяется точность вычислений, система дат и пр.

§ Вкладка Правка обеспечивает установки для редактирования листа книги с помощью флажков: редактирование непосредственно в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, направление перехода после ввода данных в ячейку и др.

§ Вкладка Цвет обеспечивает выбор цветовой палитры для оформления диаграмм и других графических объектов.

§ Вкладка Диаграмма обеспечивает задание параметров вывода активной диаграммы и режим отображения (названий и значений) во всплывающих подсказках, при установ­ке указателя мыши на элементе диаграммы.

§ Вкладка Списки обеспечивает выбор конкретного списка названий для редактиро­вания.

§ Вкладка Переход задает установку формата записи файлов Excel, параметры вывода на экран таблицы в режиме просмотра и открытия книги, правила вычислений и пре­образования формул при открытии файлов Lotus 1-2-3 в Microsoft Excel.